Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

WhispaWave UG (haftungsbeschränkt)
Amsterdamer Weg 7, 44269 Dortmund, Deutschland
Vertreten durch die Geschäftsführer: Michail Koutchiach, Nils Löchterfeld
Registergericht: Amtsgericht Dortmund, HRB 38625
USt-IdNr.: DE464295825
E-Mail: support@whispawave.de
Datenschutz-Anfragen: privacy@whispawave.de

2. Übersicht der Verarbeitungen

Arten der verarbeiteten Daten: Bestandsdaten (E-Mail-Adresse als einziges Pflichtfeld; Name, Profilbild, Berufsfeld, Jobtitel, Firma und eine kurze Beschreibung deiner Firma freiwillig; Sprache deiner App) · Inhaltsdaten (Diktat-Texte, Gesprächs-Transkripte, Meeting-Notizen und Dokumente aus Gesprächen, eigene Vorlagen für Meeting-Notizen und deine Angaben an den Vorlagen-Assistenten, leere Formulare, die du als Vorlage anlegst, in der Community veröffentlichte Vorlagen und Meldungen dazu, Text von Unterlagen, die du einem Gespräch beifügst, Fragen und Antworten im Meeting-Chat, Suchbegriffe der Websuche im Meetings-Chat, Vorbereitungen vor Terminen und Terminvorschläge aus deinen Gesprächen, Einträge in deinem Gedächtnis — Angaben über dich und deine Arbeit —, Notizen, Wörterbuch, Textbausteine, Stilproben, Support-Anfragen) · Vertrags- und Zahlungsdaten (Plan, Abo-Status, Rechnungsdaten — deine Kartendaten sehen wir nie) · Nutzungsdaten (Wortanzahl, Diktierdauer, Gesprächs-Stunden und Notizen-Anzahl im Monat, Nutzung von Vorlagen, KI-Kontingent-Verbrauch, Tageszahlen der 7-Tage-Challenge — ohne Inhalte) · Feedback-Wertungen (Daumen hoch/runter zu Chat-Antworten und Meeting-Notizen, ohne Inhalte — Ziffer 11) · Meta- und Protokolldaten (Einwilligungsnachweise, Sicherheitsereignisse, zufällige Installations-Kennung) · Kalender-Angaben (lokal, bei eingeschaltetem Schalter als Kontext, für Fragen im Chat auch deine Termine der nächsten sieben Tage; Titel und Teilnehmer eines verknüpften Termins als Teil des Gesprächs; bei direkter Google-Verbindung die Termine eines kurzen Zeitraums, die E-Mail-Adresse deines Google-Kontos und die Zugangsschlüssel; Termine, die du über die App anlegst — Ziffern 11 und 23) · Audiodaten (nur in den in Ziffer 10, 11 und 20 beschriebenen Fällen — nie dauerhaft auf unseren Servern) · Website-Formulardaten (Kontakt-Anfragen, Bewerbungen, Kündigungserklärungen, Newsletter-Anmeldungen — Ziffer 22) · Werbe-Messdaten der Website (pseudonyme Cookie-Kennungen, aufgerufene Seiten und Ereignisse wie eine Newsletter-Anmeldung, nur nach deiner Einwilligung im Cookie-Banner — Ziffer 22) · Reichweiten-Messdaten der Website (aufgerufene Seite, Herkunftsseite, Browser- und Gerätetyp, ungefähre Herkunft — ohne Cookies und ohne dauerhafte Kennung, Ziffer 22). Inhaltsdaten können Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten, wenn du oder andere sie aussprechen oder du sie eingibst; dafür gilt zusätzlich Ziffer 26.

Zusätzlich in der iPhone-App (Ziffer 25): Audiodaten deiner Diktate und Gesprächsaufnahmen (die Spracherkennung läuft auf dem iPhone in der EU-Cloud) · Text, den du markierst oder kopierst und mit „Verfassen" oder „Umschreiben" bearbeiten lässt · nur bei eingeschaltetem „Kontext aus dem Textfeld": bis zu 500 Zeichen vor dem Cursor des Textfelds, in das du diktierst · Angaben zu deiner Installation (Gerätemodell, Betriebssystem- und App-Version) · Nachweis deiner Einwilligung in die KI-Verarbeitung · Kaufdaten aus dem App Store (Transaktions- und Produkt-Kennungen, Abo-Status und Laufzeit) · deine Antworten auf die Einrichtungsfragen und, freiwillig, deine Antwort, wie du von WhispaWave erfahren hast · nur mit deiner Einwilligung in „Wörter aus Korrekturen lernen": Wörter, die du nach einem Diktat mit der WhispaWave-Tastatur korrigierst, mit kurzem Umfeld · Termine deines iPhone-Kalenders, wenn du ihn verbindest (Titel, Zeitraum und Teilnehmer; bei eingeschaltetem „Termine einbeziehen" als Kontext für Notizen und Chat) · Wörter, die die WhispaWave-Tastatur auf dem iPhone von dir lernt. In allen unseren Apps kommen technische Verbindungsdaten der Sicherheitsprüfung bei der Anmeldung hinzu (Ziffer 9).

Betroffene Personen: Nutzer · Team-Mitglieder · in ein Team eingeladene Personen (auch ohne eigenes Konto) · Gesprächsteilnehmer im Gesprächsmodus (Dritte) · Personen, die uns kontaktieren · Bewerberinnen und Bewerber · Website-Besucher.

Zwecke: Bereitstellung der Diktier- und KI-Funktionen (einschließlich Meeting-Notizen, Meeting-Chat mit Websuche, Vorbereitung vor Terminen und Gedächtnis) · Konto- und Vertragsverwaltung · Abrechnung · Durchsetzung von Kontingenten · Missbrauchs- und Betrugsprävention · IT-Sicherheit und Fehleranalyse · Kommunikation · Bewerbungsverfahren · Newsletter nur mit Einwilligung bzw. im gesetzlich zulässigen Rahmen · Erfolgsmessung unserer Werbeanzeigen bei Meta (Facebook, Instagram) nur mit Einwilligung (Ziffer 22) · cookielose Reichweitenmessung der Website (Ziffer 22).

3. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage von: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Kernfunktionen, Konto, Zahlung, Kontingente), Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a — z. B. Kontextbezug, Newsletter, Original-Audio im Support, Absturzberichte), berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f — Missbrauchs- und Betrugsprävention, IT-Sicherheit) und rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c — insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung sowie die Bestätigungspflichten bei der Online-Kündigung). Ergänzend gelten das BDSG sowie für Nutzer in der Schweiz das Schweizer DSG.

Übersicht: Rechtsgrundlage je Verarbeitung (Einzelheiten in der jeweils genannten Ziffer):

4. Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen. Dazu gehören insbesondere:

• durchgehende Transportverschlüsselung (TLS) für alle Verbindungen;
• Zugriffskontrolle auf Datenbank-Zeilenebene: Jedes Konto kann technisch nur die eigenen Daten lesen;
• KI-Anbindung ausschließlich über unsere eigenen Server — die App enthält keine Zugangsschlüssel zu KI-Diensten;
• grundsätzlich verschlüsselte lokale Speicherung deiner Gesprächsdaten auf deinem Gerät (Ziffer 23);
• Speicherung von Anmelde-Informationen im macOS-Schlüsselbund; optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung; erhöhte Anmelde-Anforderungen für sicherheitskritische Änderungen; Bestätigungspflicht auf alter und neuer Adresse bei E-Mail-Änderungen;
• Sicherheits-Protokolle deines Kontos: In unserem eigenen Sicherheitsprotokoll speichern wir IP-Adressen nur mit einem täglich wechselnden Schlüssel pseudonymisiert. Unser Anmeldedienst protokolliert Anmeldungen und Änderungen an deinem Konto dagegen mit deiner IP-Adresse im Klartext, um Angriffe auf dein Konto zu erkennen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); diese Einträge löschen wir nach 90 Tagen, Einträge zu sicherheitskritischen Änderungen (Passwort, E-Mail-Adresse, Zwei-Faktor-Methoden, Notfall-Codes, Passkeys, verknüpfte Anmeldungen mit Apple, Google oder Microsoft, Kontolöschung) nach einem Jahr. Zur Abwehr von Angriffen protokolliert unser KI-Server jede Anfrage mit IP-Adresse, aber ohne Inhalte und ohne Anmelde-Daten, und löscht dieses Protokoll nach 7 Tagen; häufen sich von einer Adresse abgewiesene Anfragen ohne gültige Anmeldung, sperrt er sie automatisch für 10 Minuten. Gegen massenhafte Anfragen zählen der KI-Server (nur im Arbeitsspeicher) und unser Anmeldedienst an einzelnen Stellen Anfragen je IP-Adresse; der Anmeldedienst bewahrt diese Zähler in der Regel höchstens einen Tag auf;
• revisionssichere, nur-anfügende Protokollierung von Einwilligungen und Widerrufen;
• Voreinstellungen: Neue Konten starten mit ausgeschaltetem Kontextbezug, ausgeschaltetem Kalender-Kontext des Gesprächsmodus und ohne Newsletter-Einwilligung. Diktate werden in der Grundeinstellung automatisch gelöscht; richtest du WhispaWave in der Mac-App ein, fragt sie dich, ob sie deinen Verlauf speichern soll („Verlauf speichern (empfohlen)") oder ob du den Privatmodus nutzt (Ziffer 10). Das automatische Wörterbuch-Lernen ist bei Konten, die seit dem 27. August 2026 angelegt wurden, eingeschaltet (Ziffer 13). Gespräche speichert die Mac-App seit Version 1.0.8 in der Voreinstellung in deinem Konto (Ziffer 11). Die Websuche im Meetings-Chat, die Vorbereitung vor Terminen, die Terminvorschläge aus Zusammenfassungen und die Vorschläge aus Gesprächen für dein Gedächtnis sind voreingestellt eingeschaltet; du kannst jede davon ausschalten (Ziffer 11).
• in der iPhone-App: Speicherung von Anmelde-Informationen und Kennungen im iOS-Schlüsselbund; lokal gespeicherte Gespräche und Chat-Verläufe grundsätzlich verschlüsselt (Ziffer 25); neue Gespräche bleiben in der Voreinstellung nur auf dem iPhone („Speicherort für Meetings", Ziffer 25); „Kontext aus dem Textfeld" ist ausgeschaltet, bis du es einschaltest, und „Wörter aus Korrekturen lernen" läuft nur mit deiner Einwilligung; die WhispaWave-Tastatur enthält keine Netzwerkfunktionen und sendet selbst nichts ins Internet.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen die folgenden Dienstleister ein.

Über Änderungen an dieser Dienstleister-Liste informieren wir mindestens 30 Tage im Voraus auf unserer Liste der Unterauftragsverarbeiter (Subprozessoren-Seite) und informieren dich zusätzlich aktiv in der App oder per E-Mail, bevor ein neuer Dienstleister Inhaltsdaten verarbeitet; für die Einspruchsfrist der Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung ist der Zugang dieser Nachricht maßgeblich (§ 8 Nr. 2 der Vereinbarung). Nur wenn wir einen Dienstleister aus zwingenden Sicherheits- oder Verfügbarkeits-Gründen sofort ersetzen müssen (etwa nach einem Sicherheitsvorfall oder einem plötzlichen Ausfall), informieren wir dich unverzüglich, spätestens binnen 10 Tagen nachträglich; dein Widerspruchsrecht bleibt davon unberührt (§ 8 Nr. 2 der Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung).

Kein KI-Training — bei keinem unserer KI-Dienstleister, in keinem Plan: Wir setzen nur KI-Dienstleister ein, die deine Inhalte nicht zum Training oder zur Verbesserung von KI-Modellen verwenden; das gilt auch für jeden künftig eingesetzten KI-Dienst und in allen Plänen: auch im kostenlosen Free-Plan und im Test-Zeitraum. Beim Standard-Dienst (Mistral) schließt die schriftlich bestätigte Zero-Data-Retention-Vereinbarung Speicherung und Training aus (unten). IONOS (Ausweichdienst) und Scaleway (Spracherkennung beim Diktat, siehe Tabelle) schließen das Training mit deinen Inhalten und deren dauerhafte Speicherung laut den veröffentlichten Datenschutzbedingungen der jeweiligen Anbieter aus; Scaleway bewahrt danach einzelne Anfragen bis zu zwei Wochen auf, wenn es Fehler oder Missbrauch untersucht. Linkup ist kein KI-Dienstleister, sondern ein Suchdienst; was für die Suchbegriffe gilt, die Linkup erhält, steht in Ziffer 11 im Absatz „Websuche im Meetings-Chat".

Was an Mistral übermittelt wird: je nach Funktion dein Diktat-Text samt Stil-Vorgaben, deinen Wörterbuch-Begriffen und — nur mit deiner Einwilligung — Kontexttext (Ziffer 12); in den Cloud-Fällen (Intel-Macs, Gesprächsmodus) auch die Audioaufnahme; im Gesprächsmodus zusätzlich die in Ziffer 11 beschriebenen Inhalte des Meeting-Chat-Assistenten (Frage, Transkript, Meeting-Notiz, Chat-Verlauf) samt Kontext-Angaben; bei einem Formular ohne Formularfelder die Formular-Datei zur Texterkennung (Ziffer 11). Für die Verarbeitung bei Mistral gilt dreifach: (1) Kein Training — Mistral verwendet deine Inhalte nicht zum Training von KI-Modellen. (2) Keine Speicherung — Mistral speichert deine Ein- und Ausgaben nach der Verarbeitung nicht (Zero Data Retention, für unser Konto aktiv; schriftlich bestätigt am 20.08.2026). Die Verarbeitung läuft über den vertraglichen EU-Regional-Endpunkt des Anbieters. (3) Nur zur Funktionsausführung — Mistral verarbeitet deine Inhalte ausschließlich, um die jeweilige Funktion für dich auszuführen.

Zusätzlich aus der iPhone-App (Ziffer 25): die Audioaufnahmen deiner Diktate (auf dem iPhone gibt es keine Spracherkennung auf dem Gerät); nur bei eingeschaltetem „Kontext aus dem Textfeld" bis zu 500 Zeichen vor dem Cursor, bereinigt um erkennbare Zugangsdaten, IBANs und Kartennummern (Ziffer 12); bei „Verfassen" und „Umschreiben" deine gesprochene Anweisung, in der Tastatur der markierte oder kopierte Text, dein Vor- und Nachname aus deinem Profil (soweit hinterlegt) und bei einer Folge-Anweisung die bisherigen Anweisungen und Entwürfe desselben Vorgangs; für den Suchindex die Inhalte deiner in deinem Konto gespeicherten Gespräche; nur mit deiner Einwilligung in „Wörter aus Korrekturen lernen" das erkannte und das korrigierte Wort mit bis zu 120 Zeichen Umfeld; nur bei eingeschaltetem „Termine einbeziehen" Titel und Zeitraum eines mit dem Meeting verknüpften Termins sowie Namen und Firmen der anderen Teilnehmer (Ziffer 25). Diktate in einer Sprache, die Mistral nicht erkennt, erkennt Scaleway (siehe Tabelle); ist der Standard-Dienst vorübergehend nicht erreichbar, können auch andere Anfragen der iPhone-App an die in der Tabelle genannten EU-Ausweichdienste gehen.

Kein Einsatz von: Analyse- oder Tracking-Diensten in der App, Werbe-Netzwerken oder Nutzerprofilen auf der Website, US-KI-Anbietern im Standard-Betrieb. Auf der Website laufen nur die cookielose Reichweitenmessung mit Plausible (ohne Cookies, ohne dauerhafte Kennung — Ziffer 22) und die Werbe-Messung über den Meta-Pixel, die nur nach deiner Einwilligung im Cookie-Banner läuft (Ziffer 22). Absturzberichte laufen ausschließlich über unsere eigene Infrastruktur (Ziffer 21).

6. Internationale Datentransfers

Unsere Infrastruktur ist auf EU-Standorte ausgerichtet (Frankfurt, Falkenstein, Paris; Update-Auslieferung: Slowenien). Wichtig zur Einordnung: Im Diktat- und Gesprächspfad verarbeiten ausschließlich EU-Dienste deine Inhalte (Supabase Frankfurt, Hetzner, Mistral, Scaleway und der EU-Ausweichdienst IONOS); Ausnahmen sind allein Support-Diagnosen, die du selbst einem Ticket beifügst — sie können kurze Diktat-Ausschnitte enthalten und laufen über unseren E-Mail-Dienstleister (Ziffer 20) —, Termine, die du über die App in deinem Google-Kalender anlegst; diese übermitteln wir an Google (Ziffer 11), und die Suchbegriffe der Websuche im Meetings-Chat, die Linkup auch außerhalb der EU verarbeiten kann (unten). Zu Diensten mit US-Muttergesellschaft (Stripe, Resend, Vercel, Supabase Inc.) fließen im Regelfall Bestands-, Zahlungs-, E-Mail- und Website-Formulardaten; ein Zugriff aus den USA (etwa Support-Fernzugriff der Muttergesellschaft auf EU-gehostete Systeme) lässt sich aber nicht vollständig ausschließen — das betrifft auch die bei Supabase in Frankfurt gespeicherten Transkripte (siehe die gleichlautende Darstellung in § 8 Nr. 4 der Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung). Zur Einordnung der Speicher-Infrastruktur: Die EU-Region unserer Datenbank läuft auf der Rechenzentrums-Infrastruktur von Amazon Web Services (AWS eu-central-1, Frankfurt) — AWS stellt dabei ausschließlich diese Infrastruktur für die Datenbank-Speicherung; die KI-Verarbeitung deiner Inhalte findet nicht auf AWS statt, sondern bei den in Ziffer 5 genannten EU-KI-Diensten über unseren eigenen Vermittlungsserver.

Solche Übermittlungen stützen wir auf die EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO (Beschluss (EU) 2021/914), die Bestandteil der Auftragsverarbeitungs-Verträge mit den jeweiligen Dienstleistern sind; unser E-Mail-Dienstleister Resend ist nach eigener Angabe zusätzlich unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO). Den aktuellen Stand der Garantien je Dienst weist unsere Liste der Unterauftragsverarbeiter aus. Eine Kopie der jeweils eingesetzten Garantien (zum Beispiel der Standardvertragsklauseln) erhältst du auf Anfrage unter privacy@whispawave.de (Art. 46 Abs. 1 DSGVO).

Werbe-Messung (nur nach Einwilligung): Stimmst du im Cookie-Banner der Werbe-Messung zu, erhält Meta Platforms Ireland Limited die in Ziffer 22 beschriebenen Daten. Meta kann sie an seine Muttergesellschaft Meta Platforms, Inc. in den USA übermitteln. Diese Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), unter dem Meta Platforms, Inc. zertifiziert ist, ergänzend auf die EU-Standardvertragsklauseln. Ohne deine Einwilligung findet diese Übermittlung nicht statt.

iPhone-App und Sicherheitsprüfung bei der Anmeldung: Käufe im App Store wickelt Apple in eigener Verantwortung ab (Ziffer 16); ob und wie Apple dabei Daten in Drittländer übermittelt, erklärt Apples Datenschutzrichtlinie. Die Inhalte deiner Diktate und Gespräche übermittelt die iPhone-App nicht an Apple. Für die Sicherheitsprüfung bei der Anmeldung (Ziffer 9) erhält Cloudflare, Inc. mit Sitz in den USA technische Verbindungs- und Browser-Merkmale; die Verarbeitung kann dabei auch in den USA stattfinden.

Websuche im Meetings-Chat (Linkup): Mit Linkup besteht seit dem 24. Oktober 2026 ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Linkup hat seinen Sitz in Frankreich, betreibt aber Server in der EU, in den USA, in Kanada und im asiatisch-pazifischen Raum und kann eine Suchanfrage nach eigenen Angaben in jeder dieser Regionen verarbeiten. Eine Verarbeitung nur in der EU sagt Linkup nur im Rahmen eines Unternehmensvertrags zu; den haben wir angefragt, er besteht noch nicht. Ein Suchbegriff kann deshalb in ein Land außerhalb der EU gelangen, auch in eines ohne Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Eine Garantie nach Art. 46 DSGVO für eine solche Übermittlung (etwa EU-Standardvertragsklauseln) nennen wir dir hier erst, wenn wir sie belegen können. Eine Zusage, dass Linkup Suchanfragen nicht speichert (Zero Data Retention), haben wir angefordert; sie liegt noch nicht vor. Linkup erhält nur den Suchbegriff (Ziffer 11), weder dein Gespräch noch Angaben zu deinem Konto. Möchtest du das nicht, schalte die Websuche aus (Ziffer 11, Absatz „Websuche im Meetings-Chat"); der Chat beantwortet deine Fragen dann ohne Websuche.

Google Kalender: Verbindest du Google Kalender direkt (Ziffer 11), liest unser Server deine Termine bei Google und übermittelt die Termine, die du über die App anlegst, an dein Google-Konto. Google handelt dabei in eigener Verantwortung für dein Google-Konto; ob und wie Google Daten in Drittländer übermittelt, erklärt Googles Datenschutzerklärung.

7. Speicherdauer und Löschung

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Konkrete Fristen:

Was eine Kontolöschung überdauert (und warum): pseudonymisierte Rechnungsdaten bei Stripe (gesetzliche Aufbewahrung); anonymisierte technische Nutzungs-Zusammenfassungen ohne Personenbezug; ein Nachweis deines Löschantrags (Art, Status, Eingangs- und Erledigungsdatum) samt deiner E-Mail-Adresse, damit wir die fristgerechte Löschung belegen können — wir löschen ihn 6 Jahre nach dem Ende des Jahres, in dem dein Antrag bei uns eingegangen ist (ein Löschantrag beendet deinen Vertrag mit uns; wir bewahren ihn deshalb als empfangenen Geschäftsbrief auf, § 257 HGB), frühestens aber 3 Jahre nach dem Ende des Jahres, in dem wir ihn erledigt haben; deine pseudonymisierten Einwilligungs- und Bestell-Erklärungs-Nachweise (z. B. Zustimmung zu AGB und dieser Erklärung, Kontextbezug-Einwilligungen samt Widerrufen sowie deine Erklärungen im Bestellvorgang zum vorzeitigen Leistungsbeginn und zur Wertersatzpflicht bei Widerruf); sowie ein technischer Prüfwert (Hash) deiner E-Mail-Adresse, mit dem wir ausschließlich verhindern, dass kostenlose Test-Zeiträume über immer neue Konten mehrfach bezogen werden.

Bei den Einwilligungs- und Bestell-Nachweisen ersetzen wir bei der Kontolöschung deine Konto-Kennung durch einen technischen Prüfwert (Hash); Inhalt und Zeitpunkt der jeweiligen Erklärung bleiben unverändert erhalten. Zweck ist unsere gesetzliche Pflicht, erteilte und widerrufene Einwilligungen sowie deine Erklärungen im Bestellvorgang nachweisen zu können (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Auch dieser Prüfwert bleibt ein pseudonymisiertes personenbezogenes Datum: Eine Wiederzuordnung zu dir ist möglich, soweit deine Konto-Kennung an anderer Stelle rechtmäßig aufbewahrt wird (zum Beispiel in den gesetzlich aufzubewahrenden Abrechnungsunterlagen). Wir löschen diese Nachweise automatisch, jeweils gerechnet ab dem Ende eines Kalenderjahres: Einwilligungen samt Widerrufen und deine Kenntnisnahme dieser Erklärung 3 Jahre nach dem Jahr, in dem du neu entschieden, einer neueren Fassung zugestimmt oder dein Konto gelöscht hast; deine Zustimmung zu den AGB und deine Erklärungen im Bestellvorgang 6 Jahre nach dem Jahr, in dem du sie abgegeben hast (gesetzliche Aufbewahrung von Geschäftsbriefen, § 257 HGB, § 147 AO) — die AGB-Zustimmung jedoch nicht vor 3 Jahren nach dem Jahr, in dem du einer neueren Fassung zugestimmt oder dein Konto gelöscht hast; den Nachweis unseres Hinweises auf dein Widerspruchsrecht gegen Werbung an Bestandskunden (§ 7 Abs. 3 UWG) 3 Jahre nach dem Jahr deiner Kontolöschung, frühestens aber nach den 6 Jahren.

Aus dem E-Mail-Prüfwert lässt sich deine Adresse nicht zurückrechnen; er bleibt aber ein pseudonymisiertes personenbezogenes Datum, weil er das Wiedererkennen derselben E-Mail-Adresse ermöglicht. Wir legen ihn an, sobald dein Konto — auch für ein Team — einen kostenlosen Test-Zeitraum erhält, und prüfen ihn bei jedem neuen Test-Zeitraum. Wir bewahren ihn auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Verhinderung von Mehrfach-Test-Zeiträumen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) während der Laufzeit deines Kontos und für längstens 24 Monate nach der Kontolöschung auf; danach löschen wir auch ihn automatisch — diese automatische Löschung haben wir am 08.07.2026 technisch in Betrieb genommen. Du kannst dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen.

iPhone-App: Über eine Kontolöschung hinaus bleiben außerdem die in der Tabelle genannten Protokolle zu App-Store-Käufen erhalten. Sobald du die Löschung deines Kontos in der App beantragst, entfernt die App deine Gespräche, „Meine Notizen", die mit Meetings verknüpften Termine, Chat-Verläufe, noch nicht übertragene Diktate, den Schlüssel dazu und das Diagnose-Protokoll vom iPhone; deine Einstellungen bleiben, bis du die App entfernst. Ein Abo aus dem App Store endet durch die Kontolöschung nicht — kündige es in deinen App-Store-Einstellungen.

8. Deine Rechte

Dir stehen die Rechte aus Art. 15–21 DSGVO zu: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch; erteilte Einwilligungen kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Der Widerruf ist so einfach wie die Erteilung (Schalter in den Einstellungen).

Wir beantworten Anfragen zu deinen Rechten innerhalb eines Monats; in komplexen Fällen kann sich die Frist um bis zu zwei Monate verlängern — darüber informieren wir dich innerhalb des ersten Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

So setzen wir das konkret um:

• Datenexport direkt in der App: In der Mac-App (Einstellungen → Datenschutz → „Daten exportieren") erhältst du deine Daten als maschinenlesbare Datei über einen geschützten, 48 Stunden gültigen Abruf-Link. Nicht in der Datei enthalten sind unter anderem abgeleitete technische Daten (Suchindex, Prüfwerte zu Meeting-Notizen, tägliche Nutzungssummen), Ereignis-Daten der Zahlungsanbieter und Team-Aktivitätsprotokolle; auch darüber erhältst du auf Anfrage Auskunft.
• Kontolöschung direkt in der App mit 30-Tage-Rücknahme-Fenster (Ziffer 7). Das Fenster schützt dich vor versehentlicher oder missbräuchlicher Löschung. Wünschst du ausdrücklich die sofortige endgültige Löschung, wende dich an privacy@whispawave.de — dann löschen wir ohne das Fenster. Bist du Inhaber eines Teams mit weiteren aktiven Mitgliedern, musst du das Team zuerst auflösen oder übertragen.
• Einwilligungen verwaltest du in den Einstellungen; über jeden Widerruf erhältst du eine Bestätigungs-E-Mail.
• Für alle Anliegen: privacy@whispawave.de.
• In der iPhone-App: Die Kontolöschung startest du im Menü unter „Konto" → „Konto-Löschung starten" (dieselbe Seite erreichst du über Einstellungen → „Konto & Abo" → „Konto"; 30-Tage-Fenster wie oben); einzelne gespeicherte Diktate löschst du im Verlauf der App. Einen Datenexport bietet die iPhone-App nicht an; du erhältst ihn in der Mac-App oder auf Anfrage an privacy@whispawave.de. Deine Einwilligung in die KI-Verarbeitung widerrufst du unter Einstellungen → Daten & Datenschutz → „KI-Verarbeitung in der EU" → „Widerrufen"; der Widerruf wirkt, sobald die App ihn speichern konnte (dafür braucht sie eine Internetverbindung). Eine Bestätigungs-E-Mail verschicken wir für diesen Widerruf derzeit nicht. Ebenso widerrufst du dort „Kontext aus dem Textfeld" mit dem Schalter (Ziffer 12). Die Berechtigungen der App (Mikrofon, voller Zugriff der Tastatur, Mitteilungen) änderst du in den iOS-Einstellungen.

Du hast außerdem das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Zuständig für uns: Landesbeauftragte/r für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf (Sitz der Gesellschaft: Dortmund).

9. Registrierung und Nutzerkonto

Du registrierst dich mit E-Mail-Adresse und Passwort (mit Bestätigungs-E-Mail) oder über die Anmeldung mit Apple, Google oder Microsoft (im Browser; Apple übermittelt uns deine E-Mail-Adresse — auf Wunsch eine private Weiterleitungs-Adresse — und keinen Namen; Google und Microsoft übermitteln uns deine E-Mail-Adresse und deinen Namen, Google außerdem einen Link zu deinem Profilbild). Deinen Namen nutzt die App, um dein Profil vorzubelegen. Für Angaben, die wir über die Anmeldung mit Google erhalten, gilt ebenfalls die Erklärung zur Google API Services User Data Policy in Ziffer 11 („Google Kalender direkt verbinden"). Wegwerf-E-Mail-Adressen lehnen wir bei der Registrierung ab; datenschutzfreundliche Anbieter (Proton, Tutanota, iCloud u. a.) sind ausdrücklich zugelassen. Optional kannst du eine Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren. Deine Zustimmung zu AGB und Kenntnisnahme dieser Erklärung speichern wir mit Datum und Version.

Sprache deiner App: Die Mac-App meldet uns nach der Anmeldung und bei jedem Sprachwechsel, in welcher Sprache du sie nutzt (Deutsch, Englisch, Spanisch oder Russisch). Wir speichern diese Angabe in deinem Konto, damit unsere E-Mails an dich, die Bezahlseiten von Stripe sowie deine Rechnungen und Belege in dieser Sprache erscheinen, soweit wir sie anbieten — sonst auf Deutsch (Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Stripe erhält dafür deine bevorzugte Sprache zu deinem Kunden-Datensatz (Ziffer 16). Zu jeder Einwilligung und jeder Zustimmung zu AGB oder dieser Erklärung halten wir außerdem fest, in welcher Sprache dir der Text angezeigt wurde — als Nachweis, worin du eingewilligt hast. Die Angabe bleibt so lange gespeichert wie dein Konto.

Pflicht zur Bereitstellung (Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO): Für einen Vertrag mit uns ist allein deine E-Mail-Adresse erforderlich — ohne sie können wir kein Konto anlegen und den Dienst nicht bereitstellen. Alle weiteren Angaben (Name, Profilbild, Berufsfeld) sind freiwillig; ihre Nichtangabe hat keine Nachteile außer dem Entfall der jeweiligen Zusatzfunktion.

Minderjährige: WhispaWave richtet sich ausschließlich an volljährige Personen. Wir verarbeiten wissentlich keine Daten von Personen unter 18 Jahren; erlangen wir davon Kenntnis, löschen wir das Konto.

Anmeldung in der iPhone-App: In der iPhone-App brauchst du ein Konto, bevor du diktieren kannst. Du meldest dich dort mit E-Mail-Adresse und Passwort, mit „Mit Apple anmelden" oder mit Google an; die Anmeldung mit Microsoft bietet die iPhone-App nicht an. „Mit Apple anmelden" läuft direkt über iOS, ohne Browser: Die App übergibt das von Apple ausgestellte Anmelde-Token an unseren Anmeldedienst, der daraus deine E-Mail-Adresse bzw. die von dir gewählte private Weiterleitungs-Adresse übernimmt; deinen Namen liest die App dabei nicht aus. Ist der Widerruf der Anmeldung mit Apple bei uns eingeschaltet, übergibt die App außerdem den einmaligen Autorisierungscode, den Apple ihr dabei ausstellt, an unseren Server; damit fordert er bei Apple ein Token an und speichert es verschlüsselt, damit wir die Verbindung zu „Mit Apple anmelden" bei Apple widerrufen können, wenn dein Konto endgültig gelöscht wird; danach löschen wir das Token. Liegt für dein Konto dann kein solches Token vor, bittet dich die App beim Löschen deines Kontos, die Löschung einmal mit Apple zu bestätigen; dabei übergibt sie wieder nur einen solchen Code, und du kannst auch ohne diese Bestätigung löschen. Solange dieser Widerruf nicht eingeschaltet ist, übermittelt die App den Code nicht an uns, und es entsteht kein solches Token. Die Kennung deiner Apple-Anmeldung speichert die App auf dem iPhone, um zu erkennen, ob du die Anmeldung mit Apple widerrufen hast. Die Anmeldung mit Google öffnet ein Browser-Fenster, das keine Anmeldedaten speichert; meldest du dich bei der Einrichtung mit Google an und hast noch keinen Namen hinterlegt, übernimmt die App deinen Namen aus deinem Google-Konto in dein Profil. Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung kannst du in der iPhone-App nicht einrichten; ist sie für dein Konto aktiv, fragt die App den Code ab. Legst du dein Konto in der iPhone-App an, speichern wir mit Datum, welche Fassung der AGB und dieser Erklärung dabei galt. Das Mindestalter von 18 Jahren gilt auch für die iPhone-App.

Sicherheitsprüfung bei der Anmeldung (alle Apps): Bei Anfragen an unseren Anmeldedienst — etwa wenn du dich per E-Mail registrierst, dich mit E-Mail-Adresse und Passwort anmeldest, eine Bestätigungs-E-Mail erneut anforderst oder dein Passwort zurücksetzt — prüfen unsere Apps in der Regel unsichtbar, ob die Anfrage von einem Menschen stammt. Dafür nutzen wir Turnstile der Cloudflare, Inc. (USA): Die App lädt im Hintergrund ein Prüfprogramm von Servern von Cloudflare; Cloudflare erhält dabei technische Verbindungs- und Browser-Merkmale wie deine IP-Adresse, von uns aber weder deine E-Mail-Adresse noch dein Passwort oder Inhalte. Das Ergebnis, ein nur einmal gültiger Prüfwert, geht mit deiner Anfrage an unseren Anmeldedienst, der ihn bei Cloudflare bestätigen lässt; ohne gültige Prüfung lehnt er diese Anfragen ab. Für „Mit Apple anmelden" und die Anmeldung mit Google oder Microsoft findet die Prüfung nicht statt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Konten und Anmeldung vor automatisierten Angriffen zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); der dafür nötige Zugriff auf dein Gerät ist für die von dir gewünschte Anmeldung unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Zur Übermittlung in die USA siehe Ziffer 6.

10. Diktat: Sprach- und Textverarbeitung (Kernfunktion)

iPhone-App: Die folgenden Wege a) und b) beschreiben den Mac. In der iPhone-App erkennt nicht dein Gerät deine Sprache: Die App übermittelt deine Aufnahmen zur Erkennung an unsere KI-Dienstleister in der EU; Aufnahmen, in denen sie auf dem iPhone keine Sprache feststellt, verwirft sie in der Regel vorher (Ziffer 25). Die Textverbesserung (Buchstabe c) läuft auch dort über unsere EU-Server, allerdings ohne Angabe des Programms, in das du diktierst, und ohne Kontexttext, es sei denn, du hast „Kontext aus dem Textfeld" eingeschaltet (Ziffern 12 und 25). Wie die iPhone-App Diktate speichert (Buchstabe d) und wie der Hinweis zur KI-Transparenz dort aussieht, beschreibt Ziffer 25.

Wir beschreiben die Verarbeitung getrennt nach den vier Wegen, die es technisch gibt:

a) Diktat auf Macs mit Apple-Chip (Standard). Die Spracherkennung läuft vollständig auf deinem Gerät; deine Audioaufnahme verlässt dein Gerät nicht. Schlägt die lokale Erkennung fehl, weicht die App nicht heimlich in die Cloud aus — du erhältst eine Fehlermeldung, und die Aufnahme bleibt lokal.

b) Diktat auf Intel-Macs. Hier wird die Audioaufnahme zur Spracherkennung an Mistral (EU) übermittelt; bei einer Diktier-Sprache, die Mistral nicht erkennt, als erster Dienst an Scaleway (Frankreich, EU), und bei einem vorübergehenden Ausfall von Mistral ebenfalls an Scaleway (Ziffer 5). Auf unseren Servern speichern wir sie nicht; für die Verarbeitung beim KI-Dienstleister gilt Ziffer 5 (bei Mistral keine Speicherung — Zero Data Retention, schriftlich bestätigt; bei Scaleway keine dauerhafte Speicherung laut den veröffentlichten Datenschutzbedingungen des Anbieters).

c) Textverbesserung (alle Wege). Der erkannte Text wird zur KI-Nachbearbeitung (Füllwörter, Formatierung, Stil, auf Wunsch Übersetzung) über unseren eigenen Server in der EU an Mistral übermittelt. Das gilt auch bei aktiviertem Privatmodus und im Berufsgeheimnis-Modus — diese Einstellungen steuern, was gespeichert wird, nicht, was zur Textverbesserung übermittelt wird. Mit übermittelt werden Stil- und Format-Vorgaben, deine Wörterbuch-Begriffe und — nur mit gesonderter Einwilligung — Kontexttext (Ziffer 12). Ist unser KI-Dienstleister vorübergehend nicht erreichbar, übernimmt automatisch ein EU-Ausweichdienst (Ziffer 5) — auch dann bleibt die Verarbeitung vollständig in der EU.

d) Speicherung. Du wählst in den Einstellungen der Mac-App zwischen „Dauerhaft speichern", „Auto-löschen (24 h)" (Grundeinstellung; wählst du bei der Einrichtung der Mac-App „Verlauf speichern (empfohlen)", gilt „Dauerhaft speichern") und „Niemals speichern" — Fristen in Ziffer 7. Bei „Niemals speichern" wird dein Diktat-Text nirgends gespeichert — weder im Verlauf noch in deinem Konto; die kurzzeitige Übermittlung zur Textverbesserung (Buchstabe c) findet aber auch hier statt. Auf unseren Servern wird der Text nach der Verarbeitung verworfen; für die Verarbeitung beim KI-Dienstleister gilt Ziffer 5 (keine dauerhafte Speicherung). Zu jedem gespeicherten Diktat merken wir uns als Zusatzinfo das Programm, in das du diktiert hast (z. B. „Mail") — diese Angabe verbessert die Stil-Anpassung und wird nicht an Mistral übermittelt.

Diktate erneut verarbeiten. In deinem Verlauf kannst du ein gespeichertes Diktat mit „KI-Formatierung erneut anwenden" noch einmal verbessern lassen: Dafür übermitteln wir den gespeicherten erkannten Text mit Kategorie, Stil, Aufbereitungsstufe, Sprache und deinen Wörterbuch-Begriffen wie unter Buchstabe c) zur Textverbesserung, und das Ergebnis ersetzt den verbesserten Text. Mit „Transkription wiederholen" lässt du die Spracherkennung erneut laufen, solange die App die Aufnahme dafür noch hat. Beides geht je höchstens fünfmal innerhalb von 24 Stunden; jeden Versuch protokollieren wir beim Diktat, bei Erfolg samt neuem Text, bis das Diktat endgültig gelöscht wird.

Inhalte mit Daten Dritter: Die Inhalte deiner Diktate gehören dir. Enthalten sie personenbezogene Daten Dritter (zum Beispiel Patienten- oder Mandatsdaten), bist du dafür der datenschutzrechtlich Verantwortliche; wir verarbeiten diese Inhalte ausschließlich zur Ausführung der jeweiligen Funktion.

Berufsgeheimnis-Modus (§ 203 StGB). Für Berufsgruppen mit gesetzlicher Schweigepflicht (z. B. Ärztinnen, Anwälte, Steuerberaterinnen, Therapeuten) bieten wir einen besonderen Modus an, der dauerhaft erzwingt: keine Diktat-Speicherung („Niemals speichern"), Privatmodus, kein Kontextbezug. Die Aktivierung ist nur durch eine vollständige Kontolöschung umkehrbar. Auch in diesem Modus wird der erkannte Text zur Textverbesserung an Mistral (EU) übermittelt (Buchstabe c); ob das mit deiner berufsrechtlichen Schweigepflicht vereinbar ist, musst du für deinen Einzelfall selbst beurteilen.

KI-Transparenz (EU AI Act): Beim ersten Start informieren wir dich darüber, dass WhispaWave KI-Systeme einsetzt und Ergebnisse fehlerhaft sein können — das betrifft alle KI-Ergebnisse, einschließlich der Antworten und Notiz-Bearbeitungen des Meeting-Chat-Assistenten (Ziffer 11). Unsere KI-Funktionen sind Assistenz-Werkzeuge: Sie treffen dir gegenüber keine Entscheidungen, die rechtliche Wirkung entfalten oder dich in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO) — jedes Ergebnis prüfst und übernimmst du selbst (AGB Ziffer 3); zur automatisierten Missbrauchserkennung siehe Ziffer 15.

11. Gesprächsmodus, Meeting-Chat-Assistent und Daten Dritter

Im Gesprächsmodus (Meeting-Notizen) nimmt die App dein Mikrofon und den System-Ton auf — bei Videokonferenzen also auch die Stimmen der anderen Teilnehmer. Die Aufnahme wird zur Transkription mit Sprechertrennung an Mistral (EU) übermittelt; auf unseren Servern speichern wir die Aufnahme nicht, für die Speicherung beim KI-Dienstleister gilt Ziffer 5 (keine dauerhafte Speicherung). Schlägt die Verarbeitung fehl, bewahrt die App die Aufnahme bis zu 24 Stunden lokal auf deinem Gerät auf (damit nichts verloren geht) und löscht sie dann automatisch.

Das entstehende Text-Transkript (mit Sprecher-Kennzeichnungen wie „Sprecher 1") steht dir zunächst als Arbeitskopie in der laufenden Sitzung zur Verfügung. Wo Gespräche dauerhaft gespeichert werden, entscheidest du selbst (Einstellungen → Datenschutz → „Gespräche & Meetings") in drei Stufen: „Nur auf diesem Mac" — Speicherung ausschließlich lokal auf deinem Gerät (grundsätzlich verschlüsselt, Ziffer 23); „In der Cloud (alle Geräte)" (Voreinstellung seit Version 1.0.8) — zusätzlich speichern wir den Text in deinem Konto, damit deine anderen Geräte darauf zugreifen können (in dein Konto gelangt dabei ausschließlich Text — die Audioaufnahme selbst wird, wie oben beschrieben, nur zur Transkription übermittelt und weder bei uns noch dauerhaft beim KI-Dienstleister gespeichert); „Niemals speichern" — es bleibt bei der flüchtigen Arbeitskopie, die mit dem Beenden der App verschwindet. Bei neuen Installationen der Mac-App ist seit Version 1.0.8 die Cloud-Stufe voreingestellt, ohne dass wir dafür eine gesonderte Einwilligung einholen; wechselst du selbst in die Cloud-Stufe oder aus ihr heraus, protokollieren wir das als Nachweis. Ein Wechsel aus der Cloud-Stufe beendet die Cloud-Speicherung für die Zukunft; bereits gespeicherte Gespräche halten wir weiter für dich bereit — samt deiner späteren Bearbeitungen —, bis du sie löschst (Vertragserfüllung: du sollst deine Inhalte behalten und selbst entscheiden).

Termin-Angaben am Gespräch. Verknüpft die App eine Aufnahme mit einem Kalendertermin (Ziffer 23, auf dem iPhone Ziffer 25), gehören seine Teilnehmer (Name, E-Mail-Adresse) zum Gespräch; die App übernimmt den Titel des Termins nie als Titel des Gesprächs. Diese Angaben speichern wir mit dem Gespräch in der Stufe, die du gewählt hast, in der Cloud-Stufe also auch in deinem Konto. Den Titel kannst du jederzeit ändern; löschst du das Gespräch, löschst du diese Angaben mit (Rechtsgrundlage: für deine Angaben Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Angaben der anderen Teilnehmer unser und dein berechtigtes Interesse an einer vollständigen Gesprächsnotiz, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Meeting-Chat-Assistent (Fragen zu deinen Gesprächen). Zu jedem Gespräch kannst du dem KI-Assistenten Fragen stellen und Auswertungen anfordern — auch während einer laufenden Aufnahme. Für jede Frage übermitteln wir über unseren eigenen EU-Server an Mistral (EU): deine Frage, das Transkript des betreffenden Gesprächs, die zugehörige Meeting-Notiz, den bisherigen Chat-Verlauf sowie — bei laufender Aufnahme — den jüngsten Abschnitt des Live-Transkripts. Den Chat-Verlauf speichern wir nie auf unseren Servern — er liegt unabhängig von deiner Speicher-Stufe nur auf deinem Mac (Ziffer 23). Für die Verarbeitung bei Mistral gilt Ziffer 5 (kein Training, keine dauerhafte Speicherung).

Suchindex für Fragen über mehrere Gespräche. Speicherst du Gespräche in deinem Konto (Cloud-Stufe) und nutzt einen bezahlten Plan oder einen Test-Zeitraum, legt die Mac-App in der Voreinstellung einen Suchindex über diese Gespräche an; du kannst die Funktion unter Einstellungen → Datenschutz → „Fragen über Gespräche" abschalten. Dafür übermitteln wir Abschnitte deiner Transkripte samt Sprecher-Namen und die Abschnitte deiner Meeting-Notizen über unseren eigenen EU-Server an Mistral (EU), das daraus Zahlen-Vektoren berechnet (Ziffer 5); in deinem Konto speichern wir diese Vektoren, die Wortstämme der Abschnitte und die Zwischenüberschriften deiner Notizen. Stellst du eine Frage über mehrere Gespräche, berechnen wir auch aus deiner Frage einen solchen Vektor, um passende Stellen zu finden. Löschst du ein Gespräch, entfernen wir seine Index-Einträge sofort. Schaltest du die Funktion ab, pausiert die Indexierung; der vorhandene Index bleibt, bis du ihn unter Einstellungen → Datenschutz → „Suchindex löschen" entfernst oder dein Konto löschst.

Bearbeitung deiner Meeting-Notizen durch den Assistenten. Auf deine Anweisung kann der Assistent deine Meeting-Notiz bearbeiten (z. B. Abschnitte umformulieren oder ergänzen). Dabei gilt: Änderungen werden erst nach deiner Bestätigung in die Notiz übernommen; jede Änderung kannst du einzeln rückgängig machen; eine vollständige Überarbeitung wird als zweite Fassung angelegt — deine ursprüngliche Notiz bleibt erhalten. Der Assistent schreibt niemals ohne dein Zutun in deine Notizen. Ein zusätzlicher Datenabfluss entsteht dadurch nicht (die Notiz wird, wie oben beschrieben, ohnehin mit jeder Chat-Frage übermittelt).

Websuche im Meetings-Chat (Mac-App). Braucht eine Frage im Meetings-Chat aktuelle Informationen aus dem Internet, kann der Assistent im Web suchen. Dafür formuliert er einen kurzen Suchbegriff von höchstens 300 Zeichen — der sich aus deiner Frage und dem Gespräch ableiten und zum Beispiel einen Firmen- oder Produktnamen enthalten kann —, und unser eigener Server bei Hetzner in Falkenstein (Deutschland) schickt nur diesen Suchbegriff an unseren Suchdienst Linkup (Ziffer 5). Das Transkript, die Notiz und Angaben zu deinem Konto erhält Linkup nicht. Je Nachricht sucht der Assistent höchstens zweimal. Die Treffer (Titel, Adresse und ein kurzer Auszug der Webseite) gehen zusammen mit deiner Frage an Mistral (EU), damit der Assistent sie in seiner Antwort verwenden kann; die Antwort nennt dir die Quellen. Den Suchbegriff und die Treffer speichern wir nicht auf unseren Servern. Die Websuche ist voreingestellt eingeschaltet; du schaltest sie in den Einstellungen unter „Meetings" mit dem Schalter „Websuche im Meetings-Chat" aus. Für Linkup gilt Ziffer 6: Mit Linkup besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Linkup kann Suchanfragen aber auch außerhalb der EU verarbeiten, und die Zusage, Suchanfragen nicht zu speichern, haben wir angefordert; sie liegt noch nicht vor. (Rechtsgrundlage: wie beim Meeting-Chat, Ziffer 3.)

Kontext-Angaben für bessere Ergebnisse. Damit Meeting-Notizen und Chat-Antworten zu dir und deinem Gespräch passen, übermitteln wir — sofern diese Funktion in deiner App aktiv ist — als Zusatz-Kontext mit: die Namen der Sprecher, deinen Profilnamen und dein freiwillig angegebenes Berufsfeld (Ziffer 13), aus deinen Angaben in den Einstellungen unter „Profil" deinen Jobtitel und deine Firma — in der Meeting-Notiz die Firma nur, wenn das Gespräch sie selbst nennt; im Chat auch die Beschreibung deiner Firma und die Einträge deines Gedächtnisses (Absatz „Gedächtnis") —, deine persönlichen Wörterbuch-Begriffe, eine kurze Zusammenfassung deines letzten Meetings mit derselben Person bzw. demselben Titel sowie Datum, Uhrzeit und Zeitzone. Kalender-Angaben (Titel, Zeitfenster und Teilnehmer des passenden Termins; für Fragen im Chat deine Termine der nächsten sieben Tage; für Terminvorschläge im Chat außerdem die Namen deiner Kalender — bei gleichen Namen mit dem Konto, zu dem sie gehören —, ob du dort Termine anlegen kannst und welcher dein Kalender für neue Termine ist) werden nur dann mitgesendet, wenn du den Kalender-Schalter in den Einstellungen eingeschaltet hast (Absatz „Kalender", unten; Ziffer 23). Gespräche mit der Einstellung „Niemals speichern" werden nie als Kontext für spätere Anfragen verwendet. Auch diese Kontext-Angaben verarbeitet Mistral nur zur Ausführung der Funktion (Ziffer 5).

Gedächtnis. Damit Antworten im Meetings-Chat zu dir passen, merkt sich WhispaWave Angaben über dich und deine Arbeit. Ein Eintrag entsteht auf zwei Wegen: (1) Du bittest im Chat darum („Merk dir, dass …"); der Assistent formuliert daraus eine Aussage in deinen Worten, die wir speichern. (2) Mit dem Schalter „Vorschläge aus Gesprächen" (voreingestellt eingeschaltet) erkennt WhispaWave beim Erstellen einer Meeting-Notiz, die du anforderst, Sätze, in denen du selbst deine Arbeit beschreibst — nur deine eigene Stimme, nie die anderer Sprecher —, und bei deinen Fragen im Chat, was du dort von dir aus über dich erzählst. Dafür entsteht kein zusätzlicher KI-Aufruf: Die Vorschläge entstehen im selben Aufruf wie die Notiz bzw. die Antwort. Eine eindeutige, allgemeine Aussage behält WhispaWave von selbst; jede andere legt es dir 72 Stunden zur Entscheidung vor („Behalten" oder verwerfen). Wir speichern einen Eintrag in deinem Konto (Supabase, Frankfurt) mit seiner Herkunft (Chat, deine Bearbeitung oder das Gespräch mit der Stelle, aus der er stammt). Um doppelte und verworfene Einträge zu erkennen, lassen wir aus jedem Eintrag bei Mistral (EU) Vergleichswerte (Vektoren) berechnen und speichern sie mit ihm. Einträge, die du nicht mit „nicht mehr verwenden" abgeschaltet hast, gehen mit deinen Fragen im Chat als Kontext an Mistral (EU); in Meeting-Notizen, beim Diktat und im Command Mode verwenden wir sie nie. Sensible Angaben: Erkennt WhispaWave in einem Eintrag Angaben zu Gesundheit, Finanzen, Familie, Religion, Herkunft oder Intimes — anhand einer festen Wortliste und der Einschätzung des Modells —, behält es ihn nie von selbst, sondern legt ihn dir nur zur Entscheidung vor. Behältst du ihn oder bittest du mit „Merk dir …" ausdrücklich darum, speichern wir ihn gekennzeichnet, zeigen ihn dir mit dem Grund an und geben ihn nie an die KI weiter. Die Erkennung kann eine Angabe übersehen; ein übersehener Eintrag wird wie jeder andere verwendet. Zugangsdaten wie Passwörter, PINs oder TANs speichern wir nicht. Alle Einträge siehst du in den Einstellungen unter „Profil" › „Gedächtnis": Dort änderst du sie, schaltest sie mit „nicht mehr verwenden" ab, löschst einzelne oder mit „Alles löschen" alle; im Chat genügt „Vergiss …". Kein Eintrag entsteht im Privatmodus, bei „Niemals speichern", im Berufsgeheimnis-Modus (§ 203 StGB) und wenn dein Team „Merk dir" ausgeschaltet hat; Vorschläge aus Gesprächen gibt es nur für Gespräche in der Cloud-Stufe. Wie lange wir Einträge speichern, steht in Ziffer 7. Deine Angaben auf der Seite „Profil" (Jobtitel, Firma, Beschreibung deiner Firma) speichern wir in deinem Konto; änderst du sie, bewahren wir die früheren Fassungen bis zur Löschung deines Kontos auf. (Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für einen als sensibel gekennzeichneten Eintrag deine ausdrückliche Einwilligung, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, die du mit „Merk dir …" oder „Behalten" für genau diesen Eintrag erteilst und widerrufst, indem du ihn löschst — Ziffer 26.)

Kalender (optional, Mac-App). In der Mac-App kannst du WhispaWave deine Kalender nutzen lassen: über die Kalender-App deines Macs (Absatz „Apple Kalender") und, soweit in deiner App verfügbar, über eine direkte Verbindung mit Google Kalender (Absatz „Google Kalender direkt verbinden"). Der Schalter „Kalender-Termine einbeziehen" in den Einstellungen unter „Kalender" gilt für beide Wege; ist er ausgeschaltet, nutzt die App keine Termine. Mit deinen Terminen zeigt die App unter „Demnächst" deine nächsten Meetings, erinnert dich vor Terminen, verknüpft eine Aufnahme mit dem passenden Termin, gibt deiner Meeting-Notiz und dem Chat Kontext, bereitet dich vor Folgeterminen vor (Absatz „Vorbereitung vor Terminen") und bereitet Terminentwürfe vor, die erst nach deiner Bestätigung angelegt werden (auch aus deinen Zusammenfassungen, Absatz „Terminvorschläge aus Zusammenfassungen"). Dafür liest sie je Termin, gleich aus welchem Kalender, dieselben Angaben: Titel, Beginn und Ende (auch ganztägig), Ort und Videokonferenz-Link, Teilnehmer und Organisator (Name, E-Mail-Adresse, Zusagestatus) sowie den Namen des Kalenders. Die Beschreibung eines Termins liest WhispaWave in keinem Kalender.

Was an unseren Server und an Mistral geht. Die Anzeige unter „Demnächst", die Erinnerungen und das Verknüpfen übernimmt die App auf deinem Mac. Für die Meeting-Notiz senden wir Titel, Zeitfenster und Teilnehmer des passenden Termins mit der Anfrage an unseren Server bei Hetzner in Falkenstein (Deutschland) und an Mistral (EU), wie unter „Kontext-Angaben für bessere Ergebnisse" beschrieben. Stellst du im Chat eine Frage, gehen — soweit in deiner App verfügbar — mit der Anfrage außerdem deine Termine der nächsten sieben Tage an unseren Server und an Mistral, höchstens 20 und ohne abgesagte Termine, aus den Kalendern, die du unter „Sichtbare Kalender" eingeschaltet hast, damit der Assistent sie in seiner Antwort berücksichtigen kann: je Termin Titel, Zeit, Ort, der Name des Kalenders und die Teilnehmer (ihr Name, ist keiner hinterlegt, ihre E-Mail-Adresse). Die Termine aus Apple Kalender schickt die App dafür mit, die aus Google Kalender liest unser Server aus seiner Kopie (Absatz „Google Kalender direkt verbinden"). Unser Server und Mistral verarbeiten diese Angaben nur, um die Anfrage zu beantworten: Wir speichern sie nicht, auch nicht in Protokollen, und Mistral speichert sie nicht (Ziffer 5). Gespeichert werden Termin-Angaben nur, wenn die App eine Aufnahme mit einem Termin verknüpft — dann gilt der Absatz „Termin-Angaben am Gespräch" —, und bei der direkten Google-Verbindung wie dort beschrieben.

Apple Kalender (optional, Mac-App). Verbindest du in den Einstellungen unter „Kalender" Apple Kalender, fragt macOS dich, ob WhispaWave vollen Zugriff auf deine Kalender erhält. Dann liest die App auf deinem Mac die Termine aus der Kalender-App deines Macs — aus allen Konten, die dort eingerichtet sind, etwa iCloud, Exchange bzw. Outlook oder ein Google-Konto aus den macOS-Systemeinstellungen —, und zwar nur aus den Kalendern, die du unter „Sichtbare Kalender" eingeschaltet hast; ein Google-Konto, das du zusätzlich direkt verbunden hast, liest sie nur über diese Verbindung. Deine Kalender speichern wir nicht auf unseren Servern. Einen Termin legt die App in deinem Kalender nur an, nachdem du ihn auf der Terminkarte bestätigt hast — oder, wenn du in den Einstellungen „Termine automatisch anlegen" einschaltest, bei Terminen, die im Chat eindeutig vereinbart sind; sie schreibt ihn über macOS direkt in den gewählten Kalender, ohne unseren Server, und lädt niemanden ein. Mit „Rückgängig" löscht die App innerhalb von 24 Stunden genau diesen Termin, solange er seitdem nicht geändert wurde; andere Termine ändert oder löscht WhispaWave nicht. Ob eine Zeit frei ist, prüft die App auf deinem Mac. Beenden kannst du das jederzeit: in den Einstellungen unter „Kalender" mit „Trennen" bei Apple Kalender (die App liest deine Kalender dann nicht mehr) oder in den macOS-Systemeinstellungen unter „Datenschutz & Sicherheit" → „Kalender", wo du WhispaWave den Zugriff entziehst.

Google Kalender direkt verbinden (optional, Mac-App). Soweit in deiner App verfügbar, kannst du in den Plänen Pro+ und Team+ dein Google-Konto in den Einstellungen unter „Kalender" direkt mit WhispaWave verbinden — ohne Konto in den macOS-Systemeinstellungen. Dann liest unser eigener Server bei Hetzner in Falkenstein (Deutschland — Ziffer 5) über die Google Calendar API die Liste deiner Kalender und die Termine der Kalender, die du auswählst, für den Zeitraum von sechs Tagen vor bis zwei Tagen nach heute: Titel, Beginn und Ende, Ort, Teilnehmer und Organisator (Name, E-Mail-Adresse, Zusagestatus), den Videokonferenz-Link und den Link zum Termin. Mit dem Verbinden erlaubst du nur dieses Lesen; Termine anlegen kann WhispaWave erst, wenn du es zusätzlich erlaubst (Absatz „Termine anlegen"). Die Beschreibung eines Termins lesen wir nicht; Termine, die du abgelehnt hast, übernehmen wir nicht. In deinem Konto (Supabase, Frankfurt — Ziffer 5) speichern wir diese Termine, die Liste deiner Kalender und deine Auswahl, deine Zeitzone, die E-Mail-Adresse deines Google-Kontos (damit die App anzeigt, welches Konto verbunden ist) und die Zugangsschlüssel, die Google für die Verbindung ausstellt. Die Zugangsschlüssel speichern wir verschlüsselt (Supabase Vault); sie verlassen unsere Server nicht, auch nicht zu deiner App.

Wofür. Mit diesen Terminen erkennt die App das passende Meeting zu einer Aufnahme, erinnert dich vor Terminen und zeigt sie in deiner Meeting-Übersicht — wie Termine, die sie über macOS liest (Ziffer 23), und nur, solange der Kalender-Schalter in den Einstellungen eingeschaltet ist. Als Kontext für die Meeting-Notiz und für Fragen im Chat senden wir Angaben dieser Termine an Mistral (EU), wie oben im Absatz „Kalender" beschrieben (Ziffer 5). Verknüpft die App eine Aufnahme mit einem Termin, gilt für Titel und Teilnehmer der Absatz „Termin-Angaben am Gespräch".

Termine anlegen (optional). Soweit in deiner App verfügbar, kannst du WhispaWave zusätzlich erlauben, Termine in deinen eigenen Google-Kalendern anzulegen. Danach fragt die App erst, wenn du zum ersten Mal einen Termin in einem Google-Kalender anlegen willst; erlauben kannst du es auch vorher in den Einstellungen. Google zeigt dir dafür eine eigene Freigabe. Ist es erlaubt, legt unser Server einen Termin nur an, wenn du ihn im Chat auf der Terminkarte mit „Anlegen" bestätigst — oder, wenn du in den Einstellungen „Termine automatisch anlegen" eingeschaltet hast (anfangs ist es ausgeschaltet), bei Terminen, die im Chat eindeutig vereinbart sind. Jeden so angelegten Termin zeigt dir die App im Chat mit „Rückgängig". An Google übermittelt unser Server dafür Titel, Beginn und Ende und — wenn angegeben — Ort und Beschreibung des Termins sowie technische Merkmale, an denen wir ihn als von WhispaWave angelegt wiedererkennen. Gäste lädt WhispaWave nicht ein. Mit „Rückgängig" löschen wir innerhalb von 24 Stunden genau diesen Termin, solange er seitdem nicht geändert wurde; andere Termine ändert oder löscht WhispaWave nicht. Damit kein Termin doppelt entsteht und „Rückgängig" funktioniert, speichern wir zu jedem angelegten Termin nur technische Angaben (seine Kennung bei Google, den Kalender, wann und wie er angelegt wurde) — nicht den Inhalt — und löschen sie nach 30 Tagen. Deine Einstellungen dazu („Kalender für neue Termine", „Termine automatisch anlegen") speichern wir in deinem Konto, damit sie auf all deinen Geräten gelten. Bevor ein Termin angelegt wird, prüft unser Server, ob die Zeit frei ist: Dazu liest er für den Zeitraum um den vorgeschlagenen Termin (höchstens 14 Tage) Beginn, Ende, Status, deine Zusage und Titel der Termine im Zielkalender und in den Kalendern, die du ausgewählt hast. Diese Angaben speichern wir nicht und geben sie nicht an KI-Dienste weiter; die App zeigt dir davon nur die Titel von Terminen, die sich mit dem Vorschlag überschneiden, und legt den Termin dann nicht an, sondern bietet dir freie Zeiten an.

Wie lange. Wir halten Termine nur für den genannten Zeitraum vor: Fällt ein Termin aus dem Zeitraum oder löschst du ihn bei Google, entfernt ihn der nächste Abgleich; spätestens sieben Tage nach seinem Ende löschen wir ihn endgültig. Trennst du die Verbindung in der App („Trennen"), löschen wir sofort die Termine, die Kalender-Liste, die E-Mail-Adresse deines Google-Kontos und die Zugangsschlüssel und bitten Google, die Freigabe zu widerrufen; damit endet auch die Erlaubnis, Termine anzulegen. Die technischen Angaben zu angelegten Terminen löschen wir nach Ablauf ihrer 30 Tage. Löschst du dein Konto, löschen wir die Termine, die Kalender-Liste, die technischen Angaben zu angelegten Terminen und deine Einstellungen mit dem Konto; die Zugangsschlüssel verwenden wir danach nur noch, um Google zu bitten, die Freigabe zu widerrufen, und löschen sie spätestens 72 Stunden nach der Kontolöschung, auch wenn Google nicht antwortet. Du kannst die Freigabe außerdem jederzeit in deinem Google-Konto unter „Sicherheit" → „Drittanbieter-Apps und -Dienste" entziehen.

Keine Weitergabe, kein Training. Wir verkaufen diese Daten nicht, nutzen sie nicht für Werbung oder zur Prüfung deiner Kreditwürdigkeit und trainieren damit keine KI-Modelle — auch unsere Dienstleister nicht (Ziffer 5). Niemand bei WhispaWave sieht sie ein, außer du bittest uns im Support ausdrücklich darum oder es ist für die Sicherheit des Dienstes oder nach dem Gesetz nötig. Rechtsgrundlage: für deine Angaben Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — die Funktion, die du gewählt hast); für die Angaben der anderen Teilnehmer deiner Termine unser und dein berechtigtes Interesse, das passende Meeting zu erkennen und freie Zeiten zu finden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

WhispaWave's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. The use of information received from Google Workspace scopes will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Vorbereitung vor Terminen (Mac-App). Ist der Kalender eingeschaltet und speicherst du Gespräche in der Cloud-Stufe, bereitet WhispaWave dich auf Folgetermine vor: Eine Stunde vor Beginn eines Termins (in den Einstellungen wählbar: 30 Minuten, 1 Stunde, 2 Stunden oder „Nie") schickt die Mac-App automatisch, ohne dass du etwas tun musst, Angaben zu diesem Termin an unseren Server bei Hetzner in Falkenstein (Deutschland): Beginn und Ende, Zeitzone, Titel, die Teilnehmer (Name, E-Mail-Adresse) und technische Kennungen des Termins sowie, welche deiner aufgenommenen Gespräche zur selben Terminserie gehören. Unser Server prüft, ob der Termin ein früheres aufgenommenes Gespräch fortsetzt — über einen vereinbarten Folgetermin, dieselbe Terminserie, dieselben externen Teilnehmer oder ein ähnliches Thema; für den Themenvergleich lässt er aus dem Titel des Termins bei Mistral (EU) einen Vergleichswert berechnen. Passen bis zu drei Gespräche, stellt er daraus ein Paket zusammen: Titel und Tag deines letzten Gesprächs und den Überblick seiner Meeting-Notiz, deren offene Fragen, die offenen Zusagen beider Seiten mit ihren wörtlichen Zitaten aus dem Transkript, einen vereinbarten Folgetermin und bis zu drei passende Stellen aus deinen Transkripten. Dieses Paket schickt er automatisch in einem Aufruf an Mistral (EU), das daraus bis zu fünf kurze Sätze zur Vorbereitung schreibt; gelingt das nicht, zeigt die Karte das Paket ohne diese Sätze. In deinem Konto (Supabase, Frankfurt) speichern wir Beginn und Ende des Termins, einen aus seiner Kennung und seinem Beginn berechneten Schlüssel (nicht die Kennung selbst), die Kennungen der Gespräche, aus denen die Vorbereitung stammt, das Paket und die Sätze — nicht den Titel und nicht die Teilnehmer des Termins. Die Vorbereitung löschen wir 24 Stunden nach dem Ende des Termins (Ziffer 7). Ausschalten kannst du sie in den Einstellungen unter „Meetings" › „Vorbereitung vor Terminen" mit „Nie"; dein Team kann sie für alle ausschalten. Im Privatmodus, bei „Niemals speichern", im Berufsgeheimnis-Modus und wenn deine Gespräche nicht in der Cloud liegen, entsteht keine Vorbereitung. (Rechtsgrundlage: wie beim Gesprächsmodus, Ziffer 3; für die Termin-Angaben dein Kalender-Schalter, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.)

Terminvorschläge aus Zusammenfassungen. Forderst du eine Meeting-Notiz an, prüft das Modell bei Mistral (EU) im selben Aufruf, ob im Gespräch ein Folgetermin vereinbart wurde; einen zusätzlichen KI-Aufruf gibt es dafür nicht. Wurde einer vereinbart, zeigt die App unter der Notiz einen Terminvorschlag: Titel, Beschreibung, Ort, die besprochenen Zeiten mit Zeitzone, das Gegenüber und ein kurzes wörtliches Zitat aus dem Gespräch als Beleg. Diesen Vorschlag speichern wir mit dem Gespräch in deinem Konto (Supabase, Frankfurt), damit er in der App und im Chat derselbe ist. Einen Termin legt die App erst an, wenn du ihn mit „Anlegen" bestätigst — über Apple Kalender auf deinem Mac ohne unseren Server oder über die direkte Google-Verbindung (Absätze „Apple Kalender" und „Termine anlegen"); danach vermerken wir am Vorschlag, wo der Termin angelegt wurde (Kalender, Kennung und Link des Termins). Einen Vorschlag gibt es nur, wenn der Kalender eingeschaltet ist und deine Gespräche in der Cloud liegen; ausschalten kannst du ihn in den Einstellungen unter „Kalender" mit dem Schalter „Terminvorschläge aus Zusammenfassungen", dein Team kann ihn für alle ausschalten. (Rechtsgrundlage: wie beim Gesprächsmodus, Ziffer 3.)

Unterlagen und frühere Gespräche als Kontext. Soweit in deiner App verfügbar, kannst du einem Gespräch unter „Meine Notizen" bis zu fünf Dateien beifügen (Word-Dokumente, PDF, PNG- und JPG-Bilder, je bis zu 20 MB) und bis zu drei frühere Gespräche verknüpfen, zu denen es eine Notiz gibt. Den Text einer Datei liest WhispaWave auf deinem Mac aus, bei Bildern und eingescannten PDF-Seiten mit der Texterkennung deines Macs; die Datei selbst verlässt deinen Mac nicht. Wird das Gespräch gespeichert, legt die App mit ihm auf deinem Mac grundsätzlich verschlüsselt ab (Ziffer 23): den ausgelesenen Text (bis zu 6.000 Zeichen je Datei), Name, Typ und Größe der Datei sowie, welche Gespräche du verknüpft hast. In dein Konto gelangt davon nichts, auch nicht in der Cloud-Stufe, und über Freigabe-Links, Einladungen oder Exporte eines Gesprächs geben wir es nicht weiter. Erstellst du die ganze Notiz eines Gesprächs (nicht beim Überarbeiten einzelner Abschnitte, im Meeting-Chat oder bei Fragen über Gespräche), übermittelt die App den ausgelesenen Text jeder Datei — nicht die Datei und nicht ihren Namen; wir bezeichnen sie nur nach ihrer Reihenfolge („Anhang 1") — und von jedem verknüpften Gespräch Titel, Datum und die fertige Notiz (bis zu 2.400 Zeichen, nie das Transkript) an unseren eigenen Server in der EU. Dieser nimmt Text und Notizen als Zusatz-Kontext in die Anfrage an Mistral (EU) auf (Ziffer 5) und speichert davon nichts. Was daraus in die Notiz einfließt, ist Teil der Notiz. Steht deine Speicher-Einstellung für Gespräche auf „Niemals speichern", kannst du keine früheren Gespräche verknüpfen, und es wird keines übermittelt. Entfernst du eine Datei oder Verknüpfung oder löschst du das Gespräch, ist auch der gespeicherte Kontext weg.

Kurzzeitige technische Zwischenspeicherung. Damit eine laufende Chat-Antwort bei einem Verbindungsabbruch nicht verloren geht, hält unser Vermittlungsserver laufende und gerade fertiggestellte Antworten für bis zu 15 Minuten im Arbeitsspeicher bereit — ausschließlich für dein Konto abrufbar und danach automatisch verworfen; es findet keine dauerhafte Speicherung statt (Ziffer 7).

Feedback zu Chat-Antworten und Meeting-Notizen. Du kannst Antworten des Assistenten mit Daumen hoch/runter bewerten und bei negativer Bewertung eine Kategorie wählen. Soweit in deiner App verfügbar, fragt sie dich außerdem unter einer fertigen Meeting-Notiz „War diese Notiz hilfreich?"; wählst du „Nicht hilfreich", gibst du einen Grund an. Ob du bewertest, entscheidest du selbst. Wir nutzen die Wertungen, um unsere Meeting-Notizen und Chat-Antworten zu verbessern (Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung unseres Produkts, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); du kannst dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO, Kontakt in Ziffer 1).

Jede Wertung speichern wir deinem Konto zugeordnet und mit dem Zeitpunkt in einer eigenen Tabelle unserer Datenbank (Supabase, Frankfurt — Ziffer 5), und zwar ausschließlich:

• die Wertung und bei negativer Bewertung die Kategorie bzw. den Grund;
• bei Chat-Antworten, ob du im Chat eines Gesprächs oder bei Fragen über mehrere Gespräche bewertet hast;
• bei Meeting-Notizen die Vorlage, mit der die Notiz erstellt wurde (bei unseren eingebauten Vorlagen deren Kennung, bei eigenen Vorlagen und Team-Vorlagen nur, ob es eine eigene oder eine Team-Vorlage war), gegebenenfalls Variante und Detailstufe der Vorlage sowie die Plattform deiner App (etwa Mac oder iPhone).

Deine Frage, die Antwort, den Text der Notiz, das Transkript oder sonstige Inhalte speichern wir dabei nie, auch keine Kennung des Gesprächs oder der Notiz. Welche Notiz du wie bewertet hast, merkt sich nur die App auf deinem Gerät, damit du jede Notiz nur einmal bewertest. Diese Signale bleiben in unseren eigenen Systemen und werden niemals an KI-Dienstleister oder für das Training von KI-Modellen weitergegeben (stehende Regel, siehe auch Ziffer 5). Ist eine Wertung 12 Monate alt, löschen wir sie automatisch beim nächsten nächtlichen Lösch-Lauf; löschst du vorher dein Konto, löschen wir sie mit dem Konto (Ziffer 7). Deine Wertungen sind im Datenexport (Ziffer 8) enthalten.

Vorlagen für Meeting-Notizen. Soweit in deiner App verfügbar, kannst du eigene Vorlagen für Meeting-Notizen anlegen und verwalten. In deinem Konto (Supabase, Frankfurt — Ziffer 5) speichern wir dafür je Vorlage Titel, Kontext, Abschnitte, Symbol, Typ, Beschreibung und Beispiel sowie bei jedem Speichern eine Version (bis zu 50 je Vorlage; die älteste entfällt), außerdem deine Lieblingsvorlagen und bis zu fünf Vorlagen, die die App „In allen Gesprächen automatisch erstellen" soll — sie erstellt sie zusammen mit der ersten Notiz eines Gesprächs. Gibst du eine eigene Vorlage für dein Team frei, sehen alle aktiven Team-Mitglieder sie mit Titel, Kontext, Abschnitten, Beschreibung, Beispiel und deinem Profilnamen (nie deiner E-Mail-Adresse) und können sie verwenden und kopieren (Ziffer 18). Löschst du eine Vorlage, verschwindet sie aus deiner Bibliothek; 30 Tage danach löschen wir sie samt ihren Versionen endgültig. Für jede Vorlage, mit der du eine Notiz erstellst, auch für unsere eingebauten, speichern wir in deinem Konto ohne Inhalte, wann du sie zuletzt verwendet hast und wie oft, damit deine Bibliothek „Zuletzt verwendet" auf all deinen Geräten zeigen kann. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Vorlagen mit dem Assistenten erstellen. Soweit in deiner App verfügbar, entwirft dir der Assistent eine Vorlage („Was möchtest du erstellen?"), ändert eine eigene Vorlage nach deiner Anweisung („Was möchtest du ändern?") und schreibt ein Beispiel dazu („Beispiel entwerfen"); nach dem Erstellen einer Vorlage entwirft er das Beispiel von selbst. Dafür übermitteln wir über unseren eigenen Server in der EU an Mistral (EU) (Ziffer 5): deine Beschreibung (bis zu 2.000 Zeichen, mit deinen Antworten auf eine kurze Rückfrage) und, wenn du Beispiel-Dateien angibst, deren Text, den die App auf deinem Mac ausliest (bis zu 12.000 Zeichen je Datei, insgesamt bis zu 60.000), ohne die Dateinamen; beim Ändern deine Anweisung (bis zu 1.000 Zeichen) und die betreffende Vorlage, beim Beispiel die Vorlage. Deine Beschreibung, die Beispiel-Texte und deine Anweisung speichern wir nicht, und die Beispiel-Dateien bleiben auf deinem Mac; gespeichert wird nur das Ergebnis, als deine eigene Vorlage mit einer neuen Version oder als ihr Beispiel. Enthalten deine Beispiel-Dateien Angaben zu anderen Personen, gehen auch diese an Mistral; dort gilt Ziffer 5 (kein Training, keine dauerhafte Speicherung).

Dokumente statt Notizen. Soweit in deiner App verfügbar, kannst du mit einer Vorlage vom Typ „Dokument" aus einem Gespräch statt einer Notiz ein eigenständiges Schriftstück erstellen lassen, etwa einen Brief. Dafür übermitteln wir über unseren eigenen Server in der EU dieselben Angaben an Mistral (EU) wie für eine ganze Meeting-Notiz (Ziffer 5): Transkript, Vorlage, Kontext-Angaben und, soweit vorhanden, die Unterlagen und verknüpften Gespräche aus „Meine Notizen". Dein Name und das Datum füllen dabei Absender- und Datumszeile; deine eigenen Stichpunkte unter „Meine Notizen" gehen als Zusatz-Kontext mit. Das Dokument speichern wir wie eine Notiz mit dem Gespräch, in der Cloud-Stufe also auch in deinem Konto; es zählt wie eine Notiz zu deinem Kontingent.

Formulare ausfüllen. Soweit in deiner App verfügbar, kannst du aus einem leeren Formular eine Vorlage anlegen (PDF- oder Word-Datei, bis 10 MB). Die Felder eines ausfüllbaren PDF- oder Word-Formulars liest die App auf deinem Mac aus. Hat ein PDF keine Formularfelder, etwa weil es gescannt ist, senden wir die ganze Datei (bis 30 Seiten) über unseren eigenen Server in der EU an die Texterkennung von Mistral (EU), die die Felder erkennt (Ziffer 5). Das leere Formular und seine Feldliste speichern wir in deinem Konto (Supabase, Frankfurt); gibst du die Vorlage für dein Team frei, können die Team-Mitglieder das Formular abrufen und verwenden (Ziffer 18). Zum Ausfüllen übermitteln wir die Feldliste und das Transkript des Gesprächs mit den Namen der Sprecher und der Notiz — oder einen Text, den du einfügst — an Mistral (EU); was dort nicht vorkommt, bleibt leer. Das ausgefüllte Formular entsteht auf deinem Mac und bleibt dort, verschlüsselt mit dem Gespräch; zu uns gelangt es nicht. Löschst du die Vorlage, löschen wir das leere Formular und die Feldliste 30 Tage danach endgültig.

Vorlagen-Community. Soweit die Community in deiner App verfügbar ist, kannst du eigene Vorlagen für alle veröffentlichen, die WhispaWave nutzen, und Vorlagen anderer in deine Bibliothek übernehmen (Ziffer 16a der Nutzungsbedingungen). Veröffentlichst du eine Vorlage, speichern wir (Supabase, Frankfurt — Ziffer 5) eine Kopie ihres Inhalts (Typ, Titel, Beschreibung, Kontext, Abschnitte, Beispiel, Symbol), deine Angaben zu Fachgebiet, Kategorie, Land und bis zu fünf Schlagworten und — wenn du das wählst — deinen Profilnamen; sonst erscheint die Vorlage anonym. Deine E-Mail-Adresse zeigen wir nie. Vor dem Veröffentlichen prüft unser Server die Vorlage automatisch nach festen Mustern, ohne KI, auf typische personenbezogene Angaben wie E-Mail-Adressen, Telefon- und Kontonummern, Anschriften, Namen mit Anrede und Geburtsdaten; die Treffer zeigen wir nur dir. Danach prüft eine Person aus unserem Team die Vorlage, bevor sie erscheint. Veröffentlichte Vorlagen sehen alle angemeldeten Nutzer von WhispaWave, auch aus anderen Organisationen: mit Titel, Beschreibung, deinen Angaben, deinem Namen oder „Anonym", der Zahl der Übernahmen und dem Datum, in der Ansicht auch mit Kontext, Abschnitten und Beispiel. Übernimmt jemand deine Vorlage, entsteht in seiner Bibliothek eine eigene Kopie ohne deinen Namen; wir speichern, wer sie wann übernommen hat, und zeigen nur die Zahl. Blendest du eine Vorlage für dich aus, merken wir uns das in deinem Konto. Ziehst du eine Vorlage zurück, verschwindet sie aus der Community; Kopien, die andere schon übernommen haben, bleiben bei ihnen — auch wenn du dein Konto löschst. Zurückgezogene oder abgelehnte Veröffentlichungen löschen wir 30 Tage danach endgültig. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); die Prüfung auf personenbezogene Angaben und die Prüfung durch unser Team stützen wir auf unser berechtigtes Interesse, die Rechte anderer zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Meldungen und Moderation in der Community. Hältst du eine veröffentlichte Vorlage für rechtswidrig oder für einen Verstoß gegen die Regeln der Community, kannst du sie in der App melden. Wir speichern dazu deinen Grund, deine Beschreibung (bis zu 500 Zeichen, freiwillig), deine Erklärung, dass deine Angaben nach bestem Wissen richtig sind, dein Konto und die Zeitpunkte; du kannst bis zu 20 Meldungen in 24 Stunden abgeben. Wer die Vorlage veröffentlicht hat, erfährt nicht, wer sie gemeldet hat. Eine Meldung wegen personenbezogener Daten oder Meldungen von drei verschiedenen Personen blenden die Vorlage automatisch aus, bis unser Team entschieden hat. Über die Entscheidung informieren wir dich in deinen Mitteilungen in der App; wer veröffentlicht hat, erhält bei jeder Einschränkung eine Begründung. Meldungen von Menschen ohne Konto nehmen wir per E-Mail an (Ziffer 17). Entscheidungen halten wir mit der bearbeitenden Person, der Vorlage, der veröffentlichenden Person und der Begründung in einem Protokoll fest. Offene Meldungen bleiben bis zur Entscheidung gespeichert, erledigte 12 Monate; das Protokoll 12 Monate. Löschst du dein Konto, entfernen wir dich und deine Beschreibung sofort aus deinen Meldungen (Grund und Entscheidung bleiben) und deinen Bezug und Namen aus dem Protokoll. Deuten Inhalte auf eine Straftat hin, die das Leben oder die Sicherheit von Menschen bedroht, informieren wir die zuständigen Behörden. Rechtsgrundlage: für Meldungen rechtswidriger Inhalte, Begründungen und Hinweise an Behörden unsere rechtliche Pflicht nach Art. 16 bis 18 der Verordnung (EU) 2022/2065 über digitale Dienste (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), im Übrigen unser berechtigtes Interesse an einer Community, in der die Regeln eingehalten werden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Deine Verantwortung und die Rollenverteilung: Für Gesprächsaufnahmen brauchst du die Einwilligung aller Beteiligten; die heimliche Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist strafbar (§ 201 StGB). Nutzt du den Gesprächsmodus beruflich oder geschäftlich, bist du für die Inhalte deiner Aufnahmen der datenschutzrechtlich Verantwortliche; wir verarbeiten sie — einschließlich der Chat- und Assistenz-Funktionen dieser Ziffer — ausschließlich in deinem Auftrag als Auftragsverarbeiter. Die Bedingungen dieser Auftragsverarbeitung regelt unsere Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung, die mit der Nutzung des Gesprächsmodus gilt.

Nutzt du den Gesprächsmodus rein privat (z. B. für ein privates Gespräch), greift für dich die datenschutzrechtliche Haushaltsausnahme (Art. 2 Abs. 2 lit. c DSGVO) — du bist dann kein „Verantwortlicher" im Sinne der DSGVO. Für die technische Verarbeitung der Aufnahme bleiben in diesem Fall wir verantwortlich: Rechtsgrundlage ist die Bereitstellung der von dir aufgerufenen Funktion (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und — für die Stimmen der anderen Beteiligten — unser berechtigtes Interesse an der Bereitstellung der Funktion mit den beschriebenen Schutzvorkehrungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: keine Audio-Speicherung auf unseren Servern, keine dauerhafte Speicherung beim KI-Dienstleister, Verarbeitung nur auf deinen ausdrücklichen Start hin). Deine Pflicht, alle Beteiligten zu informieren und ihre Einwilligung einzuholen, gilt in beiden Fällen unverändert.

Gespräche in der iPhone-App: Auf dem iPhone nimmt die App Gespräche nur über das Mikrofon auf — also auch die Stimmen anderer, soweit das Mikrofon sie erfasst —, nicht aber direkt den Ton anderer Apps. Speicherung, Synchronisation, Kalender, Meeting-Chat-Assistent und Kontext-Angaben weichen dort von dieser Ziffer ab; die Einzelheiten beschreibt Ziffer 25. Deine Pflicht, alle Beteiligten vor der Aufnahme zu informieren und ihre Einwilligung einzuholen, und die Rollenverteilung dieser Ziffer gelten auf dem iPhone unverändert.

12. Kontextbezug (nur mit Einwilligung)

Standardmäßig ist der Kontextbezug ausgeschaltet. Schaltest du ihn ein, liest die App beim Start eines Diktats den Namen des aktiven Programms und den Text rund um das gerade fokussierte Eingabefeld (bis zu 500 Zeichen — den vollständigen Feldinhalt, nicht nur eine Markierung), damit die KI deinen Diktat-Text passend zum Kontext formulieren kann. Dieser Kontexttext wird zusammen mit deinem Diktat an Mistral (EU) übermittelt. Auf unseren Servern speichern wir ihn nach der Verarbeitung nicht; für die Verarbeitung bei Mistral gilt Ziffer 5 (keine dauerhafte Speicherung).

Schutzvorkehrungen: Passwortfelder werden nie gelesen; eine Sperrliste sensibler Programme (Passwort-Manager, Terminals, Entwicklungsumgebungen) ist fest eingebaut; erkennbare Zugangsdaten und Schlüssel werden vor der Übermittlung automatisch entfernt. Deine Einwilligung und jeden Widerruf protokollieren wir revisionssicher; beides kannst du jederzeit in den Einstellungen ändern.

iPhone-App („Kontext aus dem Textfeld"): Auf dem iPhone liest die App weder das aktive Programm noch fremde Fenster aus. Stattdessen kannst du unter Einstellungen → Daten & Datenschutz „Kontext aus dem Textfeld" einschalten (Voreinstellung: aus). Dann liest die WhispaWave-Tastatur beim Start eines Diktats einmalig bis zu 500 Zeichen des Textes vor dem Cursor aus dem Textfeld, in das du diktierst, und die App schickt diesen Ausschnitt zusammen mit dem Diktat zur Textverbesserung an unsere KI-Dienstleister in der EU (Ziffer 5), damit Namen und Schreibweisen zum bestehenden Text passen. Text hinter dem Cursor, Markierungen und deine Tastenanschläge liest sie dafür nicht; in Passwort-, Code-, Benutzernamen-, Karten-, Internetadress-, E-Mail- und Zahlenfeldern liest sie nichts. Erkennbare Zugangsdaten, IBANs und Kartennummern entfernt die App vor der Übermittlung. Den Ausschnitt speichern wir nicht; zum Diktat merken wir uns nur, ob ein Kontext mitgeschickt wurde. Bevor der Schalter wirkt, zeigt dir die App den Einwilligungstext und bittet dich, ihn auf diesem iPhone zu bestätigen; deine Einwilligung und jeden Widerruf protokollieren wir wie am Mac. Der Schalter gilt für dein Konto, die Bestätigung je iPhone. Im Privatmodus, bei „Niemals speichern", im Berufsgeheimnis-Modus und bei den Übungsdiktaten der Einrichtung bleibt der Kontext aus.

13. Wörterbuch, Textbausteine, Notizen, Stilproben und App-Zuordnungen

In deinem Konto (Supabase, Frankfurt) speichern wir, damit deine Inhalte geräteübergreifend verfügbar sind (Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — die Synchronisation ist Teil der beschriebenen Vertragsleistung):

• dein persönliches Wörterbuch — die Begriffe fließen zusätzlich in die KI-Verarbeitung ein, damit sie richtig erkannt und geschrieben werden; das gilt für das Diktat und — als Kontext-Angabe — für Meeting-Notizen und den Meeting-Chat (Ziffer 11);
• deine Textbausteine — sie werden nicht an KI-Dienste übermittelt; die mitgelieferten Standard-Bausteine enthalten deinen Namen und deine E-Mail-Adresse;
• deine Notizen (Scratchpad) samt Versionsverlauf und Ordnern;
• bis zu fünf Stilproben-Texte und eigene Umform-Anweisungen — sie werden zur Stil-Anpassung an Mistral übermittelt;
• deine Stil-Zuordnungen je Programm (z. B. „in Mail förmlich schreiben") — zusammen mit der Ziel-Programm-Angabe aus Ziffer 10 d) entsteht daraus eine Liste der Programme, in die du diktierst; wir nutzen sie ausschließlich für die Stil-Anpassung und deine Verlaufs-Filter.

Automatisches Wörterbuch-Lernen (bei Konten seit dem 27. August 2026 standardmäßig an, bei älteren Konten nur mit Einwilligung; in den Einstellungen abschaltbar): Nach einem Diktat erkennt die App kurze Zeit, ob du ein Wort im Text korrigierst. Ob das korrigierte Wort ins Wörterbuch gehört, prüfen wir auf unserem Server in der EU; dafür übermitteln wir nur das erkannte und das korrigierte Wort mit etwas Umfeld und speichern es dort nicht. Löschst du ein gelerntes Wort wieder, merken wir uns das in deinem Konto, damit es nicht erneut gelernt wird – in den Einstellungen kannst du das jederzeit aufheben.

Team-Freigaben: Wörterbuch-Einträge und Textbausteine, die du für dein Team freigibst, sind für alle aktiven Team-Mitglieder sichtbar (Ziffer 18).

Gibst du in deinem Profil freiwillig ein Berufsfeld an (z. B. Medizin, Recht, Therapie), speichern wir diese Angabe, um die Textverarbeitung fachlich anzupassen; im Gesprächsmodus wird sie als Kontext-Angabe für Meeting-Notizen und Chat-Antworten mitgesendet (Ziffer 11). Du kannst sie jederzeit entfernen.

Mac-App — dein Name und deine E-Mail-Adresse im Wörterbuch: Nach deiner Anmeldung trägt die Mac-App deinen Vor- und Nachnamen und deine E-Mail-Adresse aus deinem Konto einmal als Begriffe in dein Wörterbuch ein, damit sie in deinen Diktaten richtig geschrieben werden; wie alle Begriffe liegen sie dann in deinem Konto, stehen auf all deinen Geräten zur Verfügung und werden bei der Verarbeitung deiner Diktate mitverwendet (Ziffer 10). Änderst du deinen Namen in deinem Konto, trägt die App den neuen Namen ebenso ein. Löschst du einen dieser Begriffe, trägt die App ihn nicht erneut ein — auf keinem deiner Geräte. Einen eigenen Schalter gibt es dafür nicht; solange dein Konto keine Diktate speichert (Privatmodus oder „Niemals speichern"), trägt die App nichts ein, und eine private Weiterleitungs-Adresse von Apple nimmt sie nie auf. Außerdem schreibt die Mac-App deinen Namen in Grußformeln deiner eigenen Texte in der Schreibweise deines Kontos — diesen Schritt erledigt sie auf deinem Mac.

iPhone-App: Notizen, Wörterbuch und Textbausteine synchronisiert auch die iPhone-App mit deinem Konto. Beim ersten Öffnen des Wörterbuchs fügt die iPhone-App deinen Vor- und Nachnamen und deine E-Mail-Adresse aus deinem Konto als Begriffe hinzu, damit sie in deinen Diktaten richtig geschrieben werden; wie alle Begriffe stehen sie dann auf all deinen Geräten zur Verfügung und werden bei der Verarbeitung deiner Diktate mitverwendet (Ziffern 10 und 25). Löschst du sie, fügt die App sie nicht erneut hinzu. Das unterbleibt, solange dein Konto keine Diktate speichert (Privatmodus oder „Niemals speichern"), und für eine private Weiterleitungs-Adresse von Apple. In deinem Konto liegen außerdem der Privatmodus, deine Standard- und Lieblingsvorlagen für Gesprächsnotizen sowie die bei der Einrichtung übernommenen Sprachen und Antworten (Ziffer 25). Stil, Kategorie, Aufbereitungsstufe, Übersetzungsziel, deine Lieblingssprachen und die übrigen Einstellungen der App und der Tastatur speichert die iPhone-App dagegen nur auf dem iPhone; Stil-Zuordnungen je Programm und eine Liste der Programme, in die du diktierst, entstehen dort nicht. Automatisch gelernte Wörterbuch-Einträge zeigt die iPhone-App an. Mit ihrer eigenen Funktion „Wörter aus Korrekturen lernen" lernt sie aus Wörtern, die du nach einem Diktat mit der WhispaWave-Tastatur korrigierst. Sie läuft nur mit deiner Einwilligung, die für dein Konto gilt, also auch, wenn du sie in der Mac-App erteilt hast, und nie im Privatmodus, bei „Niemals speichern" oder im Berufsgeheimnis-Modus; was sie dafür übermittelt, beschreibt Ziffer 25.

14. Nutzungsstatistiken und Kontingente

Zur Durchsetzung der Plan-Kontingente erfassen wir serverseitig die Anzahl deiner diktierten Wörter und die Diktierdauer — als tägliche und monatliche Zusammenfassung und für das Free-Kontingent als zwei getrennte Wochen-Zähler (2.000 Wörter am Computer, 1.000 Wörter auf dem iPhone): Mit deinem ersten gezählten Diktat beginnt ein fester Wochenzeitraum von 7 Tagen für beide Zähler, danach jeweils der nächste; den Beginn dieses Zeitraums speichern wir in deinem Konto. Damit wir jedes Diktat dem richtigen Zähler zuordnen, speichern wir zu jedem gespeicherten Diktat die Plattform, von der es kam (etwa „mac" oder „ios"), und bei Diktaten im Privatmodus und bei „Niemals speichern" neben der Wortanzahl, wie viele dieser Wörter du auf dem iPhone diktiert hast. Die Plattform-Angabe löschen wir zusammen mit dem Diktat (Ziffer 7); Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchsetzung des vereinbarten Free-Kontingents). Diese Zahlen entstehen auch im Privatmodus und bei „Niemals speichern" — gespeichert werden dann ausschließlich Zahlenwerte, niemals Text (zur kurzzeitigen Text-Verarbeitung siehe Ziffer 10 c). Das Löschen von Diktaten verringert die Zähler nicht (sonst ließe sich das Kontingent durch Löschen umgehen).

Für den Gesprächsmodus erfassen wir zusätzlich die monatlich genutzten Gesprächs-Stunden und die Anzahl der erstellten Meeting-Notizen je Konto — ebenfalls ausschließlich als Zahlenwerte ohne Inhalte —, um die monatlichen Plan-Kontingente durchzusetzen. Die geltenden Kontingent-Werte je Plan veröffentlichen wir auf unserer Fair-Use-Seite.

7-Tage-Challenge „100 Wörter am Tag": Startest du einen persönlichen kostenlosen Test-Zeitraum für Pro, ohne Zahlungsdaten anzugeben, nimmst du an der Challenge teil. Für jeden Tag in Folge, an dem du in der ersten Woche deines Test-Zeitraums mindestens 100 Wörter außerhalb von WhispaWave diktierst (derzeit mit der iPhone-App), verlängern wir deinen Test-Zeitraum um einen Tag, höchstens um sieben Tage. Dafür zählen wir je Kalendertag und Geräteklasse (Telefon oder Computer), wie viele Wörter du insgesamt und wie viele davon außerhalb von WhispaWave diktiert hast; am Ende des Test-Zeitraums zeigen wir dir deine Nutzung. Zu jedem Diktat während des Test-Zeitraums merken wir uns dafür nur, ob es außerhalb von WhispaWave entstand und wann du es diktiert hast, keinen App-Namen und keinen Text. Diese beiden Angaben löschen wir, sobald die Challenge endet, spätestens mit dem Ende deines Test-Zeitraums. Damit kein Diktat doppelt zählt, vermerken wir zu jedem gezählten Diktat seine Kennung, seinen Tag und seine Wortanzahl; damit die Tage nach deiner Ortszeit zählen, speichern wir beim Start deines Test-Zeitraums die Zeitzone deines Geräts. Die Tageszahlen, diese Vermerke, die Zeitzone und die Angaben, welche Tage gezählt, gutgeschrieben oder dir angezeigt wurden, löschen wir 90 Tage nach dem Ende der Challenge. Dass du teilgenommen hast und wie viele Tage dir die Challenge brachte, bleibt in deinem Konto, bis du es löschst, damit jedes Konto nur einmal teilnimmt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Test-Zeitraums und seiner Verlängerung).

Für jede Cloud-KI-Anfrage protokollieren wir inhaltsfreie technische Werte (Zeitpunkt, Funktion, Modell, Text-/Audio-Menge, Antwortzeit) sowie eine zufällige Installations-Kennung deiner App. Diese Kennung ist eine bei der Installation erzeugte Zufallsnummer — kein Hardware-Fingerabdruck. In unserem Geräte-Verzeichnis speichern wir sie zusammen mit dem Gerätemodell (etwa „Mac14,10"), der Betriebssystem- und App-Version und dem Zeitpunkt der letzten Nutzung, um den Dienst zu betreiben, Support zu leisten und auszuwerten, auf welchen Plattformen WhispaWave genutzt wird (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); Seriennummer oder Hardware-Kennung deines Geräts übermittelt die App nicht. Einzelprotokolle fassen wir nach 12 Monaten zu Monatswerten zusammen.

Kein Tracking in der App, auf der Website nur cookielose Reichweitenmessung und Werbe-Messung mit Einwilligung: Die WhispaWave-App enthält keine Analytics-, Werbe- oder Tracking-Dienste; es gibt keine Klickpfad-Auswertung und keine Öffnungs- oder Klick-Messung in unseren E-Mails. Auf der Website zählen wir Seitenaufrufe mit Plausible Analytics — ohne Cookies, ohne dauerhafte Kennung und ohne Nutzerprofile (Ziffer 22); die Website misst keine Ladezeiten. Ob unsere Werbeanzeigen bei Meta zu Besuchen und Anmeldungen führen, messen wir ausschließlich, wenn du im Cookie-Banner zustimmst; vorher lädt der Meta-Pixel nicht (Einzelheiten: Ziffer 22).

iPhone-App: Auch die iPhone-App und die WhispaWave-Tastatur enthalten keine Analyse-, Werbe-, Tracking- oder Absturzanalyse-Dienste; sie nutzen keine Werbe-Kennung und verfolgen dich nicht über Apps und Websites anderer Anbieter, deshalb fragt die App auch nicht nach einer Tracking-Erlaubnis. Bei KI-Anfragen übermittelt die iPhone-App zusätzlich zu den oben genannten Werten die Plattform („iOS") und ihre Versionsnummer; die Plattform protokollieren wir mit, und in deinem Profil halten wir einmalig fest, von welcher Plattform aus du unseren KI-Vermittlungsserver zuerst genutzt hast. Beim Start fragt die App, auch vor der Anmeldung, bei unserem Server ab, welche Funktionen freigeschaltet sind, und übermittelt dafür die Installations-Kennung und die App-Version. Sobald die App dein Konto lädt, trägt sie deine Installation in das oben beschriebene Geräte-Verzeichnis ein (mit dem Gerätemodell, etwa „iPhone17,3").

15. Missbrauchserkennung (automatisierte Schutzmaßnahmen)

Zum Schutz vor Konto-Weitergabe, automatisierter Massen-Nutzung und Betrug prüfen wir die Nutzung jedes Kontos automatisiert. Damit du genau weißt, was da passiert, legen wir die Funktionsweise offen:

So funktioniert die Prüfung (die Logik): Aus sechs rein technischen Signalen — der Zahl gleichzeitig genutzter Installationen, der Anfrage-Frequenz, den Diktat-Audio-Minuten und den Gesprächs-Audio-Minuten pro Tag (bei Gesprächen mit Schwellen je nach Plan), der wiederholten Verarbeitung derselben Aufnahme und der Nutzung derselben Installation durch andere Konten in den letzten 30 Tagen (Ziffer 14) — berechnen wir automatisiert alle 15 Minuten einen internen Risikowert je Konto (ein sogenanntes Profiling im Sinne des Art. 4 Nr. 4 DSGVO). Deine Inhalte fließen niemals ein — weder Diktat-Texte noch Transkripte, Meeting-Notizen oder Chat-Nachrichten.

Tragweite und mögliche Folgen: Ab bestimmten Schwellen greifen automatisch gestufte Maßnahmen: leichte Verzögerung von Anfragen → vorübergehend reduzierte Kontingente → vorübergehende Pause der KI-Funktionen, die automatisch endet → Sperrung der KI-Funktionen mit Verweis an den Support. Der Risikowert baut sich von selbst wieder ab, wenn das auffällige Verhalten endet.

Rechtsgrundlage: Die automatisierte Entscheidung ist für die Durchführung unseres Vertrags mit dir erforderlich (Art. 22 Abs. 2 lit. a DSGVO), weil wir den Dienst nur bei vertragsgemäßer Nutzung für alle bereitstellen können; die zugrunde liegende Verarbeitung der technischen Signale stützen wir zusätzlich auf unser berechtigtes Interesse am Schutz des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Deine Rechte bei jeder automatisierten Schutzmaßnahme (Art. 22 Abs. 3 DSGVO): Du hast das Recht, eine Überprüfung durch einen Menschen zu verlangen, deinen eigenen Standpunkt darzulegen und die Entscheidung anzufechten. Wende dich dafür an privacy@whispawave.de oder support@whispawave.de — wir prüfen deinen Fall individuell und heben die Maßnahme auf, wenn sie unberechtigt war.

16. Zahlungsabwicklung

Zahlungen laufen ausschließlich über Stripe. Wir erhalten keine Kreditkarten- oder Kontodaten, sondern nur Bestätigungen und den Abo-Status. Im Bestellvorgang erhebt Stripe deine Rechnungsadresse und — bei Unternehmen — die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer; letztere prüfen wir automatisiert über das EU-System VIES. Bei einer Kontolöschung werden deine Daten beim Zahlungsdienstleister pseudonymisiert; Rechnungen bleiben aus gesetzlichen Gründen aufbewahrt (Ziffer 7). Damit Bezahlseiten, Rechnungen und Belege in deiner Sprache erscheinen, übergeben wir Stripe die Sprache deiner App als bevorzugte Sprache deines Kunden-Datensatzes (Ziffer 9).

Käufe in der iPhone-App: In der iPhone-App kaufst du Abos über den App Store von Apple; Stripe ist daran nicht beteiligt. Bestellung, Zahlung, Rechnung, Kündigung und Erstattung wickelt Apple in eigener Verantwortung ab (Ziffer 5; AGB Ziffer 23); deine Zahlungsdaten erhalten wir nicht. Beim Kauf übergibt die App die Kennung deines WhispaWave-Kontos an Apple, damit der Kauf deinem Konto zugeordnet werden kann. Nach einem Kauf, beim Wiederherstellen von Käufen und wenn die App offene oder geänderte Käufe vorfindet, schickt sie den von Apple signierten Kaufbeleg an unseren Server, der ihn prüft und dein Abo freischaltet; außerdem sendet uns Apple Mitteilungen zu deinem Abo (etwa zu Verlängerung, Kündigung oder Erstattung). Wir speichern daraus Transaktions- und Produkt-Kennungen, Abo-Status, Laufzeit und das Ergebnis der Prüfung, aber weder Preise noch das Land deines App-Store-Kontos (Speicherdauer: Ziffer 7). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

17. E-Mail-Kommunikation und Newsletter

Wir unterscheiden vier Arten von E-Mails:

1. Vertrags-E-Mails (z. B. Kaufbestätigung, Zahlungsprobleme, Änderungen an Preisen oder AGB, Löschbestätigungen, Eingangsbestätigungen deiner Online-Kündigung — Ziffer 22) und
2. Sicherheits-E-Mails (z. B. Anmelde-Warnungen, Änderungs-Bestätigungen) — beide sind für die Vertragsdurchführung erforderlich und nicht abbestellbar;
3. Team-Benachrichtigungen (z. B. „Neues Mitglied im Team") — standardmäßig aktiv, jederzeit abbestellbar (Abmelde-Link in jeder E-Mail und Schalter in den Einstellungen);
4. Newsletter — nur mit deiner Einwilligung (standardmäßig aus). Nach der Anmeldung — in der App oder über die Website (Ziffer 22) — erhältst du eine Bestätigungs-E-Mail; erst nach deinem Klick auf den Bestätigungs-Link versenden wir Newsletter an dich (Double-Opt-in). Jeder Newsletter enthält einen Abmelde-Link (Ein-Klick-Abmeldung). Deine Einwilligung, die Bestätigung und jeden Widerruf protokollieren wir. Die Abonnenten-Liste wird bei unserem Versanddienstleister geführt (Ziffer 5).

Bestandskunden mit aktivem Bezahl-Abo können wir im gesetzlich zugelassenen Rahmen (§ 7 Abs. 3 UWG) Informationen zu ähnlichen eigenen Leistungen senden; dem kannst du jederzeit widersprechen — ein Newsletter-Widerruf wirkt automatisch auch als dieser Widerspruch. Öffnungs- oder Klick-Messung setzen wir nicht ein. Versanddienstleister ist Resend (Ziffer 5).

18. Team-Funktionen

Wenn du ein Team erstellst oder einem beitrittst:

• Alle Team-Mitglieder sehen gegenseitig Name, Profilbild und E-Mail-Adresse.
• Der Team-Inhaber sieht zusätzlich Beitrittsanfragen (E-Mail, Name, Nachricht) und die Abrechnungsdaten des Teams.
• Bei Einladungen speichern wir die E-Mail-Adresse der eingeladenen Person — auch, wenn sie noch kein Konto hat — um die Einladung zuzustellen und ihre Annahme zu prüfen. In der Einladungs-E-Mail informieren wir die eingeladene Person darüber, von wem wir ihre Adresse erhalten haben, wofür wir sie verwenden und welche Rechte ihr zustehen (Art. 14 DSGVO).
• Aktiviert der Inhaber den automatischen Beitritt über die Firmen-Domain, werden neue Nutzer mit passender Firmen-E-Mail-Adresse bei der Registrierung automatisch Mitglied; darüber informieren wir im Beitritts-Kontext.
• Team-Aktionen (Einladungen, Beitritte, Entfernungen) protokollieren wir in einem Team-Verlauf zur Nachvollziehbarkeit für den Inhaber.
• Für das Team freigegebene Wörterbuch-Einträge und Textbausteine sind für alle Mitglieder sichtbar — gib nur frei, was das Team sehen darf. Das Gleiche gilt für weitere Inhalte, die du künftig für dein Team freigibst (z. B. eigene Vorlagen und Chat-Abläufe des Gesprächsmodus, sobald diese Funktion aktiv ist).

19. Empfehlungsprogramm

Beim Aufruf eines Empfehlungs-Links fragen wir dich auf der Empfehlungs-Seite zuerst, ob wir dir die Empfehlung zuordnen dürfen — und zwar nur dort, wo das Zuordnungs-Cookie überhaupt genutzt werden kann (im Browser deines Mac); auf anderen Geräten zeigen wir dir den Empfehlungscode direkt an, ohne etwas zu speichern. Erst wenn du „Ja" wählst, setzen wir das Zuordnungs-Cookie (Laufzeit 30 Tage, nur für unsere Website), damit die Empfehlung der werbenden Person zugeordnet werden kann; auf der Empfehlungs-Seite kannst du die Zuordnung jederzeit wieder aufheben. Wählst du „Nein", setzen wir stattdessen einen ebenfalls 30 Tage gültigen Ablehnungs-Merker, der dein Nein samt dem betroffenen Empfehlungscode festhält, und löschen eine zuvor für denselben Code gesetzte Zuordnung wieder; deinen Code zeigen wir dir weiterhin an. Beide Entscheidungen gelten code-gebunden — bei einem Empfehlungslink mit einem anderen Code fragen wir erneut. Die Speicherung deiner Entscheidung selbst ist technisch notwendig und benötigt keine gesonderte Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Deine Entscheidung protokollieren wir zusätzlich serverseitig mit Empfehlungscode, Entscheidung und Zeitpunkt — ohne deine IP-Adresse und ohne Bezug zu deinem Konto. Das macht das Protokoll nicht auf deine Person zurückführbar, wohl aber über den Empfehlungscode der werbenden Person zuordenbar und damit ein personenbezogenes Datum von ihr; wir löschen diese Protokoll-Zeilen automatisch nach 24 Monaten. Einladungen versendest du ausschließlich selbst über dein eigenes E-Mail-Programm — wir speichern und kontaktieren die eingeladenen Adressen nicht. Zur Missbrauchsprüfung des Programms werten wir die technischen Nutzungswerte aus Ziffer 14 aus (z. B. ob eine geworbene Person echte Diktate ausführt). Widerruft eine geworbene Person ihren Kauf fristgerecht, wird eine bereits gewährte Prämie bei der werbenden Person zurückgebucht — darüber informieren wir sie per E-Mail.

Namen und Adressen im Empfehlungsprogramm: Registriert sich jemand mit deinem Empfehlungscode, siehst du in der App die E-Mail-Adresse seines Kontos, den Stand der Empfehlung und das Datum; über den Fortschritt und über Prämien informieren wir dich mit seinem Vornamen. Umgekehrt zeigen wir deinen Vornamen jeder Person, die deinen Empfehlungslink oder -code aufruft — auf der Empfehlungs-Seite unserer Website und in der App —, und nennen ihn der geworbenen Person in der Begrüßung; ältere Empfehlungscodes enthalten deinen Vornamen selbst. Wie lange wir Empfehlungs-Datensätze aufbewahren, steht in Ziffer 7.

Empfehlungen in der iPhone-App: In der iPhone-App teilst du deinen Empfehlungslink über das Teilen-Menü von iOS mit Apps deiner Wahl oder kopierst ihn; wir versenden dabei nichts. Einen Empfehlungscode nimmt die iPhone-App nicht entgegen und speichert ihn nicht. Hast du ein Abo über den App Store, können wir dir eine Prämie dort nicht gutschreiben; sie bleibt in deinem Konto vermerkt.

20. Support und Kontakt

Support-, Feedback- und Melde-Anfragen aus der App übermitteln wir mit deiner Konto-E-Mail-Adresse an unser Support-Postfach; du erhältst eine Bestätigungs-E-Mail. Anhänge (z. B. Bildschirmfotos) speichern wir 90 Tage in einem zugriffsgeschützten Speicher. Original-Audio eines fehlerhaften Diktats überträgst du nur, wenn du es beim Absenden ausdrücklich auswählst (standardmäßig aus; 90 Tage Speicherung). Ein freiwillig beigefügtes Diagnose-Protokoll kann technische Ereignisse, deine Konto-E-Mail und kurze Textausschnitte jüngster Diktate enthalten — sende es nur mit, wenn das für dich in Ordnung ist; enthält dein Diktat Daten Dritter (z. B. Patienten- oder Mandatsdaten), prüfe das besonders sorgfältig. Antworten auf unsere E-Mails verarbeitet unser Versanddienstleister (Ziffer 5).

iPhone-App: In der iPhone-App erreichst du den Support über „Support kontaktieren"; die App öffnet dann eine E-Mail an unsere Support-Adresse, in der sie App- und iOS-Version und dein Gerätemodell schon einträgt. Ein gespeichertes Diktat kannst du im Verlauf der App außerdem über „Melden" an uns melden: Die App übermittelt dann die Kennung des Diktats, deine Nachricht, App- und iOS-Version sowie die Sprach- und Regionseinstellung deines iPhones; den erkannten und den verbesserten Text des Diktats liest unser Server dazu aus deinem Konto, und wir behandeln die Meldung wie oben beschrieben. Den Stand deiner Meldung und unsere Antwort zeigt dir die App beim Diktat. Soweit in deiner App verfügbar, fragt sie dich außerdem „Gefällt dir WhispaWave?": „Bewerten" öffnet Apples eigene Bewertungsabfrage; schreibst du uns mit „Feedback geben" eine Nachricht, übermittelt die App sie mit App- und iOS-Version und der Sprach- und Regionseinstellung deines iPhones, und wir behandeln sie wie oben beschrieben. Wann sie gefragt hat und wie du geantwortet hast, merkt sich die App auf dem iPhone. Anhänge, Original-Audio oder Diagnose-Protokolle überträgt die iPhone-App nicht an uns; was du deiner E-Mail selbst beifügst, entscheidest du.

21. App-Updates, Absturzberichte und Fehleranalyse

Die App prüft regelmäßig auf Updates gegen unseren europäischen Update-Server (Hetzner/bunny.net). Übertragen werden dabei nur technisch notwendige Angaben (App-Version, Update-Anfrage); eine System-Profil-Übermittlung ist deaktiviert. Updates sind kryptografisch signiert.

Absturzberichte (nur mit deiner Einwilligung, standardmäßig aus). Schaltest du Absturzberichte ein, sendet die App nach einem Absturz einen technischen Fehlerbericht an unseren eigenen Fehleranalyse-Server — er läuft auf unserer eigenen Infrastruktur bei Hetzner in Deutschland; ein externer Analyse-Dienstleister ist nicht beteiligt. Vor dem Versand entfernt die App persönliche Angaben wie Benutzernamen und private Datei-Pfade; eine Nutzerkennung wird nicht übermittelt. Du kannst die Einwilligung jederzeit in den Einstellungen widerrufen.

Server-Fehlerprotokolle. Zur Stabilität und Sicherheit unseres KI-Vermittlungsservers erfassen wir dort auftretende technische Fehler auf demselben eigenen Fehleranalyse-Server (Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an IT-Sicherheit und Fehlerbehebung, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Protokolle sind auf technische Angaben beschränkt; Diktat- und Gesprächsinhalte gehören nicht hinein.

iPhone-App: Updates der iPhone-App erhältst du über den App Store; unser Update-Server ist daran nicht beteiligt. Die iPhone-App enthält keine eigene Funktion für Absturzberichte und sendet keine Fehlerberichte an uns. Hast du in den iOS-Einstellungen zugestimmt, Analysedaten mit App-Entwicklern zu teilen, stellt Apple uns Absturzberichte und zusammengefasste Nutzungsstatistiken zur App bereit; diese Freigabe steuerst du in iOS. Nimmst du über Apples TestFlight an einem Test der iPhone-App teil, erhalten wir von Apple die Rückmeldungen, Bildschirmfotos und Absturzberichte, die du dabei sendest, sowie die Angaben, die Apple uns über Testerinnen und Tester zur Verfügung stellt.

22. Website, Formulare, Server-Protokolle und Cookies

Hosting und Server-Protokolle. Unsere Website wird bei Vercel gehostet; die Auslieferung erfolgt über die EU-Region Frankfurt. Beim Aufruf fallen technisch notwendige Zugriffsdaten an (IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Seite) — Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Bild-Dateien in unseren E-Mails (zum Beispiel kleine Symbole) werden beim Öffnen von unserem eigenen europäischen Server bei Hetzner in Deutschland geladen (Ziffer 5) — nicht von Vercel; dabei fällt dort deine IP-Adresse an, eine personenbezogene Öffnungs-Messung führen wir nicht durch. Schriftarten werden mit der Website selbst ausgeliefert; zur Laufzeit werden keine Schriftarten von Dritt-Servern (etwa Google) geladen.

Kontaktformular. Nutzt du unser Kontaktformular, verarbeiten wir deine Angaben (E-Mail-Adresse, Nachricht, ggf. Name), um deine Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO). Der Versand läuft über unseren E-Mail-Dienstleister (Ziffer 5) in unser Kontakt-Postfach. Die Speicherdauer regelt die Tabelle in Ziffer 7 (Zeile „Kontaktformular-Anfragen").

Download-Link per E-Mail. Öffnest du die Download-Seite auf einem Gerät ohne macOS, kannst du dir den Download-Link an deine E-Mail-Adresse schicken lassen. Die Adresse verwenden wir ausschließlich für den einmaligen Versand dieser Mail über unseren Auftragsverarbeiter Resend (Ziffer 5) und speichern sie darüber hinaus nicht; es findet keine Anmeldung zu einem Newsletter statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung deiner Anfrage). Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir Anfragen pro Adresse und IP-Adresse (nur als Hash, siehe Ziffer 4).

Bewerbungen. Bewirbst du dich über unsere Karriere-Seite, verarbeiten wir deine Bewerbungsdaten (Name, E-Mail-Adresse, Nachricht bzw. Unterlagen) ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens (§ 26 Abs. 1 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Übermittlung läuft über unseren E-Mail-Dienstleister (Ziffer 5) in unser Bewerbungs-Postfach. Nach Abschluss des Verfahrens löschen wir deine Bewerbung spätestens sechs Monate nach der Abschluss-Mitteilung; eine längere Aufbewahrung — etwa für künftige Stellen — erfolgt nur mit deiner gesonderten Einwilligung.

Newsletter-Anmeldung über die Website. Für die Newsletter-Anmeldung über die Website gilt das Double-Opt-in-Verfahren aus Ziffer 17: Erst nach deinem Klick auf den Bestätigungs-Link versenden wir Newsletter. Bis zur Bestätigung führen wir deine Adresse als unbestätigten Eintrag; schließt du die Bestätigung nicht ab, löschen wir den Eintrag (Frist: Tabelle in Ziffer 7). Die Abonnenten-Liste liegt bei unserem E-Mail-Dienstleister (Ziffer 5).

Online-Kündigung (§ 312k BGB). Über die Kündigungs-Seite unserer Website kannst du laufende Verträge ohne Anmeldung kündigen. Dazu verarbeiten wir die von dir eingegebenen Angaben (Name, Konto-E-Mail-Adresse, betroffener Vertrag, Art der Kündigung und — nur bei außerordentlicher Kündigung — der Grund, gewünschter Beendigungszeitpunkt), um deine Kündigung zu bearbeiten und dir den Zugang unverzüglich elektronisch mit Datum und Uhrzeit zu bestätigen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO i. V. m. § 312k BGB). Die Eingangsbestätigung erhältst du auf dem Bildschirm und per E-Mail; der Versand läuft über unseren E-Mail-Dienstleister (Ziffer 5). Kündigungserklärung und Eingangsbestätigung bewahren wir als Vertragsunterlage auf (Frist: Tabelle in Ziffer 7).

Konto-Löschung ohne Anmeldung. Über die Seite „Konto löschen" unserer Website kannst du die Löschung deines Kontos auch ohne Anmeldung beantragen. Gehört die eingegebene E-Mail-Adresse zu einem Konto, speichern wir deinen Antrag (E-Mail-Adresse, Zeitpunkt, Ergebnis) und schicken dir einen Bestätigungs-Link, der 24 Stunden gilt. Erst nach deinem Klick leiten wir die Löschung ein — wie in der App mit 30 Tagen Rücknahme-Fenster (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. Art. 17 DSGVO). Den Antrag bewahren wir als empfangenen Geschäftsbrief auf, auch wenn du ihn nicht bestätigst (Frist: Tabelle in Ziffer 7).

Überlastungsschutz der Formulare. Um automatisierten Missbrauch unserer Formulare zu verhindern, zählen wir Anfragen pro Absender in kurzen Zeitfenstern. Die Frequenz-Begrenzung läuft über unsere eigene EU-Datenbank (Frankfurt, Ziffer 5); gespeichert werden nur pseudonymisierte Prüfwerte (Hash-Werte) — gebildet aus deiner IP-Adresse (bei IPv6 nur aus dem Netz-Anteil) und, nur bei der Newsletter-Anmeldung, aus einer normalisierten Form deiner E-Mail-Adresse —, keine Klartext-IP-Adresse und keine Klartext-E-Mail-Adresse. Die Zähler verfallen automatisch nach kurzer Zeit (Sekunden bis maximal 24 Stunden) und werden spätestens am Folgetag automatisch gelöscht; eine Auswertung zu anderen Zwecken findet nicht statt. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an der Missbrauchsabwehr (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Reichweitenmessung (Plausible Analytics). Um zu verstehen, welche Seiten unserer Website besucht werden und woher Besucher kommen, nutzen wir Plausible Analytics der Plausible Insights OÜ (Tartu, Estland). Plausible arbeitet ohne Cookies, ohne Zugriff auf den Speicher deines Browsers und ohne dauerhafte Kennung; deshalb fragen wir dafür keine Einwilligung im Cookie-Banner ab (§ 25 TDDDG greift nicht). Erfasst werden je Seitenaufruf: aufgerufene Seite, Herkunftsseite (Referrer), Browser- und Betriebssystem-Familie, Gerätetyp und die ungefähre Herkunft (Land, Region, Stadt), außerdem Klicks auf externe Links und Datei-Downloads (etwa die App-Installationsdatei). Deine IP-Adresse und deine vollständige Browser-Kennung werden nicht gespeichert; um wiederkehrende Aufrufe innerhalb eines Tages zu erkennen, bildet Plausible daraus einen Prüfwert mit einem täglich wechselnden Zufallsschlüssel, der nach 24 Stunden verworfen wird. Die Verarbeitung findet auf Servern in Deutschland (Falkenstein) statt und verlässt die EU nicht; Plausible ist unser Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Script und Messdaten laufen über unsere eigene Domain. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an der Auswertung und Verbesserung unserer Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Du kannst der Messung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO, Kontakt in Ziffer 1); bei uns bleiben nur zusammengefasste Statistiken ohne Personenbezug.

Cookies. Wir setzen auf der Website die folgenden Cookies ein; die Cookies der Werbe-Messung nur nach deiner Einwilligung im Cookie-Banner:

Analyse-Cookies setzen wir nicht ein; die Reichweitenmessung mit Plausible kommt ohne Cookies aus (siehe oben). Für das Zuordnungs-Cookie holen wir deine Einwilligung direkt beim Aufruf des Empfehlungs-Links ein (Ziffer 19). Für die Werbe-Messung fragt dich ein Cookie-Banner beim ersten Besuch; solange du nicht zustimmst, lädt kein Werbe-Skript und es wird kein Werbe-Cookie gesetzt.

Cookie-Banner und Nachweis. Der Banner bietet dir „Alle akzeptieren" und „Nur notwendige" gleichwertig an; unter „Einstellungen" kannst du die Kategorie „Werbe-Messung" einzeln wählen. Deine Entscheidung speichern wir im Cookie ww_consent (182 Tage) und als Nachweis auf unserem Server: eine zufällige Kennung des Banners, die gewählten Kategorien, die Fassung der Abfrage und den Zeitpunkt, ohne IP-Adresse und ohne Bezug zu deinem Nutzerkonto (Art. 7 Abs. 1 DSGVO; Speicherdauer: Tabelle in Ziffer 7). Du kannst deine Entscheidung jederzeit über „Cookie-Einstellungen" im Fußbereich der Website ändern oder widerrufen; beim Widerruf löschen wir die Werbe-Cookies und stoppen die Übermittlung an Meta. Ändern wir die Kategorien oder Texte des Banners, fragen wir dich erneut.

Werbe-Messung mit dem Meta-Pixel (nur nach Einwilligung). Anbieter ist Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland („Meta"). Stimmst du zu, lädt unsere Website das Meta-Pixel-Skript von Metas Servern. Meta erhält dann beim Besuch unserer Seiten: deine IP-Adresse, Browser- und Geräteangaben, die aufgerufene Seite und die verweisende Seite, den Zeitpunkt, Ereignisse wie den Seitenaufruf oder eine abgeschlossene Newsletter-Anmeldung sowie die pseudonymen Cookie-Kennungen _fbp und, wenn du über eine Meta-Anzeige gekommen bist, _fbc mit der Klick-Kennung dieser Anzeige. Wir übermitteln keine E-Mail-Adressen, Namen oder sonstigen Kontaktdaten an Meta und nutzen keinen erweiterten Abgleich (Advanced Matching). Zwecke: messen, ob und welche unserer Anzeigen bei Facebook und Instagram zu Besuchen und Anmeldungen führen; die Ausspielung unserer Anzeigen verbessern; Besucher unserer Website mit unseren Anzeigen erneut ansprechen. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), die du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kannst.

Serverseitige Übermittlung (Conversions API). Dieselben Ereignisse senden wir zusätzlich von unserem Server an Meta, damit die Messung auch dann vollständig ist, wenn dein Browser Anfragen an Meta blockiert. Übermittelt werden dabei dieselben Angaben wie über den Pixel: IP-Adresse, Browserkennung, aufgerufene Seite, Ereignis und Zeitpunkt sowie die Cookie-Kennungen _fbp und _fbc, ergänzt um eine zufällige Ereignis-Kennung, mit der Meta doppelt gemeldete Ereignisse zusammenführt. Auch diese Übermittlung erfolgt ausschließlich, solange deine Einwilligung vorliegt; unser Server prüft sie vor jedem Versand anhand deiner gespeicherten Entscheidung. E-Mail-Adressen oder andere Kontaktdaten übermitteln wir auch auf diesem Weg nicht.

Für die Erhebung dieser Daten auf unserer Website und ihre Übermittlung an Meta sind wir mit Meta gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Grundlage ist Metas Zusatz für Verantwortliche (Controller Addendum, facebook.com/legal/controller_addendum). Danach informiert Meta über die gemeinsame Verarbeitung und ermöglicht deine Betroffenenrechte (Art. 15 bis 20 DSGVO) für die bei Meta gespeicherten Daten; du kannst dich dafür an Meta oder an uns wenden, wir leiten Anfragen weiter. Die anschließende Verarbeitung, insbesondere die Zuordnung zu deinem Meta-Konto und die Anzeigen-Auswahl, verantwortet Meta allein; Einzelheiten, Speicherdauern bei Meta und deine Werbe-Einstellungen findest du in Metas Datenschutzrichtlinie unter facebook.com/privacy/policy. Zur Übermittlung in die USA siehe Ziffer 6.

23. Lokale Daten und Berechtigungen auf deinem Gerät

Zur vollständigen Transparenz — diese Daten bleiben auf deinem Mac und erreichen unsere Server nicht:

• Berechtigungen: WhispaWave nutzt dein Mikrofon (Aufnahme nur, während du die Diktier-Taste gedrückt hältst bzw. die Aufnahme aktiv startest — keine Dauer-Aufnahme), die macOS-Bedienungshilfen (zum Einfügen des Textes, zum Erkennen der Diktier-Taste, für den optionalen Kontextbezug, beim Meeting-Beitritt zum Anordnen deines Browser-Fensters neben dem Notiz-Fenster und für die Meeting-Erkennung zum Prüfen von Firefox-Fenstertiteln — nächster Punkt) sowie im Gesprächsmodus die Bildschirm-/System-Ton-Aufnahme (Ziffer 11). Deine sonstigen Tastatureingaben werden nicht aufgezeichnet.
• Meeting-Erkennung (optional): Damit WhispaWave dich fragen kann, ob du ein Gespräch mitschreiben willst, prüft die App auf deinem Mac, welche App gerade dein Mikrofon nutzt. Nutzt ein Browser das Mikrofon, prüft die App einmal die Adressen der offenen Tabs deiner laufenden Browser auf Meeting-Links (Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, Webex) — bei Firefox nur die Fenstertitel — und merkt sich für kurze Zeit nur, ob ein Meeting-Dienst geöffnet ist. Seiteninhalte, deinen Verlauf und andere Adressen liest sie nicht, nichts davon wird gespeichert oder übertragen, und es wird nichts mitgehört. Die Tab-Prüfung in Safari, Chrome, Edge, Brave, Arc, Dia, Opera und Vivaldi setzt die macOS-Berechtigung „Automation" für den jeweiligen Browser voraus; WhispaWave fragt dich nicht von sich aus danach — liegt sie nicht vor, entfällt die Tab-Prüfung, und die App fragt nur allgemein, ob du mitschreiben willst. Für Firefox nutzt sie die Bedienungshilfen. Abschalten kannst du die Meeting-Erkennung in den Einstellungen unter „Meetings" mit „Meetings automatisch erkennen".
• Kalender (optional): Verbindest du Apple Kalender, liest die App die Termine aus der Kalender-App deines Macs auf deinem Mac; beim Aufnahmestart wird ein einmaliger Schnappschuss des passenden Termins lokal am Gespräch gespeichert. An unsere Server oder den KI-Dienstleister werden Termin-Angaben nur übermittelt, wenn du den Kalender-Schalter in den Einstellungen eingeschaltet hast — welche, wofür und wie du den Zugriff beendest, beschreibt Ziffer 11 („Apple Kalender"). Einträge in deinen Kalender schreibt die App nur, nachdem du den konkreten Vorschlag ausdrücklich bestätigt hast — oder, wenn du in den Einstellungen „Termine automatisch anlegen" einschaltest, bei Terminen, die im Chat eindeutig vereinbart sind; jeden so angelegten Termin zeigt sie dir im Chat mit „Rückgängig". Ob eine Zeit in deinem Kalender auf dem Mac frei ist, prüft die App auf deinem Mac. Liest die App deinen Kalender über macOS, speichern wir ihn nicht auf unseren Servern; verbindest du Google Kalender direkt, gilt Ziffer 11 („Google Kalender direkt verbinden"). Verknüpft die App eine Aufnahme mit einem Termin, werden dessen Titel und Teilnehmer Teil des Gesprächs und mit ihm gespeichert, in der Cloud-Stufe auch in deinem Konto (Ziffer 11).
• Vorschlag bei wiederkehrenden Terminen: Erstellst du für einen Termin einer Termin-Serie eine Notiz mit einer Vorlage, die du ausgewählt hast, merkt sich die Mac-App das nur auf deinem Mac und nur für das angemeldete Konto — als Prüfwerte (SHA-256) von Serie und Termin, die Vorlage, wie oft du sie dafür verwendet hast und ob du den Vorschlag ausgeblendet hast, ohne Kalender-Kennung und ohne Zeitangabe, für höchstens 300 Serien —, um dir beim nächsten Termin derselben Serie dieselbe Vorlage vorzuschlagen; übernommen wird sie nur auf deinen Klick. Zu uns gelangt davon nichts. Beim Abmelden und beim Wechsel des Kontos löscht die App diese Angaben.
• Zwischenablage: Zum Einfügen sichert die App den vorherigen Inhalt deiner Zwischenablage kurz im Arbeitsspeicher und stellt ihn danach wieder her; er wird weder gespeichert noch übertragen.
• Lokale Dateien: Notizen-Datenbank, Gesprächs-Daten (Transkripte, Meeting-Notizen und Chat-Verläufe — grundsätzlich verschlüsselt gespeichert; der Schlüssel liegt in deinem macOS-Schlüsselbund) und ein technisches Diagnose-Protokoll (Größe begrenzt; verlässt dein Gerät nur, wenn du es einem Support-Ticket beifügst — Ziffer 20). Ist der Schlüsselbund ausnahmsweise nicht verfügbar, speichert die App deine Gespräche unverschlüsselt, damit nichts verloren geht; Chat-Verläufe, ausgefüllte Formulare und die Angaben zu Dateien, die du unter „Meine Notizen" beigefügt hast, behält sie dann nur, solange sie läuft. Für Gespräche gilt zusätzlich deine 3-stufige Speicherwahl aus Ziffer 11 — bei „Niemals speichern" wird auch lokal nichts dauerhaft abgelegt. Über „App zurücksetzen" in den Einstellungen kannst du diese lokalen Daten löschen; Anmeldung und Einstellungen bleiben dabei erhalten.
• Installations- und Geräte-Kennungen: Zwei zufällig erzeugte Kennungen, die nicht aus Merkmalen deiner Hardware abgeleitet sind: eine für Kontingente, Missbrauchsschutz (für den sicheren Betrieb des Dienstes unbedingt erforderlich) und die schrittweise Freischaltung neuer Funktionen, die wir in unserem Geräte-Verzeichnis zusammen mit dem Gerätemodell speichern (Ziffer 14), und eine zweite, die ausschließlich der Sicherheits-Benachrichtigung bei einer Anmeldung von einem neuen Gerät dient (zufällige Kennung aus deinem macOS-Schlüsselbund, bei uns nur als Prüfwert gespeichert).

iPhone: Welche Daten die iPhone-App und die WhispaWave-Tastatur auf deinem iPhone speichern, welche Berechtigungen sie nutzen und welche Informationen sie auf deinem Gerät auslesen, beschreibt Ziffer 25. Die Angaben dieser Ziffer zum Mikrofon, zu den macOS-Bedienungshilfen, zur Meeting-Erkennung, zum Kalender, zur Zwischenablage, zu den lokalen Dateien und zu den Kennungen gelten nur für den Mac; auf dem iPhone kann das Mikrofon nach einem Diktat bereit bleiben („Wave"), und wie die iPhone-App deinen Kalender nutzt, beschreibt ebenfalls Ziffer 25.

24. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen unserer Datenverarbeitung das erfordern. Über wesentliche Änderungen informieren wir dich per E-Mail; die jeweils aktuelle Fassung findest du unter whispawave.de/datenschutz. Die von dir zur Kenntnis genommene Version speichern wir mit Datum.

25. Ergänzende Hinweise für die iPhone-App und die WhispaWave-Tastatur

Geltung. Diese Ziffer ergänzt die übrigen Ziffern für die WhispaWave-App für das iPhone und die mit ihr installierte WhispaWave-Tastatur; wo sie etwas anderes sagt, geht sie für das iPhone vor. Alles, was hier nicht abweichend beschrieben ist — etwa Verantwortlicher, Empfänger, deine Rechte, Missbrauchserkennung und Mindestalter —, gilt für die iPhone-App unverändert. Die direkte Verbindung mit Google Kalender, die Funktion für Absturzberichte und die Update-Funktion des Mac gibt es in der iPhone-App nicht; den Kalender deines iPhones bezieht sie auf eigene Weise ein (unten „Kalender auf dem iPhone"). An die Stelle des Kontextbezugs des Mac tritt der Schalter „Kontext aus dem Textfeld" (Ziffer 12), an die Stelle des automatischen Wörterbuch-Lernens des Mac die Funktion „Wörter aus Korrekturen lernen" (unten und Ziffer 13).

Einwilligung vor der ersten KI-Verarbeitung. Bevor die iPhone-App zum ersten Mal Audio oder Text an unsere KI-Dienstleister übermittelt, erklärt sie dir die KI-Verarbeitung und fragt dich um deine Einwilligung. Ohne Einwilligung übermittelt die App nichts zur KI-Verarbeitung; Diktat, Gespräche und die übrigen KI-Funktionen stehen dann nicht zur Verfügung. Die Einwilligung umfasst ausdrücklich auch Angaben zu deiner Gesundheit und andere besondere Kategorien personenbezogener Daten über dich, soweit du sie diktierst oder aufnimmst (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, Ziffer 26). Deine Einwilligung und einen Widerruf speichern wir mit Zeitpunkt und Fassung in unserem Einwilligungsprotokoll; sie gelten für die iPhone-App auf allen deinen Geräten. Hast du einer früheren Fassung des Einwilligungstexts zugestimmt, fragt dich die App einmal neu. Bevor die App eine Aufnahme hochlädt oder eine neue KI-Anfrage startet, prüft sie erneut, ob deine Einwilligung vorliegt. Widerrufen kannst du sie jederzeit unter Einstellungen → Daten & Datenschutz → „KI-Verarbeitung in der EU" → „Widerrufen", sobald die App dafür eine Internetverbindung hat; danach startet die App keine neue KI-Verarbeitung, bis du erneut einwilligst. Eine bereits laufende Auswertung, etwa die Notiz zu einem gerade übertragenen Gespräch, kann noch abgeschlossen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Vor dem ersten Chat weist dich die App zudem darauf hin, dass du mit einem KI-Assistenten chattest und Antworten Fehler enthalten können, und zeigt im Chat dauerhaft einen entsprechenden Hinweis.

Diktat auf dem iPhone. Ein Diktat startest du in der App, über die WhispaWave-Tastatur, über „Schnelldiktat" (als Kurzbefehl, etwa auf der Aktionstaste, oder als Steuerelement im Kontrollzentrum oder auf dem Sperrbildschirm), über das Widget „Diktat" auf dem Sperrbildschirm oder über „Notiz aufnehmen" in der erweiterten Anzeige der Live Activity in der Dynamic Island (beide öffnen die App). Die App nimmt dann über das Mikrofon auf und prüft zuerst auf dem iPhone, ob die Aufnahme Sprache enthält: Findet sie weder Sprache noch ein Signal, das nach leiser Sprache (etwa Flüstern) klingt, verwirft sie die Aufnahme, ohne sie zu übermitteln; kann sie die Aufnahme nicht prüfen, übermittelt sie sie trotzdem. Sonst übermittelt sie die Aufnahme, die gewählte Diktier-Sprache und bis zu 100 Begriffe aus deinem Wörterbuch über unseren KI-Vermittlungsserver an unsere KI-Dienstleister in der EU (Ziffer 5), die daraus Text erkennen. Den erkannten Text lässt die App anschließend verbessern oder übersetzen (Ziffer 10) und übermittelt dafür zusätzlich deinen gewählten Stil, die Kategorie, die Aufbereitungsstufe, bis zu 500 Begriffe aus deinem Wörterbuch und bei einer Übersetzung die Sprachen. Die Angabe, in welches Programm du diktierst, übermittelt die iPhone-App beim Diktat nicht; Text aus dem Textfeld, in das du diktierst, nur, wenn du „Kontext aus dem Textfeld" eingeschaltet hast (Ziffer 12).

Speicherung deiner Diktate. Einen Diktat-Verlauf legt die iPhone-App nicht auf dem Gerät an. Nur wenn sie ein Diktat mangels Internetverbindung nicht in deinem Konto speichern kann, hält sie es mit seinen Texten und technischen Angaben, aber ohne Aufnahme, verschlüsselt in einer Warteschlange auf dem iPhone bereit und überträgt es, sobald sie wieder online ist; steht der Schlüssel dafür gerade nicht bereit, behält sie es nur im Arbeitsspeicher. Solche Diktate bleiben höchstens so lange, wie dein Verlauf sie behalten würde (bei „Auto-löschen (24 h)" 24 Stunden, bei „Dauerhaft speichern" 30 Tage); beim Abmelden und mit einem Antrag auf Kontolöschung löscht die App sie sofort, und in die Sicherung deines iPhones nimmt sie sie nicht auf. Im Privatmodus, bei „Niemals speichern", bei Übungsdiktaten und bei „Verfassen" geschieht das nicht. In deinem Konto speichert sie ein Diktat nach der Speicher-Einstellung deines Kontos (Ziffern 7 und 10); die Auswahl zwischen „Dauerhaft speichern", „Auto-löschen (24 h)" und „Niemals speichern" bietet die iPhone-App selbst nicht an. Hast du keine andere Einstellung gewählt (etwa am Mac), gilt „Auto-löschen (24 h)". Gespeichert werden der erkannte und der verbesserte Text, Sprache, Dauer, die gewählte Kategorie und technische Angaben zur Verarbeitung (etwa verwendete Modelle und Bearbeitungszeiten). Schaltest du unter Einstellungen → Daten & Datenschutz den „Privatmodus" ein — das geschieht auch, wenn du bei der Einrichtung „Privatmodus" wählst —, speichert die App keine Diktat-Texte mehr in deinem Konto, sondern nur Wortanzahl und Dauer (Ziffer 14), und wir löschen deine bereits gespeicherten Diktate (endgültig binnen 30 Tagen). Übungsdiktate bei der Einrichtung speichern wir nie. Diktierst du in eine Notiz oder nutzt du „Notiz aufnehmen" in der Dynamic Island, speichert die App den Text als Notiz in deinem Konto (Ziffer 13), auch im Privatmodus, weil du damit selbst eine Notiz anlegst.

Verlauf. Die in deinem Konto gespeicherten Diktate zeigt die iPhone-App in ihrem Verlauf an. Dort kannst du ein Diktat kopieren, löschen (es verschwindet dann auf all deinen Geräten), melden (Ziffer 20), ein auf einem anderen Gerät abgebrochenes Diktat wiederherstellen oder ein Diktat mit deinem aktuellen Stil erneut formatieren lassen. Beim erneuten Formatieren übermittelt die App den gespeicherten erkannten Text mit Stil, Kategorie, Aufbereitungsstufe, Sprache und Begriffen aus deinem Wörterbuch über unseren KI-Vermittlungsserver an unsere KI-Dienstleister in der EU (Ziffer 5) und ersetzt den verbesserten Text in deinem Konto. Das geht höchstens fünfmal innerhalb von 24 Stunden; jeden Versuch protokollieren wir beim Diktat, bei Erfolg samt neuem Text, bis das Diktat endgültig gelöscht wird.

Die WhispaWave-Tastatur. Die Tastatur ist eine iOS-Tastaturerweiterung der App und enthält keine Netzwerkfunktionen: Sie sendet selbst nichts ins Internet und zeichnet deine Eingaben nicht auf. Was du tippst, gibt sie in das jeweilige Textfeld ein; davon merkt sie sich nur die unten genannten einzelnen Wörter. Den Text vor und hinter der Einfügemarke liest sie ausschließlich auf dem iPhone, um Großschreibung, Autokorrektur, Textersetzungen, das Löschen ganzer Wörter und das Rückgängigmachen zu ermöglichen; sie übermittelt ihn nicht, mit zwei Ausnahmen: Hast du „Kontext aus dem Textfeld" eingeschaltet, übergibt sie beim Start eines Diktats bis zu 500 Zeichen vor dem Cursor an die App (Ziffer 12); hast du in „Wörter aus Korrekturen lernen" eingewilligt, übergibt sie nach einem Diktat einzelne Wörter, die du darin korrigierst (unten „Wörter aus Korrekturen lernen"). Für die Autokorrektur nutzt sie die Rechtschreibprüfung und die Wortvorschläge von iOS sowie eigene Wortlisten auf dem Gerät. Mit vollem Zugriff merkt sie sich im gemeinsamen Speicherbereich mit der App Wörter, deren Korrektur du sofort zurücknimmst, und Wörter, die du dreimal schreibst und stehen lässt, obwohl die Korrektur sie ändern würde (je höchstens 500, dazu bis zu 300 Wörter auf dem Weg dorthin), sowie eine Kopie deiner Wörterbuch-Begriffe, damit sie diese Wörter nicht mehr korrigiert. Das alles bleibt auf dem iPhone; die gemerkten und gelernten Wörter löschst du unter Einstellungen → Tastatur → „Tastaturwörterbuch zurücksetzen", und beim Abmelden löscht die App alles davon. Das Rückgängigmachen eines eingefügten Diktats, Entwurfs oder Ergebnisses der Aktionstaste bietet sie höchstens fünf Minuten lang an; die dafür gemerkten Angaben — den eingefügten Text und den markierten Text, den er ersetzt hat — hält sie nur im Arbeitsspeicher, bis du das nächste Diktat startest, dich abmeldest oder iOS die Tastatur beendet. Die Textersetzungen und die Namen aus deinen Kontakten, die iOS jeder Tastatur zur Verfügung stellt, nutzt sie nur im Arbeitsspeicher, etwa damit sie Namen nicht korrigiert. In Passwortfeldern verwendet iOS stets die System-Tastatur.

Voller Zugriff. Zum Tippen braucht die Tastatur keinen „Vollen Zugriff". Den vollen Zugriff, den du in den iOS-Einstellungen erteilst, nutzt sie für Diktate und die Zusammenarbeit mit der App: Über einen geschützten Speicherbereich, den nur die Bestandteile der WhispaWave-App auf deinem iPhone gemeinsam nutzen, tauscht sie Diktat-Starts (jeweils mit einer nur einmal gültigen Start-Kennung) und -Ergebnisse, Entwürfe, deine Einstellungen (etwa Kategorie, Sprachen und Übersetzungsziel), Ergebnisse der Aktionstaste, den Zeitpunkt, seit dem sie eingeblendet ist, bei „Verfassen" den markierten Text, ein markiertes Wort, das du mit „Ins Wörterbuch" aufnimmst, und, mit deiner Einwilligung in „Wörter aus Korrekturen lernen", die korrigierten Wörter mit der App aus; außerdem gibt sie damit haptisches Feedback und merkt sich dort die oben genannten Wörter. Auch ohne vollen Zugriff meldet sie der App, ohne Inhalte, wann sie ein- oder ausgeblendet wird. Ins Internet überträgt die Tastatur auch mit vollem Zugriff nichts. Tippst du in der Tastatur auf das Mikrofon und ist das Mikrofon nicht bereits bereit (siehe „Wave"), öffnet sie die WhispaWave-App, weil iOS Tastaturen keine Mikrofon-Aufnahme erlaubt; die App nimmt auf und übergibt das Ergebnis über den gemeinsamen Speicherbereich an die Tastatur, die es in dein Textfeld einfügt. Öffnet die Tastatur so die App, zeigt sie dir, wie du zurück in deine App kommst. Nennt iOS der App dabei die Kennung der App, aus der du kommst (neuere iOS-Versionen tun das nicht), hält die App diese Angabe höchstens eine Minute im Arbeitsspeicher, um dich nach dem Diktat zurückzubringen: Bei bekannten Apps aus einer festen Liste öffnet sie dafür deren App-Adresse, ohne Daten zu übergeben (beim ersten Mal fragt iOS dich um Erlaubnis). Übermittelt wird die Angabe nicht; im Diagnose-Protokoll auf dem Gerät vermerkt die App die Kennung (etwa „com.apple.mobilenotes").

Verfassen und Umschreiben. Soweit in deiner App verfügbar, verfasst WhispaWave mit „Verfassen" (in der Tastatur und im Notiz-Editor) Texte nach deiner gesprochenen Anweisung; mit „Umschreiben" formuliert es in der Tastatur einen Text um, den du markiert hast, den du kopiert hast oder den du gerade diktiert hast. Einen markierten Text erhält die Tastatur von iOS; bei längeren Markierungen liefert iOS ihn nur unvollständig. Dann bittet dich die Tastatur, den markierten Text zu kopieren, und liest beim nächsten Tippen auf „Umschreiben" einmalig die Zwischenablage aus, aber nur, wenn iOS meldet, dass dort Text liegt, nur in gewöhnlichen Textfeldern und nur, wenn der Inhalt nachweislich zu deiner Markierung passt und nicht länger als 5.000 Zeichen ist; iOS kann dich dabei um Erlaubnis für das Einfügen fragen. Zu anderen Zeitpunkten liest die Tastatur die Zwischenablage nicht aus, und sie speichert und protokolliert deren Inhalt nicht. Den markierten oder kopierten Text übergibt die Tastatur über den gemeinsamen Speicherbereich an die App. Die App übermittelt deine gesprochene Anweisung (als Audio zur Spracherkennung), gegebenenfalls den markierten oder kopierten Text, deinen Vor- und Nachnamen aus deinem Profil (soweit hinterlegt, für Texte in deinem Namen), die gewählte Form (etwa Länge und Ton) und bei einer Folge-Anweisung die bisherigen Anweisungen und Entwürfe desselben Vorgangs (höchstens zehn Minuten nach deiner letzten Anweisung) an unsere KI-Dienstleister in der EU (Ziffer 5). Anweisung und Entwurf speichern wir nicht in deinem Konto; in dein Textfeld oder deine Notiz gelangt ein Entwurf erst, wenn du ihn einfügst.

Bereites Mikrofon nach einem Tastatur-Diktat („Wave"). Damit du weitere Diktate direkt in der Tastatur starten kannst, ohne jedes Mal zur App zu wechseln, hält die App das Mikrofon nach einem Diktat über die Tastatur bereit; auf der Startseite der App kannst du das auch mit „Wave" einschalten. Wählst du beim Ausprobieren eine App aus, schaltet die App Wave vor dem Wechsel ein und wieder aus, wenn du ohne Diktat zurückkehrst. Solange das Mikrofon bereit ist, zeigt iOS den orangefarbenen Mikrofon-Hinweis an, und die App zeigt „Bereit zum Diktieren" auf dem Sperrbildschirm, sofern du Live Activities erlaubst. In dieser Zeit verwirft die App den Mikrofon-Ton laufend im Arbeitsspeicher: Sie speichert nichts und übermittelt nichts; aufgenommen wird erst, wenn du ein Diktat startest. Die Bereitschaft endet, wenn du Wave in der App, in der Tastatur oder über die Live Activity beendest, bei einer Unterbrechung durch iOS (etwa einem Anruf), beim Abmelden und nach einem Diktat automatisch nach der eingestellten Zeit (Einstellungen → Diktat → „Wave beenden": sofort, nach 5 Minuten, nach 15 Minuten, nach 1 Stunde oder nie; Voreinstellung: nach 15 Minuten).

Kurzbefehle, Aktionstaste und Live Activity. Mit „Schnelldiktat", das du etwa auf die Aktionstaste oder als Steuerelement ins Kontrollzentrum oder auf den Sperrbildschirm legen kannst, nimmst du ein Diktat auf, ohne die App zu öffnen. Ist dabei die WhispaWave-Tastatur eingeblendet, übergibt die App das Ergebnis an sie, und die Tastatur fügt es in das Textfeld ein. Sonst kopiert die App das Ergebnis in die Zwischenablage von iOS, wenn sie gerade geöffnet ist; den vorherigen Inhalt der Zwischenablage stellt sie dabei nicht wieder her. Läuft sie im Hintergrund, erlaubt iOS ihr das nicht: Dann zeigt die Dynamic Island „Nicht kopiert", und ein Tipp darauf öffnet den Text in der App, wo du ihn mit „Kopieren" in die Zwischenablage übernimmst; bis dahin hält die App ihn höchstens zehn Minuten nur im Arbeitsspeicher. Steht der Text nicht im Textfeld oder verlangt dein Kurzbefehl eine Kopie, gibt die App ihn außerdem an den Kurzbefehl zurück. Die App selbst liest nichts aus der Zwischenablage; die Tastatur nur in dem oben unter „Verfassen und Umschreiben" beschriebenen Fall. Die Live Activity auf dem Sperrbildschirm und in der Dynamic Island zeigt nur den Status (etwa „Ich höre zu"), die Dauer und Bedienknöpfe, aber keinen diktierten Text.

Gespräche auf dem iPhone. Die App nimmt Gespräche über das Mikrofon auf, auch wenn du dein iPhone sperrst oder die App wechselst; ein Meeting startest du auch über das Steuerelement oder die Widgets „Neue Notiz". Nach dem Beenden übermittelt sie die Aufnahme zur Transkription mit Sprechertrennung an unsere KI-Dienstleister in der EU (Ziffer 5), ohne Begriffe aus deinem Wörterbuch, dann den Anfang des Transkripts, damit diese einen Titel für das Meeting vorschlagen, und danach das Transkript mit der gewählten Vorlage und den unten unter „Fragen zu Gesprächen" genannten Kontext-Angaben zur Erstellung der Meeting-Notiz. Was du unter „Meine Notizen" zu einem Meeting schreibst, speichert die App nur verschlüsselt auf deinem iPhone, nie in deinem Konto, und übermittelt es nur mit deinen eigenen Anfragen zur Notiz und zum Chat dieses Meetings. Die Aufnahme löscht die App nach erfolgreicher Verarbeitung; schlägt die Verarbeitung fehl, bewahrt sie sie auf dem iPhone auf, damit du es erneut versuchen oder die Aufnahme exportieren kannst, bis du sie verwirfst, dich abmeldest oder die App nach Ablauf von 24 Stunden wieder öffnest (Ziffer 7). Transkripte, Notizen und Chat-Verläufe speichert die App grundsätzlich verschlüsselt auf deinem iPhone, auch im Privatmodus. Wählst du als Speicherort „Niemals speichern" (unten), hält sie ein Gespräch nur im Arbeitsspeicher, bis du die App verlässt oder iOS sie beendet.

Speicherort für Meetings. Unter Einstellungen → Daten & Datenschutz → „Speicherort für Meetings" wählst du zwischen „Nur auf diesem iPhone" (Voreinstellung auf einem neuen iPhone), „In der Cloud (alle Geräte)" und „Niemals speichern". Diese Wahl gilt für dein Konto, also auch am Mac (Ziffer 11): Eine strengere Wahl auf einem anderen Gerät übernimmt das iPhone von selbst, eine weniger strenge nur mit einem Hinweis an dich. Wählst du „In der Cloud (alle Geräte)", speichern wir Titel, Transkript mit Sprecher-Kennzeichnungen, Notizen, Aufgaben, Sprecher-Angaben, die Teilnehmer (Name, E-Mail-Adresse) und die Sprache deiner Gespräche in deinem Konto, auch die bereits vorhandenen, damit sie auf deinen anderen Geräten verfügbar sind; die Audioaufnahme gelangt nicht in dein Konto. Jede Änderung dieser Wahl protokollieren wir als Einwilligungsnachweis (Ziffer 11); gelingt das gerade nicht, holt die App es nach, sobald sie wieder online ist. Im Berufsgeheimnis-Modus und bei einer Team-Vorgabe gegen die Cloud steht die Cloud nicht zur Wahl; nach einem Antrag auf Kontolöschung ruht die Synchronisation. Chat-Verläufe synchronisiert die iPhone-App nicht. Einen Suchindex über deine in der Cloud gespeicherten Gespräche (Ziffer 11) lässt die iPhone-App nur anlegen, wenn du der Suche über Gespräche zugestimmt hast, in der iPhone-App unter Einstellungen → Daten & Datenschutz → „Fragen über Meetings" oder in der Mac-App; schaltest du „Fragen über Meetings" auf dem iPhone aus, legt dieses iPhone keinen Index mehr an. Der Index lässt die Gesprächsinhalte abschnittsweise von unserem KI-Dienstleister in Zahlenfolgen (Vektoren) umrechnen und speichert diese zusammen mit Positionsangaben, Prüfwerten, den Wortstämmen je Abschnitt und den Zwischenüberschriften deiner Notizen in deinem Konto; weiteren Text legt der Index nicht zusätzlich ab (Speicherdauer: Ziffer 7).

Fragen zu Gesprächen. Soweit in deiner App verfügbar, kannst du zu einem Gespräch Fragen stellen. Die App übermittelt dafür deine Frage, das Transkript, die Notiz mit ihren Aufgaben, deine Notizen unter „Meine Notizen", den gekürzten bisherigen Chat-Verlauf, die Sprache deiner App und gegebenenfalls eine von unseren KI-Dienstleistern erstellte Zusammenfassung älterer Nachrichten sowie, soweit diese Funktion aktiv ist, Kontext-Angaben: die Namen der Sprecher und welcher davon du bist, deinen Vor- und Nachnamen, dein Berufsfeld und deine Rolle aus deinem Profil (soweit hinterlegt), Datum, Uhrzeit und Zeitzone, das Datum der Aufnahme und, nur bei eingeschaltetem „Termine einbeziehen", die Angaben des verknüpften Termins (unten „Kalender auf dem iPhone"; Ziffer 5). Deine Wörterbuch-Begriffe, einen Live-Transkript-Abschnitt und Zusammenfassungen früherer Meetings sendet die iPhone-App dabei nicht. Dieselben Kontext-Angaben übermittelt die App auch, wenn sie eine Meeting-Notiz erstellt. Außerdem kannst du Fragen über alle deine Meetings stellen: Dafür übermittelt die App deine Frage und den bisherigen Verlauf dieses Chats, und unser Server sucht mit dem Suchindex passende Stellen in deinen in deinem Konto gespeicherten Meetings (Ziffer 11); die Verläufe dieses Chats speichert die App nur auf dem iPhone, höchstens 30. Antworten und Meeting-Notizen („War diese Notiz hilfreich?") kannst du auch auf dem iPhone mit Daumen bewerten; für diese Wertungen gilt Ziffer 11 — wir speichern sie ohne Inhalte und löschen sie nach 12 Monaten.

Kalender auf dem iPhone. Verbindest du deinen Kalender („Kalender verbinden"), fragt iOS dich, ob die App darauf zugreifen darf. Mit deiner Erlaubnis liest die App auf dem iPhone die Termine von jetzt bis zum Ende des nächsten Tages: Titel, Beginn und Ende, ob ein Termin ganztägig oder abgesagt ist, die Farbe seines Kalenders und die Teilnehmer (Name, E-Mail-Adresse und ob sie abgesagt haben; Räume und andere Ressourcen zählen nicht als Teilnehmer). Damit zeigt sie dir anstehende Termine, verknüpft eine Aufnahme mit dem Termin, der gerade läuft oder in den nächsten zehn Minuten beginnt, und kündigt einen Termin kurz vorher auf dem Sperrbildschirm und in der Dynamic Island an (abschaltbar unter Einstellungen → Mitteilungen & Töne → „Anstehende Termine"); diese Ankündigung plant die App auf dem iPhone, ohne unsere Server, und der Titel des Termins verlässt dafür das Gerät nicht. Den Kalender selbst speichert die App nicht und übermittelt ihn nicht. Verknüpft sie eine Aufnahme mit einem Termin, hält sie dessen Titel, Zeitraum und Teilnehmer verschlüsselt auf dem iPhone fest; die Teilnehmer (Name, E-Mail-Adresse, ohne Personen, die abgesagt haben) gehören dann zum Meeting, du kannst sie ändern und selbst Personen eintragen, und in der Cloud-Stufe speichern wir sie mit dem Meeting in deinem Konto (Ziffer 11). Den Titel des Termins übernimmt die App nicht als Titel des Meetings. Nur wenn „Termine einbeziehen" unter Einstellungen → Meetings eingeschaltet ist (das geschieht auch, wenn du auf „Kalender verbinden" tippst), übermittelt die App mit der Notiz und dem Chat dieses Meetings Titel und Zeitraum des Termins, die Namen der anderen Teilnehmer (fehlt ein Name, den Teil der E-Mail-Adresse vor dem „@"), die Firmen, zu denen ihre E-Mail-Adressen gehören (als Internet-Domain, ohne allgemeine E-Mail-Anbieter), und bei einem Gespräch zu zweit den Namen der anderen Person an unsere KI-Dienstleister in der EU (Ziffer 5); schaltest du es aus, endet das mit der nächsten Anfrage. Rechtsgrundlage: für deine Angaben Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für die Angaben der anderen Teilnehmer unser und dein berechtigtes Interesse an einer vollständigen Meeting-Notiz (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), für den Versand als Kontext deine Einwilligung durch den Schalter (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du mit dem Schalter jederzeit widerrufen kannst.

Wörter aus Korrekturen lernen. Unter Einstellungen → Daten & Datenschutz kannst du „Wörter aus Korrekturen lernen" einschalten; vorher zeigt dir die App den Einwilligungstext. Deine Einwilligung gilt für dein Konto, also auch, wenn du sie in der Mac-App erteilt hast; widerrufen kannst du sie mit demselben Schalter. Ist sie erteilt und hat die Tastatur vollen Zugriff, beobachtet die WhispaWave-Tastatur nach einem Diktat, das sie eingefügt hat, eine Minute lang, ob du darin mit ihr ein Wort korrigierst; Korrekturen mit einer anderen Tastatur zählen nicht. Sie gibt dann nur das erkannte und das korrigierte Wort mit bis zu 120 Zeichen Umfeld an die App, höchstens vier solcher Paare je Diktat, nie den übrigen Text des Textfelds. Die App lässt diese Wörter über unseren Server von unserem KI-Dienstleister in der EU prüfen (Ziffer 5); gespeichert wird dort nichts. Stuft er ein Wort als Fehler der Spracherkennung ein, nimmt die App es in dein Wörterbuch auf (Ziffer 13); ohne Internetverbindung verwirft sie die Paare. Im Privatmodus, bei „Niemals speichern" und im Berufsgeheimnis-Modus beobachtet die Tastatur nichts. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Einrichtung und Mitteilungen. Bei der Einrichtung schlägt dir die App die Sprachen der Tastaturen vor, die du in iOS aktiviert hast; die Sprachen, die du übernimmst, speichert sie als deine Lieblingssprachen auf dem iPhone (Ziffer 13). Deine Antworten auf die Einrichtungsfragen (etwa zu deinem Arbeitsumfeld) nutzt die App, um dir passende Voreinstellungen vorzuschlagen und ihre Hinweise auf dich abzustimmen; bist du dabei bereits angemeldet, speichern wir sie in deinem Konto. Nach dem Anlegen deines Kontos fragt dich die App außerdem, wie du von WhispaWave erfahren hast. Die Antwort ist freiwillig (du kannst die Frage überspringen), besteht nur aus einer Auswahl fester Antworten ohne Freitext und wird zusammen mit ihrer Position in der zufällig gemischten Liste für dein Profil übermittelt, damit wir erfahren, über welche Wege Nutzer zu uns finden; derzeit nimmt unser Server diese Angabe noch nicht entgegen, sodass sie nicht gespeichert wird. Beginnt dein kostenloser Test-Zeitraum bei der Einrichtung, halten wir in deinem Konto und beim Prüfwert deiner E-Mail-Adresse (Ziffer 7) fest, dass du ihn auf einem Mobilgerät begonnen hast. Um dich durch die Einrichtung der Tastatur zu führen, liest die App auf dem iPhone aus, welche Tastaturen in iOS aktiviert sind; diese Liste speichert und übermittelt sie nicht. Um dir Apps zum Ausprobieren anzubieten und dich nach einem Tastatur-Diktat dorthin zurückzubringen, prüft die App auf dem iPhone, welche Apps aus einer festen Liste verbreiteter Apps (etwa E-Mail-, Messenger- und Notiz-Apps) installiert sind; das Ergebnis hält sie nur im Arbeitsspeicher, und im Diagnose-Protokoll auf dem Gerät vermerkt sie nur die Anzahl und die App, die du zum Ausprobieren auswählst. Erlaubst du Mitteilungen, plant die App ausschließlich auf dem iPhone einzelne Mitteilungen: eine nach deinem ersten Diktat in einer anderen App, eine Erinnerung an die Einrichtung der Tastatur und in der ersten Woche wenige Tipps, höchstens eine am Tag und insgesamt höchstens vier; damit kein Tipp während eines Anrufs erscheint, prüft die App auf dem iPhone, ob gerade ein Anruf läuft, und merkt sich davon nichts. Während der 7-Tage-Challenge (Ziffer 14) schickt dir die App außerdem an Tagen, an denen dir auf dem iPhone noch Wörter fehlen, eine Erinnerung; sie gehört zu den Tipps, und auch mit ihr kommt höchstens eine dieser Mitteilungen am Tag. Damit sie zu deinem Tag passt, merkt sich die App nur auf dem iPhone, zu welcher Minute du an jedem der letzten 14 Tage zum ersten Mal außerhalb von WhispaWave diktiert hast, ohne Text und ohne App-Namen; diese Angabe verlässt dein iPhone nicht, im Privatmodus und bei „Niemals speichern" lernt die App nichts Neues dazu, und sie löscht die Angabe, sobald die Challenge endet, du dich abmeldest oder die Erinnerung nicht mehr kommen kann. Läuft die App im Hintergrund, meldet sie außerdem, wenn die Auswertung eines Meetings fertig ist oder eine Aufnahme an ihre Grenze kommt. Keine dieser Mitteilungen enthält Inhalte deiner Diktate oder Meetings; die Erinnerung und die Tipps kannst du unter Einstellungen → Mitteilungen & Töne einzeln abschalten. Push-Mitteilungen von unseren Servern gibt es nicht. In der App zeigen wir dir zusätzlich Mitteilungen zu deinem Konto (etwa zu deinem Team, zu Empfehlungen oder zu deinem Abo), die unsere Server in deinem Konto ablegen und die du dort als gelesen markieren oder archivieren kannst.

Was die App auf deinem iPhone speichert und ausliest. Im iOS-Schlüsselbund speichert die App deine Anmeldung, die zufällige Installations-Kennung (für Kontingente, Missbrauchsschutz und die schrittweise Freischaltung neuer Funktionen, Ziffern 14 und 15), eine zufällige Geräte-Kennung für die Warnung bei einer Anmeldung auf einem neuen Gerät (bei uns als Prüfwert mit Gerätetyp und iOS-Version gespeichert), den Schlüssel für deine lokalen Gesprächsdaten und noch nicht übertragene Diktate und einen Schlüssel, der deinen zwischengespeicherten Abo-Status schützt. In ihren Dateien speichert sie deine Gespräche und Chat-Verläufe (grundsätzlich verschlüsselt; ist der Schlüsselbund ausnahmsweise nicht verfügbar, unverschlüsselt, damit nichts verloren geht), „Meine Notizen", die mit Meetings verknüpften Termine und noch nicht übertragene Diktate (ausschließlich verschlüsselt, sonst nur im Arbeitsspeicher), vorübergehend Aufnahmen (Ziffer 7), Anleitungs-Videos zum Ausprobieren und ein technisches Diagnose-Protokoll, das Geräte- und App-Angaben (etwa das Gerätemodell), gekürzte Kennungen deines Kontos und deiner Gespräche, Betriebszustände, die Anzahl erkannter Apps, die zum Ausprobieren gewählte App und die Kennung der App, aus der du ein Tastatur-Diktat gestartet hast, enthalten kann; das Protokoll verlässt dein iPhone nicht, die App gibt seine Einträge aber zusätzlich an das Systemprotokoll von iOS aus, in App-Store- und TestFlight-Versionen ohne lesbaren Text. In ihren Einstellungen und im gemeinsamen Speicherbereich mit der Tastatur liegen deine Einstellungen (auch die der Tastatur), zwischengespeicherte Angaben zu Abo, Kontingenten und Nutzungszahlen deines Kontos, den heutigen Stand deiner 7-Tage-Challenge mit deiner Wortzahl des Tages (bis du dich abmeldest) und die Minuten für ihre Erinnerung (siehe oben), die Übergaben zwischen Tastatur und App (auch markierter oder kopierter Text, der Textausschnitt vor dem Cursor, Ergebnisse der Aktionstaste, Start-Kennungen, Wörter für „Ins Wörterbuch" und, mit deiner Einwilligung, korrigierte Wörter für „Wörter aus Korrekturen lernen"), die von der Tastatur gemerkten und gelernten Wörter und eine Kopie deiner Wörterbuch-Begriffe, der Zeitpunkt, seit dem die Tastatur eingeblendet ist, während einer Aufnahme der Name des genutzten Mikrofons (etwa deiner Kopfhörer), während einer Registrierung deine E-Mail-Adresse bis zur Bestätigung, die Kennung deiner Apple-Anmeldung, welche Gespräche bereits für die Suche verarbeitet sind, welche Mitteilungen, Termin-Ankündigungen (nur als Prüfwerte) und Bewertungsfragen sie dir schon gezeigt hat, sowie technische Zustandsangaben wie der Einrichtungsfortschritt und der Stand deiner KI-Einwilligung, jeweils mit der Kennung deines Kontos. Ausgelesen werden außerdem, wie oben beschrieben, mit deiner Erlaubnis dein Kalender und, für die Mitteilungen, ob gerade ein Anruf läuft. Für die Sicherheitsprüfung bei der Anmeldung (Ziffer 9) nutzt die App ein unsichtbares Web-Modul, in dessen Speicher Cloudflare Daten ablegen kann. Diese Speicherungen und die in dieser Ziffer beschriebenen Auslesevorgänge dienen dazu, dir die von dir gewünschten Funktionen der App bereitzustellen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG), und keinen Werbezwecken; die Installations-Kennung und das Gerätemodell nutzen wir zusätzlich, um auszuwerten, auf welchen Plattformen WhispaWave genutzt wird (Ziffer 14). Beim ersten Start nach einer Neuinstallation löscht die App frühere Einträge im Schlüsselbund; du beginnst dann abgemeldet und mit neuen Kennungen. Nach einem Neustart deines iPhones liest und schreibt die App nichts davon, bevor du das iPhone einmal entsperrt hast.

Abmelden, Kontolöschung und Geräte-Sicherung. Meldest du dich in der App ab oder beantragst du dort die Löschung deines Kontos, entfernt die App deine persönlichen Daten von diesem iPhone: die Anmeldung, deine Gespräche, „Meine Notizen", die mit Meetings verknüpften Termine und Chat-Verläufe samt dem Schlüssel dazu, Aufnahmen nach fehlgeschlagener Verarbeitung, noch nicht übertragene Diktate (vor dem Abmelden versucht sie einmal, sie zu übertragen, und nennt dir vorher, was verloren gehen kann), das Diagnose-Protokoll, geplante Mitteilungen, zwischengespeicherte Abo- und Nutzungsangaben, alle Übergaben zwischen Tastatur und App (auch markierten oder kopierten Text und den Textausschnitt vor dem Cursor), die von der Tastatur gemerkten und gelernten Wörter, den Stand deiner KI-Einwilligung auf dem Gerät und die Kennung deiner Apple-Anmeldung, bei einer Kontolöschung außerdem, wann sie dich nach einer Bewertung gefragt hat; die Tastatur verwirft dann auch ihre Entwürfe und die Angaben zum Rückgängigmachen. Deine Einstellungen bleiben, bis du die App entfernst. Läuft deine Anmeldung dagegen ohne dein Zutun ab, bleiben deine verschlüsselten Gesprächsdaten für deine nächste Anmeldung erhalten. Deine verschlüsselten Gesprächsdaten und deine Einstellungen kann iOS in die Sicherung deines iPhones (etwa ein iCloud-Backup) aufnehmen; der Schlüssel dazu ist an dieses iPhone gebunden und lässt sich nicht auf ein anderes Gerät übertragen, sodass die Daten aus einer Sicherung auf einem anderen Gerät nicht lesbar sind. Noch nicht übertragene Diktate und Aufnahmen nach fehlgeschlagener Verarbeitung nimmt die App von der Sicherung aus.

Berechtigungen. Die App fragt nach dem Zugriff auf das Mikrofon und, freiwillig, nach Mitteilungen und, wenn du deinen Kalender verbindest, nach dem vollen Zugriff auf deinen Kalender; die Tastatur braucht für Diktate den vollen Zugriff. Auf Kontakte, Fotos, Standort und Kamera greift die iPhone-App nicht zu; die Tastatur nutzt nur die Namen aus deinen Kontakten, die iOS jeder Tastatur bereitstellt (siehe oben). Alle Berechtigungen kannst du in den iOS-Einstellungen jederzeit ändern: Ohne Mikrofon kannst du nicht diktieren, ohne vollen Zugriff nicht über die Tastatur, und ohne Kalender-Zugriff zeigt die App keine Termine; tippen kannst du mit der Tastatur weiterhin.

Deine Rechte in der iPhone-App. Wie du in der iPhone-App dein Konto löschst, einen Datenexport erhältst und deine Einwilligung in die KI-Verarbeitung widerrufst, steht in Ziffer 8; alle übrigen Rechte aus Ziffer 8 gelten unverändert.

26. Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien personenbezogener Daten

(1) Worum es geht. Besondere Kategorien personenbezogener Daten sind nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO Angaben zur rassischen und ethnischen Herkunft, zu politischen Meinungen, zu religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen und zur Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung, Gesundheitsdaten sowie Daten zum Sexualleben und zur sexuellen Orientierung; für Nutzer in der Schweiz gilt diese Ziffer entsprechend für besonders schützenswerte Personendaten (Art. 5 Bst. c DSG). WhispaWave fragt solche Angaben nirgends ab. Sie können aber in deinen Inhalten vorkommen (Diktate, Gesprächsaufnahmen, Transkripte, Notizen, Fragen an den Assistenten), wenn du oder andere sie aussprechen oder du sie eingibst. Einige Vorlagen für Meeting-Notizen sind ausdrücklich für Dokumentationen gedacht, in denen regelmäßig Gesundheitsdaten vorkommen: „SOAP-Note (Medizin / Therapie)", „Aufklärungsgespräch (§ 630e BGB)" und „BEM-Gespräch (§ 167 SGB IX)". Ebenso kannst du etwa Befunde, Arztbriefe oder Therapieberichte diktieren.

(2) Berufliche Nutzung: Daten deiner Patientinnen, Klienten oder Beschäftigten. Verarbeitest du mit WhispaWave beruflich Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien anderer Personen, etwa als Ärztin, Psychotherapeut, Physiotherapeutin, Pflegekraft oder als Arbeitgeber im betrieblichen Eingliederungsmanagement, bist du für diese Daten der Verantwortliche. Wir verarbeiten sie ausschließlich in deinem Auftrag und nach deiner Weisung als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO); es gilt unsere Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung (§ 2 zu besonderen Kategorien, § 6 zur Verschwiegenheit nach § 203 StGB). Die Erlaubnis für die Verarbeitung nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO liegt bei dir, etwa in der Gesundheitsversorgung Art. 9 Abs. 2 lit. h und Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG oder im betrieblichen Eingliederungsmanagement die Zustimmung der betroffenen Person (§ 167 Abs. 2 SGB IX). Ebenso liegt bei dir, die betroffenen Personen zu informieren (Art. 13 und 14 DSGVO) und vor einer Gesprächsaufnahme ihre Einwilligung einzuholen (§ 201 StGB, Ziffer 11). Unterliegst du einer beruflichen Schweigepflicht, verpflichten wir uns dir gegenüber nach § 6 der Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung als mitwirkende Person zur Verschwiegenheit (§ 203 Abs. 3 und 4 StGB). Wir empfehlen dir den Berufsgeheimnis-Modus, den du in der Mac-App einschaltest (Ziffer 10): Dann speichern wir keine Diktate, und in der iPhone-App steht für Gespräche die Cloud nicht zur Wahl (Ziffer 25). Ob der Einsatz im Einzelfall mit deiner beruflichen Schweigepflicht vereinbar ist, beurteilst du selbst.

(3) Angaben zu deiner eigenen Gesundheit. Machst du in deinen Inhalten Angaben zu deiner eigenen Gesundheit oder andere Angaben besonderer Kategorien über dich, verarbeiten wir sie als Verantwortlicher nur, um die Funktion auszuführen, die du startest oder einschaltest, und um sie nach deinen Speicher-Einstellungen zu speichern. In der iPhone-App ist Rechtsgrundlage dafür deine ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die du mit der Einwilligung in die KI-Verarbeitung erteilst; der Einwilligungstext nennt diese Angaben ausdrücklich (Ziffer 25). Du kannst die Einwilligung jederzeit unter Einstellungen → Daten & Datenschutz → „KI-Verarbeitung in der EU" → „Widerrufen" widerrufen; danach startet die App keine neue KI-Verarbeitung, und die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

(4) Wofür wir diese Daten verwenden. Wir verarbeiten solche Angaben wie alle anderen Inhalte und für keinen anderen Zweck: zur Spracherkennung, Textverbesserung, Übersetzung, Erstellung von Notizen, Vorbereitung vor Terminen und Beantwortung deiner Fragen sowie, wenn du es so eingestellt hast, zur Speicherung in deinem Konto. Die in Absatz 1 genannten Vorlagen halten fest, was im Gespräch gesagt wurde; sie stellen selbst keine Diagnosen und empfehlen keine Behandlung. Wir werten solche Angaben nicht für eigene Zwecke aus, nutzen sie nicht für Werbung und geben sie nur so weiter, wie Absatz 5 es beschreibt. Das Gedächtnis (Ziffer 11) hält Angaben über dich fest, damit Chat-Antworten zu dir passen: Einen Eintrag, den es als Angabe zu Gesundheit, Finanzen, Familie, Religion, Herkunft oder Intimes erkennt, behält es nie von selbst, sondern nur, wenn du ihn mit „Merk dir …" oder „Behalten" ausdrücklich speichern lässt — dafür gilt deine ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die du widerrufst, indem du den Eintrag löschst —, und einen solchen Eintrag geben wir nie an die KI weiter; die Erkennung kann eine Angabe übersehen. Wir sehen uns deine Inhalte nicht an; Ausnahmen sind nur eine Meldung oder Supportanfrage, die du selbst schickst (Ziffer 20), und eine Vorlage, die du in der Community veröffentlichst oder die dort gemeldet wird (Ziffer 11).

(5) Dienstleister und Ort der Verarbeitung. Für diese Inhalte setzen wir dieselben Dienstleister ein wie für deine übrigen Inhalte (Ziffer 5): für die KI-Verarbeitung unseren eigenen KI-Vermittlungsserver bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland und unsere KI-Dienstleister in der EU, für gespeicherte Inhalte unsere Datenbank bei Supabase in Frankfurt am Main. Für diese Dienste gelten Ziffer 5 und, zu Zugriffsmöglichkeiten von Muttergesellschaften in den USA, Ziffer 6. Andere Empfänger erhalten Inhalte nur in den Fällen, die die Ziffern 5, 11, 20 und 25 beschreiben, etwa wenn du ein Gespräch teilst oder einer Supportanfrage selbst Inhalte beifügst.

(6) Speicherdauer. Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien speichern wir nicht länger als den Inhalt, in dem sie vorkommen (Ziffer 7): Audioaufnahmen nie dauerhaft auf unseren Servern; Diktate nach der Speicher-Einstellung deines Kontos, in der Grundeinstellung „Auto-löschen (24 h)" nach 24 bis 48 Stunden aus deinem Verlauf und rund 30 Tage danach endgültig von unseren Servern, im Privatmodus, bei „Niemals speichern" und im Berufsgeheimnis-Modus gar nicht; Gespräche in der iPhone-App in der Voreinstellung nur verschlüsselt auf deinem iPhone, am Mac nach deiner Wahl aus Ziffer 11, in der Cloud-Stufe, bis du sie löschst (endgültige Entfernung binnen 30 Tagen); Notizen, Wörterbuch-Begriffe und Textbausteine, bis du sie löschst; den Suchindex über Gespräche, bis du das Gespräch oder den Index löschst. Unsere KI-Dienstleister speichern Ein- und Ausgaben nicht dauerhaft (Ziffer 5). Löschst du dein Konto, löschen wir deine Inhalte nach Ablauf des 30-Tage-Fensters endgültig (Ziffer 7).

(7) Schutzmaßnahmen. Ergänzend zu Ziffer 4: Übertragung nur verschlüsselt (TLS); gespeicherte Inhalte kann technisch nur dein Konto lesen, soweit du sie nicht selbst teilst (Zugriffskontrolle auf Datenbank-Zeilenebene); lokal gespeicherte Gespräche grundsätzlich verschlüsselt (Ziffern 23 und 25); keine Zugangsschlüssel zu KI-Diensten in der App. Die Vorlage „SOAP-Note (Medizin / Therapie)" ist darauf ausgelegt, statt Klarnamen Initialen zu verwenden und Diagnosen oder ICD-10-GM-Codes nur zu übernehmen, wenn sie im Gespräch genannt wurden. Für Verantwortliche, die besondere Kategorien verarbeiten, beachten wir zusätzlich das Schutzniveau des § 22 Abs. 2 BDSG (Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung, § 5).

(8) Deine Rechte. Deine Rechte aus Ziffer 8 gelten unverändert. Geht es um Daten, die eine Ärztin, ein Therapeut oder ein Arbeitgeber mit WhispaWave über dich verarbeitet, wende dich an diese Stelle als Verantwortlichen; wir unterstützen sie dabei (§ 7 der Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung).