Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

WhispaWave UG (haftungsbeschränkt)
Amsterdamer Weg 7, 44269 Dortmund, Alemania
Representada por los administradores: Michail Koutchiach, Nils Löchterfeld
Tribunal de registro: Amtsgericht Dortmund (Juzgado de primera instancia de Dortmund), HRB 38625
N.º de IVA intracomunitario: DE464295825
Correo electrónico: support@whispawave.de
Consultas sobre protección de datos: privacy@whispawave.de

2. Resumen de los tratamientos

Categorías de datos tratados: datos básicos de la cuenta (la dirección de correo electrónico como único campo obligatorio; nombre, foto de perfil, campo profesional, cargo, empresa y una breve descripción de tu empresa, voluntarios; idioma de tu app) · datos de contenido (textos de dictados, transcripciones de conversaciones, notas de reunión y documentos a partir de conversaciones, plantillas propias para notas de reunión y lo que indicas al asistente de plantillas, formularios en blanco que configuras como plantilla, plantillas publicadas en la comunidad y denuncias sobre ellas, el texto de los documentos que adjuntas a una conversación, preguntas y respuestas en el chat de reunión, términos de búsqueda de la búsqueda web en el chat de reuniones, preparaciones antes de las citas y propuestas de citas a partir de tus conversaciones, entradas de tu memoria —datos sobre ti y tu trabajo—, notas, diccionario, fragmentos, muestras de estilo, solicitudes de soporte) · datos contractuales y de pago (plan, estado de la suscripción, datos de facturación; tus datos de tarjeta no los vemos nunca) · datos de uso (número de palabras, duración del dictado, horas de conversación y número de notas al mes, uso de plantillas, consumo del cupo de IA, cifras diarias del reto de 7 días, sin contenidos) · valoraciones (pulgar arriba/abajo sobre respuestas del chat y notas de reunión, sin contenidos; apartado 11) · metadatos y datos de registro (pruebas de consentimiento, eventos de seguridad, identificador aleatorio de instalación) · datos del calendario (en local; con el interruptor activado, como contexto, para las preguntas en el chat también tus citas de los próximos siete días; el título y los participantes de una cita vinculada como parte de la conversación; con una conexión directa con Google, las citas de un periodo breve, la dirección de correo electrónico de tu cuenta de Google y las claves de acceso; las citas que creas a través de la app; apartados 11 y 23) · datos de audio (solo en los casos descritos en los apartados 10, 11 y 20; nunca de forma permanente en nuestros servidores) · datos de los formularios del sitio web (consultas de contacto, candidaturas, declaraciones de cancelación, altas en el boletín; apartado 22) · datos de medición publicitaria del sitio web (identificadores seudónimos de cookies, páginas visitadas y eventos como un alta en el boletín, solo tras tu consentimiento en el banner de cookies; apartado 22) · datos de medición de audiencia del sitio web (página visitada, página de origen, tipo de navegador y de dispositivo, procedencia aproximada; sin cookies y sin identificador permanente, apartado 22). Los datos de contenido pueden incluir datos de salud y otras categorías especiales de datos personales cuando tú u otras personas los pronuncian o tú los escribes; para ellos se aplica además el apartado 26.

Adicionalmente en la aplicación para iPhone (apartado 25): datos de audio de tus dictados y grabaciones de conversaciones (en el iPhone, el reconocimiento de voz se ejecuta en la nube de la UE) · texto que seleccionas o copias y que haces procesar con «Redactar» o «Reescribir» · solo con «Contexto del campo de texto» activado: hasta 500 caracteres anteriores al cursor del campo de texto en el que dictas · datos sobre tu instalación (modelo de dispositivo, versión del sistema operativo y de la app) · prueba de tu consentimiento al procesamiento de IA · datos de compra del App Store (identificadores de transacción y de producto, estado y duración de la suscripción) · tus respuestas a las preguntas de la configuración inicial y, de forma voluntaria, tu respuesta sobre cómo conociste WhispaWave · solo con tu consentimiento a «Aprender palabras de tus correcciones»: palabras que corriges con el teclado WhispaWave después de un dictado, con un poco de texto alrededor · citas del calendario de tu iPhone, si lo conectas (título, franja horaria y participantes; con «Incluir citas» activado, como contexto para notas y chat) · palabras que el teclado WhispaWave aprende de ti en el iPhone. En todas nuestras apps se añaden los datos técnicos de conexión de la comprobación de seguridad al iniciar sesión (apartado 9).

Interesados: usuarios · miembros de equipos · personas invitadas a un equipo (también sin cuenta propia) · participantes en conversaciones en el Modo conversación (terceros) · personas que se ponen en contacto con nosotros · candidatas y candidatos · visitantes del sitio web.

Fines: prestación de las funciones de dictado y de IA (incluidas las notas de reunión, el chat de reunión con búsqueda web, la preparación antes de las citas y la memoria) · gestión de la cuenta y del contrato · facturación · aplicación de los cupos · prevención de abusos y fraudes · seguridad informática y análisis de errores · comunicación · procesos de selección de personal · boletín solo con consentimiento o dentro del marco legalmente permitido · medición del éxito de nuestros anuncios en Meta (Facebook, Instagram) solo con consentimiento (apartado 22) · medición de audiencia del sitio web sin cookies (apartado 22).

3. Bases jurídicas

Tratamos datos personales sobre la base de: la ejecución del contrato (art. 6.1.b) del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD): funciones principales, cuenta, pago, cupos), el consentimiento (art. 6.1.a): p. ej., contexto de la app, boletín, audio original en el soporte, informes de fallos), los intereses legítimos (art. 6.1.f): prevención de abusos y fraudes, seguridad informática) y la obligación legal (art. 6.1.c): en particular, la conservación por obligaciones mercantiles y fiscales, así como las obligaciones de confirmación en la cancelación en línea). De forma complementaria se aplican la Ley federal alemana de protección de datos (BDSG) y, para los usuarios en Suiza, la Ley suiza de protección de datos (DSG).

Resumen: base jurídica por tratamiento (detalles en el apartado indicado en cada caso):

4. Medidas de seguridad

Adoptamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo. Entre ellas se incluyen, en particular:

• cifrado de transporte (TLS) en todo el trayecto para todas las conexiones;
• control de acceso a nivel de fila en la base de datos: cada cuenta solo puede leer técnicamente sus propios datos;
• conexión con la IA exclusivamente a través de nuestros propios servidores; la app no contiene claves de acceso a servicios de IA;
• almacenamiento local de tus datos de conversaciones en tu dispositivo, por regla general cifrado (apartado 23);
• almacenamiento de los datos de inicio de sesión en el llavero de macOS; autenticación de dos factores opcional; requisitos de inicio de sesión reforzados para cambios críticos para la seguridad; obligación de confirmación en la dirección antigua y en la nueva al cambiar el correo electrónico;
• registros de seguridad de tu cuenta: en nuestro propio registro de seguridad almacenamos las direcciones IP solo seudonimizadas con una clave que cambia a diario. Nuestro servicio de inicio de sesión, en cambio, registra los inicios de sesión y los cambios en tu cuenta con tu dirección IP en texto claro para detectar ataques a tu cuenta (art. 6, apdo. 1, letra f) del RGPD); eliminamos estas entradas a los 90 días, y las entradas sobre cambios críticos para la seguridad (contraseña, dirección de correo electrónico, métodos de dos factores, códigos de emergencia, claves de acceso, inicios de sesión vinculados con Apple, Google o Microsoft, eliminación de la cuenta) al cabo de un año. Para defenderse de ataques, nuestro servidor de IA registra cada solicitud con la dirección IP, pero sin contenidos y sin datos de inicio de sesión, y elimina este registro a los 7 días; si desde una dirección se acumulan solicitudes rechazadas sin un inicio de sesión válido, la bloquea automáticamente durante 10 minutos. Contra las solicitudes masivas, el servidor de IA (solo en la memoria de trabajo) y nuestro servicio de inicio de sesión cuentan en puntos concretos las solicitudes por dirección IP; el servicio de inicio de sesión conserva estos contadores, por regla general, un día como máximo;
• registro auditable, de solo anexado, de los consentimientos y de sus retiradas;
• preajustes: las cuentas nuevas empiezan con el contexto de la app desactivado, con el contexto de calendario del Modo conversación desactivado y sin consentimiento al boletín. Los dictados se eliminan automáticamente en el ajuste básico; si configuras WhispaWave en la aplicación para Mac, esta te pregunta si debe guardar tu historial («Guardar el historial (recomendado)») o si usas el modo privado (apartado 10). El aprendizaje automático del diccionario está activado en las cuentas creadas desde el 27 de agosto de 2026 (apartado 13). Desde la versión 1.0.8, la aplicación para Mac guarda las conversaciones por defecto en tu cuenta (apartado 11). La búsqueda web en el chat de reuniones, la preparación antes de las citas, las propuestas de citas desde resúmenes y las sugerencias de las conversaciones para tu memoria están activadas de forma predeterminada; puedes desactivar cada una de ellas (apartado 11).
• en la aplicación para iPhone: almacenamiento de los datos de inicio de sesión y de los identificadores en el llavero de iOS; conversaciones e historiales de chat guardados en local, cifrados por regla general (apartado 25); las conversaciones nuevas se quedan por defecto solo en el iPhone («Almacenamiento de las reuniones», apartado 25); «Contexto del campo de texto» está desactivado hasta que lo actives, y «Aprender palabras de tus correcciones» solo funciona con tu consentimiento; el teclado WhispaWave no contiene funciones de red y no envía nada a internet por sí mismo.

5. Destinatarios y encargados del tratamiento

Recurrimos a los siguientes proveedores de servicios.

Sobre los cambios en esta lista de proveedores informamos con al menos 30 días de antelación en nuestra lista de subencargados del tratamiento (página de subencargados) y, además, te informamos activamente en la app o por correo electrónico, antes de que un nuevo proveedor trate datos de contenido; para el plazo de objeción del contrato de encargo de tratamiento es determinante la recepción de este mensaje (§ 8, n.º 2, del contrato). Solo si tenemos que sustituir de inmediato a un proveedor por razones imperiosas de seguridad o de disponibilidad (por ejemplo, tras un incidente de seguridad o una caída repentina), te informamos sin demora, a más tardar en un plazo de 10 días, con posterioridad; tu derecho de oposición no se ve afectado por ello (§ 8, n.º 2, del contrato de encargo de tratamiento).

Sin entrenamiento de IA: con ninguno de nuestros proveedores de IA, en ningún plan: Solo recurrimos a proveedores de IA que no utilizan tus contenidos para entrenar o mejorar modelos de IA; esto se aplica también a cualquier servicio de IA que utilicemos en el futuro y en todos los planes: también en el plan gratuito Free y en el periodo de prueba. En el servicio estándar (Mistral), el acuerdo de Zero Data Retention confirmado por escrito excluye el almacenamiento y el entrenamiento (véase más abajo). IONOS (servicio de respaldo) y Scaleway (reconocimiento de voz en el dictado, véase la tabla) excluyen el entrenamiento con tus contenidos y su almacenamiento permanente según las condiciones de privacidad publicadas por cada proveedor; según esas condiciones, Scaleway conserva solicitudes concretas hasta dos semanas cuando investiga errores o abusos. Linkup no es un proveedor de IA, sino un servicio de búsqueda; lo que se aplica a los términos de búsqueda que recibe Linkup se explica en el apartado 11, en el párrafo «Búsqueda web en el chat de reuniones».

Qué se transmite a Mistral: según la función, el texto de tu dictado junto con las indicaciones de estilo, los términos de tu diccionario y —solo con tu consentimiento— el texto de contexto (apartado 12); en los casos de nube (Mac con Intel, Modo conversación), también la grabación de audio; en el Modo conversación, adicionalmente los contenidos del asistente de chat de reunión descritos en el apartado 11 (pregunta, transcripción, nota de reunión, historial del chat) junto con los datos de contexto; en un formulario sin campos de formulario, el archivo del formulario para el reconocimiento de texto (apartado 11). Para el tratamiento en Mistral rige una triple garantía: (1) Sin entrenamiento: Mistral no utiliza tus contenidos para entrenar modelos de IA. (2) Sin almacenamiento: Mistral no almacena tus entradas ni salidas después del tratamiento (Zero Data Retention, activo para nuestra cuenta; confirmado por escrito el 20 de agosto de 2026). El tratamiento se realiza a través del punto de acceso regional de la UE contractual del proveedor. (3) Solo para ejecutar la función: Mistral trata tus contenidos exclusivamente para ejecutar la función correspondiente para ti.

Adicionalmente desde la aplicación para iPhone (apartado 25): las grabaciones de audio de tus dictados (en el iPhone no hay reconocimiento de voz en el dispositivo); solo con «Contexto del campo de texto» activado, hasta 500 caracteres anteriores al cursor, depurados de credenciales, IBAN y números de tarjeta reconocibles (apartado 12); con «Redactar» y «Reescribir», tu instrucción hablada, en el teclado el texto seleccionado o copiado, tu nombre y apellidos de tu perfil (si los has indicado) y, en una instrucción de seguimiento, las instrucciones y los borradores anteriores del mismo proceso; para el índice de búsqueda, los contenidos de las conversaciones guardadas en tu cuenta; solo con tu consentimiento a «Aprender palabras de tus correcciones», la palabra reconocida y la corregida con hasta 120 caracteres de texto alrededor; solo con «Incluir citas» activado, el título y la franja horaria de una cita vinculada con la reunión y los nombres y las empresas de los demás participantes (apartado 25). Los dictados en un idioma que Mistral no reconoce los reconoce Scaleway (véase la tabla); si el servicio estándar no está disponible temporalmente, también otras solicitudes de la aplicación para iPhone pueden dirigirse a los servicios de respaldo en la UE indicados en la tabla.

No utilizamos: servicios de análisis o de seguimiento en la app, redes publicitarias ni perfiles de usuario en el sitio web, ni proveedores de IA estadounidenses en el funcionamiento estándar. En el sitio web solo se ejecutan la medición de audiencia sin cookies con Plausible (sin cookies, sin identificador permanente; apartado 22) y la medición publicitaria mediante el píxel de Meta, que solo se ejecuta tras tu consentimiento en el banner de cookies (apartado 22). Los informes de fallos se gestionan exclusivamente a través de nuestra propia infraestructura (apartado 21).

6. Transferencias internacionales de datos

Nuestra infraestructura está orientada a ubicaciones en la UE (Fráncfort, Falkenstein, París; entrega de actualizaciones: Eslovenia). Importante para situarlo: en la vía de dictado y de conversación, exclusivamente servicios de la UE tratan tus contenidos (Supabase Fráncfort, Hetzner, Mistral, Scaleway y el servicio de respaldo en la UE IONOS); las únicas excepciones son los diagnósticos de soporte que tú mismo adjuntas a un ticket —pueden contener breves extractos de dictados y se gestionan a través de nuestro proveedor de correo electrónico (apartado 20)—, las citas que creas a través de la app en tu Google Calendar, que transmitimos a Google (apartado 11), y los términos de búsqueda de la búsqueda web en el chat de reuniones, que Linkup puede tratar también fuera de la UE (más abajo). A los servicios con matriz estadounidense (Stripe, Resend, Vercel, Supabase Inc.) fluyen, por regla general, datos básicos de la cuenta, de pago, de correo electrónico y de los formularios del sitio web; sin embargo, un acceso desde EE. UU. (por ejemplo, un acceso remoto de soporte de la matriz a sistemas alojados en la UE) no puede excluirse por completo; esto afecta también a las transcripciones almacenadas en Supabase en Fráncfort (véase la descripción idéntica en el § 8, n.º 4, del contrato de encargo de tratamiento). Para situar la infraestructura de almacenamiento: la región de la UE de nuestra base de datos se ejecuta sobre la infraestructura de centros de datos de Amazon Web Services (AWS eu-central-1, Fráncfort); AWS proporciona en ello exclusivamente esta infraestructura para el almacenamiento de la base de datos; el procesamiento de IA de tus contenidos no tiene lugar en AWS, sino en los servicios de IA de la UE indicados en el apartado 5, a través de nuestro propio servidor intermediario.

Estas transferencias las basamos en las cláusulas contractuales tipo de la UE conforme al art. 46.2.c) RGPD (Decisión (UE) 2021/914), que forman parte de los contratos de encargo de tratamiento con los respectivos proveedores; nuestro proveedor de correo electrónico Resend está, según su propia información, certificado además bajo el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (art. 45 RGPD). El estado actual de las garantías por servicio lo muestra nuestra lista de subencargados del tratamiento. Puedes obtener una copia de las garantías utilizadas en cada caso (por ejemplo, de las cláusulas contractuales tipo) solicitándola en privacy@whispawave.de (art. 46.1 RGPD).

Medición publicitaria (solo tras consentimiento): si aceptas la medición publicitaria en el banner de cookies, Meta Platforms Ireland Limited recibe los datos descritos en el apartado 22. Meta puede transmitirlos a su matriz Meta Platforms, Inc. en EE. UU. Esta transferencia se basa en la decisión de adecuación de la Comisión Europea relativa al Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (art. 45 RGPD), bajo el que Meta Platforms, Inc. está certificada, y de forma complementaria en las cláusulas contractuales tipo de la UE. Sin tu consentimiento, esta transferencia no tiene lugar.

Aplicación para iPhone y comprobación de seguridad al iniciar sesión: Apple gestiona las compras en el App Store bajo su propia responsabilidad (apartado 16); si Apple transfiere datos a terceros países y cómo lo hace lo explica la política de privacidad de Apple. Los contenidos de tus dictados y conversaciones no los transmite la aplicación para iPhone a Apple. Para la comprobación de seguridad al iniciar sesión (apartado 9), Cloudflare, Inc., con sede en EE. UU., recibe características técnicas de conexión y del navegador; el tratamiento puede tener lugar en ello también en EE. UU.

Búsqueda web en el chat de reuniones (Linkup): Con Linkup existe desde el 24 de octubre de 2026 un contrato de encargo de tratamiento (art. 28 RGPD). Linkup tiene su sede en Francia, pero opera servidores en la UE, en EE. UU., en Canadá y en la región de Asia-Pacífico y, según sus propias indicaciones, puede tratar una consulta de búsqueda en cualquiera de estas regiones. Linkup solo garantiza un tratamiento exclusivamente en la UE en el marco de un contrato empresarial; lo hemos solicitado, pero aún no existe. Por ello, un término de búsqueda puede llegar a un país de fuera de la UE, también a uno sin decisión de adecuación de la Comisión Europea. Solo te indicaremos aquí una garantía conforme al art. 46 RGPD para una transferencia de este tipo (por ejemplo, cláusulas contractuales tipo de la UE) cuando podamos acreditarla. Hemos solicitado el compromiso de que Linkup no almacene las consultas de búsqueda (Zero Data Retention); todavía no lo tenemos. Linkup solo recibe el término de búsqueda (apartado 11), ni tu conversación ni datos de tu cuenta. Si no lo deseas, desactiva la búsqueda web (apartado 11, párrafo «Búsqueda web en el chat de reuniones»); el chat responde entonces a tus preguntas sin búsqueda web.

Google Calendar: si conectas Google Calendar directamente (apartado 11), nuestro servidor lee tus citas en Google y transmite a tu cuenta de Google las citas que creas a través de la app. Google actúa bajo su propia responsabilidad para tu cuenta de Google; si Google transfiere datos a terceros países y cómo lo hace lo explica la política de privacidad de Google.

7. Plazos de conservación y supresión

Suprimimos los datos personales en cuanto desaparece la finalidad y no existen obligaciones legales de conservación. Plazos concretos:

Qué sobrevive a una eliminación de la cuenta (y por qué): datos de facturación seudonimizados en Stripe (conservación legal); resúmenes técnicos de uso anonimizados sin relación con personas; una prueba de tu solicitud de eliminación (tipo, estado, fecha de recepción y de tramitación) junto con tu dirección de correo electrónico, para que podamos acreditar la supresión dentro de plazo (la suprimimos 6 años después del final del año en que recibimos tu solicitud —una solicitud de eliminación pone fin a tu contrato con nosotros, por lo que la conservamos como correspondencia comercial recibida, § 257 del Código de Comercio alemán (HGB)—, pero como pronto 3 años después del final del año en que la tramitamos); tus pruebas seudonimizadas de consentimiento y de las declaraciones del pedido (p. ej., la aceptación de las Condiciones de servicio y de esta Política, los consentimientos al contexto de la app junto con sus retiradas, así como tus declaraciones en el proceso de pedido sobre el inicio anticipado de la prestación y sobre la obligación de pagar un importe proporcional en caso de desistimiento); y un valor de comprobación técnico (hash) de tu dirección de correo electrónico, con el que impedimos exclusivamente que se obtengan periodos de prueba gratuitos varias veces mediante cuentas siempre nuevas.

En las pruebas de consentimiento y de pedido, al eliminar la cuenta sustituimos el identificador de tu cuenta por un valor de comprobación técnico (hash); el contenido y el momento de cada declaración se conservan sin cambios. La finalidad es nuestra obligación legal de poder acreditar los consentimientos otorgados y retirados, así como tus declaraciones en el proceso de pedido (art. 7.1 RGPD). También este valor de comprobación sigue siendo un dato personal seudonimizado: una reasignación a tu persona es posible en la medida en que el identificador de tu cuenta se conserve legítimamente en otro lugar (por ejemplo, en los documentos de facturación que deben conservarse por ley). Suprimimos estas pruebas automáticamente, contando cada plazo desde el final de un año natural: los consentimientos junto con sus retiradas y tu toma de conocimiento de esta Política, 3 años después del año en que decidiste de nuevo, aceptaste una versión más reciente o eliminaste tu cuenta; tu aceptación de las Condiciones de servicio y tus declaraciones en el proceso de pedido, 6 años después del año en que las hiciste (conservación legal de la correspondencia comercial, § 257 del Código de Comercio alemán (HGB), § 147 de la Ley General Tributaria alemana (AO)), aunque la aceptación de las Condiciones de servicio no antes de 3 años después del año en que aceptaste una versión más reciente o eliminaste tu cuenta; la prueba de nuestra información sobre tu derecho a oponerte a la publicidad dirigida a clientes existentes (§ 7, apdo. 3, de la Ley alemana contra la competencia desleal (UWG)), 3 años después del año de la eliminación de tu cuenta, pero no antes de que hayan transcurrido los 6 años.

A partir del valor de comprobación del correo electrónico no se puede reconstruir tu dirección; sin embargo, sigue siendo un dato personal seudonimizado, porque permite reconocer la misma dirección de correo electrónico. Lo creamos en cuanto tu cuenta —también para un equipo— obtiene un periodo de prueba gratuito, y lo comprobamos en cada nuevo periodo de prueba. Lo conservamos sobre la base de nuestro interés legítimo en prevenir periodos de prueba múltiples (art. 6.1.f) RGPD) durante la vigencia de tu cuenta y durante 24 meses como máximo tras la eliminación de la cuenta; después también lo suprimimos automáticamente; esta supresión automática la pusimos técnicamente en funcionamiento el 8 de julio de 2026. Puedes oponerte a este tratamiento conforme al art. 21 RGPD.

Aplicación para iPhone: más allá de una eliminación de la cuenta se conservan, además, los registros sobre compras en el App Store indicados en la tabla. En cuanto solicitas en la app la eliminación de tu cuenta, la app retira del iPhone tus conversaciones, «Mis notas», las citas vinculadas con reuniones, los historiales de chat, los dictados aún no transmitidos, su clave y el registro de diagnóstico; tus ajustes se conservan hasta que desinstales la app. Una suscripción del App Store no termina con la eliminación de la cuenta: cancélala en tus ajustes del App Store.

8. Tus derechos

Te corresponden los derechos de los arts. 15 a 21 RGPD: acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad de los datos y oposición; los consentimientos otorgados puedes retirarlos en cualquier momento con efectos para el futuro; la licitud del tratamiento realizado hasta la retirada no se ve afectada por ello (art. 7.3 RGPD). Retirar el consentimiento es tan sencillo como otorgarlo (interruptor en los ajustes).

Respondemos a las solicitudes sobre tus derechos en el plazo de un mes; en casos complejos, el plazo puede prorrogarse hasta dos meses más; de ello te informamos dentro del primer mes (art. 12.3 RGPD).

Así lo aplicamos en concreto:

• Exportación de datos directamente en la app: en la aplicación para Mac (Ajustes → Privacidad → «Exportar datos») recibes tus datos como archivo legible por máquina a través de un enlace de descarga protegido, válido durante 48 horas. No se incluyen en el archivo, entre otros, los datos técnicos derivados (índice de búsqueda, valores de comprobación de notas de reunión, totales diarios de uso), los datos de eventos de los proveedores de pago y los registros de actividad de equipos; también sobre ellos obtienes información si la solicitas.
• Eliminación de la cuenta directamente en la app con una ventana de retractación de 30 días (apartado 7). La ventana te protege frente a una eliminación accidental o abusiva. Si deseas expresamente la eliminación definitiva inmediata, dirígete a privacy@whispawave.de y eliminaremos sin la ventana. Si eres propietario de un equipo con otros miembros activos, primero debes disolver o transferir el equipo.
• Los consentimientos los gestionas en los ajustes; de cada retirada recibes un correo electrónico de confirmación.
• Para cualquier asunto: privacy@whispawave.de.
• En la aplicación para iPhone: la eliminación de la cuenta la inicias en el menú, en «Cuenta» → «Iniciar la eliminación de la cuenta» (a la misma página llegas por Ajustes → «Cuenta y suscripción» → «Cuenta»; ventana de 30 días como arriba); los dictados guardados los eliminas individualmente en el historial de la app. La aplicación para iPhone no ofrece una exportación de datos; la obtienes en la aplicación para Mac o solicitándola a privacy@whispawave.de. Tu consentimiento al procesamiento de IA lo retiras en Ajustes → Datos y privacidad → «Procesamiento de IA en la UE» → «Retirar»; la retirada surte efecto en cuanto la app ha podido guardarla (para ello necesita una conexión a internet). Actualmente no enviamos un correo electrónico de confirmación de esta retirada. Del mismo modo, allí desactivas «Contexto del campo de texto» con el interruptor (apartado 12). Los permisos de la app (micrófono, acceso total del teclado, notificaciones) los cambias en los ajustes de iOS.

Además, tienes derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control en materia de protección de datos. La competente para nosotros: Landesbeauftragte/r für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (Comisionado/a de protección de datos y libertad de información de Renania del Norte-Westfalia), Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf (sede de la sociedad: Dortmund).

9. Registro y cuenta de usuario

Te registras con tu dirección de correo electrónico y una contraseña (con correo de confirmación) o mediante el inicio de sesión con Apple, Google o Microsoft (en el navegador; Apple nos transmite tu dirección de correo electrónico —si lo deseas, una dirección de reenvío privada— y ningún nombre; Google y Microsoft nos transmiten tu dirección de correo electrónico y tu nombre, y Google además un enlace a tu foto de perfil). La app usa tu nombre para rellenar de antemano tu perfil. A los datos que recibimos al iniciar sesión con Google también se les aplica la declaración sobre la Google API Services User Data Policy del apartado 11 («Conectar Google Calendar directamente»). Las direcciones de correo desechables las rechazamos en el registro; los proveedores respetuosos con la privacidad (Proton, Tutanota, iCloud, entre otros) están expresamente admitidos. Opcionalmente puedes activar una autenticación de dos factores. Tu aceptación de las Condiciones de servicio y la toma de conocimiento de esta Política las guardamos con fecha y versión.

Idioma de tu app: tras iniciar sesión y en cada cambio de idioma, la aplicación para Mac nos comunica en qué idioma la usas (alemán, inglés, español o ruso). Guardamos este dato en tu cuenta para que nuestros correos electrónicos, las páginas de pago de Stripe y tus facturas y recibos aparezcan en ese idioma, en la medida en que lo ofrecemos; de lo contrario, en alemán (base jurídica: ejecución del contrato, art. 6.1.b) RGPD). Para ello, Stripe recibe tu idioma preferido en tu registro de cliente (apartado 16). Con cada consentimiento y cada aceptación de las Condiciones de servicio o de esta Política registramos además en qué idioma se te mostró el texto, como prueba de aquello a lo que has consentido. Este dato se conserva mientras exista tu cuenta.

Obligación de facilitar datos (art. 13.2.e) RGPD): Para un contrato con nosotros solo es necesaria tu dirección de correo electrónico; sin ella no podemos crear una cuenta ni prestar el servicio. Todos los demás datos (nombre, foto de perfil, campo profesional) son voluntarios; no facilitarlos no tiene más consecuencia que la ausencia de la función adicional correspondiente.

Menores de edad: WhispaWave se dirige exclusivamente a personas mayores de edad. No tratamos a sabiendas datos de personas menores de 18 años; si tenemos conocimiento de ello, eliminamos la cuenta.

Inicio de sesión en la aplicación para iPhone: en la aplicación para iPhone necesitas una cuenta antes de poder dictar. Allí inicias sesión con tu dirección de correo electrónico y contraseña, con «Iniciar sesión con Apple» o con Google; la aplicación para iPhone no ofrece el inicio de sesión con Microsoft. «Iniciar sesión con Apple» se ejecuta directamente a través de iOS, sin navegador: la app entrega el token de inicio de sesión emitido por Apple a nuestro servicio de inicio de sesión, que toma de él tu dirección de correo electrónico o la dirección de reenvío privada que hayas elegido; la app no lee tu nombre en ello. Si la revocación de «Iniciar sesión con Apple» está activada por nuestra parte, la app entrega además a nuestro servidor el código de autorización de un solo uso que Apple le emite en ese momento; con él, el servidor solicita a Apple un token y lo guarda cifrado para que podamos revocar ante Apple la conexión con «Iniciar sesión con Apple» cuando tu cuenta se elimine definitivamente; después eliminamos el token. Si entonces no existe ese token para tu cuenta, la app te pide, al eliminar tu cuenta, que confirmes la eliminación una vez con Apple; en ello vuelve a entregar solo un código de este tipo, y también puedes eliminar sin esta confirmación. Mientras esta revocación no esté activada, la app no nos transmite el código y no se genera ningún token de este tipo. El identificador de tu inicio de sesión con Apple lo guarda la app en el iPhone para detectar si has revocado el inicio de sesión con Apple. El inicio de sesión con Google abre una ventana del navegador que no guarda datos de inicio de sesión; si inicias sesión con Google durante la configuración inicial y aún no has indicado un nombre, la app toma tu nombre de tu cuenta de Google para tu perfil. En la aplicación para iPhone no puedes configurar una autenticación de dos factores; si está activa para tu cuenta, la app te pide el código. Si creas tu cuenta en la aplicación para iPhone, guardamos con fecha qué versión de las Condiciones de servicio y de esta Política estaba vigente en ese momento. La edad mínima de 18 años se aplica también a la aplicación para iPhone.

Comprobación de seguridad al iniciar sesión (todas las apps): En las solicitudes a nuestro servicio de inicio de sesión —por ejemplo, cuando te registras por correo electrónico, inicias sesión con dirección de correo electrónico y contraseña, vuelves a solicitar un correo de confirmación o restableces tu contraseña—, nuestras apps comprueban, por regla general de forma invisible, si la solicitud procede de una persona. Para ello utilizamos Turnstile de Cloudflare, Inc. (EE. UU.): la app carga en segundo plano un programa de comprobación desde servidores de Cloudflare; Cloudflare recibe en ello características técnicas de conexión y del navegador, como tu dirección IP, pero de nosotros no recibe ni tu dirección de correo electrónico, ni tu contraseña, ni contenidos. El resultado, un valor de comprobación válido una sola vez, se envía con tu solicitud a nuestro servicio de inicio de sesión, que lo hace confirmar por Cloudflare; sin una comprobación válida, rechaza estas solicitudes. Para «Iniciar sesión con Apple» y el inicio de sesión con Google o Microsoft, la comprobación no tiene lugar. La base jurídica es nuestro interés legítimo en proteger las cuentas y el inicio de sesión frente a ataques automatizados (art. 6.1.f) RGPD); el acceso a tu dispositivo necesario para ello es estrictamente necesario para el inicio de sesión que solicitas (§ 25.2, n.º 2, de la Ley alemana de protección de datos en las telecomunicaciones y los medios digitales (TDDDG)). Sobre la transferencia a EE. UU., véase el apartado 6.

10. Dictado: procesamiento de voz y texto (función principal)

Aplicación para iPhone: las vías a) y b) siguientes describen el Mac. En la aplicación para iPhone no es tu dispositivo el que reconoce tu voz: la app transmite tus grabaciones para su reconocimiento a nuestros proveedores de IA en la UE; las grabaciones en las que no detecta voz en el iPhone las descarta, por regla general, antes (apartado 25). La mejora del texto (letra c)) se ejecuta también allí a través de nuestros servidores en la UE, pero sin indicar el programa en el que dictas y sin texto de contexto, salvo que hayas activado «Contexto del campo de texto» (apartados 12 y 25). Cómo guarda los dictados la aplicación para iPhone (letra d)) y qué aspecto tiene allí el aviso de transparencia sobre la IA lo describe el apartado 25.

Describimos el tratamiento por separado según las cuatro vías que existen técnicamente:

a) Dictado en Mac con chip de Apple (estándar). El reconocimiento de voz se ejecuta por completo en tu dispositivo; tu grabación de audio no abandona tu dispositivo. Si el reconocimiento local falla, la app no recurre a escondidas a la nube: recibes un mensaje de error y la grabación se queda en local.

b) Dictado en Mac con Intel. Aquí la grabación de audio se transmite a Mistral (UE) para el reconocimiento de voz; en un idioma de dictado que Mistral no reconoce, como primer servicio a Scaleway (Francia, UE), y durante una interrupción temporal de Mistral, también a Scaleway (apartado 5). En nuestros servidores no la guardamos; para el tratamiento en el proveedor de IA se aplica el apartado 5 (en Mistral, sin almacenamiento: Zero Data Retention, confirmado por escrito; en Scaleway, sin almacenamiento permanente según las condiciones de privacidad publicadas por el proveedor).

c) Mejora del texto (todas las vías). El texto reconocido se transmite a Mistral, a través de nuestro propio servidor en la UE, para el posprocesamiento con IA (muletillas, formato, estilo y, si lo deseas, traducción). Esto se aplica también con el modo privado activado y en el modo de secreto profesional: estos ajustes controlan lo que se guarda, no lo que se transmite para la mejora del texto. Se transmiten también las indicaciones de estilo y de formato, los términos de tu diccionario y —solo con consentimiento específico— el texto de contexto (apartado 12). Si nuestro proveedor de IA no está disponible temporalmente, un servicio de respaldo en la UE toma el relevo automáticamente (apartado 5); también entonces el tratamiento permanece por completo en la UE.

d) Almacenamiento. En los ajustes de la aplicación para Mac eliges entre «Guardar de forma permanente», «Eliminar automáticamente (24 h)» (ajuste básico; si en la configuración inicial de la aplicación para Mac eliges «Guardar el historial (recomendado)», se aplica «Guardar de forma permanente») y «No guardar nunca»; plazos en el apartado 7. Con «No guardar nunca», el texto de tu dictado no se guarda en ningún sitio: ni en el historial ni en tu cuenta; sin embargo, la transmisión breve para la mejora del texto (letra c)) tiene lugar también aquí. En nuestros servidores, el texto se descarta tras el procesamiento; para el tratamiento en el proveedor de IA se aplica el apartado 5 (sin almacenamiento permanente). De cada dictado guardado anotamos como información adicional el programa en el que has dictado (p. ej., «Mail»); este dato mejora la adaptación del estilo y no se transmite a Mistral.

Volver a procesar dictados. En tu historial puedes hacer que un dictado guardado se vuelva a mejorar con «Volver a aplicar el formato con IA»: para ello transmitimos el texto reconocido guardado, con categoría, estilo, nivel de elaboración, idioma y los términos de tu diccionario, como en la letra c), para la mejora del texto, y el resultado sustituye al texto mejorado. Con «Repetir transcripción» haces que el reconocimiento de voz se ejecute de nuevo, mientras la app aún conserve la grabación para ello. Ambas acciones son posibles como máximo cinco veces cada una en 24 horas; registramos cada intento junto al dictado, en caso de éxito con el nuevo texto, hasta que el dictado se elimina definitivamente.

Contenidos con datos de terceros: los contenidos de tus dictados te pertenecen. Si contienen datos personales de terceros (por ejemplo, datos de pacientes o de clientes), tú eres el responsable del tratamiento a efectos de protección de datos; nosotros tratamos estos contenidos exclusivamente para ejecutar la función correspondiente.

Modo de secreto profesional (§ 203 del Código Penal alemán (StGB)). Para los grupos profesionales con deber legal de secreto (p. ej., médicas, abogados, asesoras fiscales, terapeutas) ofrecemos un modo especial que impone de forma permanente: ningún almacenamiento de dictados («No guardar nunca»), modo privado y ningún contexto de la app. La activación solo es reversible mediante la eliminación completa de la cuenta. También en este modo el texto reconocido se transmite a Mistral (UE) para la mejora del texto (letra c)); si esto es compatible con tu deber de secreto profesional debes valorarlo tú mismo para tu caso concreto.

Transparencia sobre la IA (Reglamento de IA de la UE): en el primer inicio te informamos de que WhispaWave utiliza sistemas de IA y de que los resultados pueden contener errores; esto afecta a todos los resultados de IA, incluidas las respuestas y las ediciones de notas del asistente de chat de reunión (apartado 11). Nuestras funciones de IA son herramientas de asistencia: no toman respecto a ti decisiones que produzcan efectos jurídicos o que te afecten significativamente de modo similar (art. 22 RGPD); cada resultado lo revisas y lo adoptas tú mismo (Condiciones de servicio, apartado 3); sobre la detección automatizada de abusos, véase el apartado 15.

11. Modo conversación, asistente de chat de reunión y datos de terceros

En el Modo conversación (notas de reunión), la app graba tu micrófono y el sonido del sistema; en las videoconferencias, por tanto, también las voces de los demás participantes. La grabación se transmite a Mistral (UE) para su transcripción con separación de interlocutores; en nuestros servidores no guardamos la grabación, y para el almacenamiento en el proveedor de IA se aplica el apartado 5 (sin almacenamiento permanente). Si el procesamiento falla, la app conserva la grabación hasta 24 horas en local, en tu dispositivo (para que no se pierda nada) y después la elimina automáticamente.

La transcripción de texto resultante (con etiquetas de interlocutor como «Interlocutor 1») está primero a tu disposición como copia de trabajo en la sesión en curso. Dónde se guardan las conversaciones de forma permanente lo decides tú (Ajustes → Privacidad → «Conversaciones y reuniones») en tres niveles: «Solo en este Mac»: almacenamiento exclusivamente local en tu dispositivo (por regla general cifrado, apartado 23); «En la nube (todos los dispositivos)» (preajuste desde la versión 1.0.8): además, guardamos el texto en tu cuenta para que tus otros dispositivos puedan acceder a él (a tu cuenta llega en ello exclusivamente texto; la propia grabación de audio, como se describe arriba, solo se transmite para la transcripción y no se guarda ni en nuestros sistemas ni de forma permanente en el proveedor de IA); «No guardar nunca»: todo se queda en la copia de trabajo volátil, que desaparece al cerrar la app. En las instalaciones nuevas de la aplicación para Mac, desde la versión 1.0.8 está preajustado el nivel de nube, sin que recabemos para ello un consentimiento específico; si tú mismo cambias al nivel de nube o sales de él, lo registramos como prueba. Un cambio desde el nivel de nube pone fin al almacenamiento en la nube para el futuro; las conversaciones ya guardadas las seguimos manteniendo a tu disposición —junto con tus ediciones posteriores— hasta que las elimines (ejecución del contrato: has de poder conservar tus contenidos y decidir por ti mismo).

Datos de la cita en la conversación. Si la app vincula una grabación a una cita del calendario (apartado 23; en el iPhone, apartado 25), sus participantes (nombre, dirección de correo electrónico) forman parte de la conversación; la aplicación nunca toma el título de la cita como título de la conversación. Guardamos estos datos junto con la conversación en el nivel que hayas elegido; en el nivel de nube, por tanto, también en tu cuenta. Puedes cambiar el título en cualquier momento; si eliminas la conversación, eliminas también estos datos (base jurídica: para tus datos, la ejecución del contrato, art. 6.1.b) RGPD; para los datos de los demás participantes, nuestro interés legítimo y el tuyo en una nota de reunión completa, art. 6.1.f) RGPD).

Asistente de chat de reunión (preguntas sobre tus conversaciones). Sobre cada conversación puedes hacer preguntas al asistente de IA y solicitar análisis, también durante una grabación en curso. Por cada pregunta transmitimos a Mistral (UE), a través de nuestro propio servidor en la UE: tu pregunta, la transcripción de la conversación en cuestión, la nota de reunión correspondiente, el historial de chat anterior y —con la grabación en curso— el fragmento más reciente de la transcripción en directo. El historial de chat nunca lo guardamos en nuestros servidores: con independencia de tu nivel de almacenamiento, se encuentra solo en tu Mac (apartado 23). Para el tratamiento en Mistral se aplica el apartado 5 (sin entrenamiento, sin almacenamiento permanente).

Índice de búsqueda para preguntas sobre varias conversaciones. Si guardas conversaciones en tu cuenta (nivel de nube) y utilizas un plan de pago o un periodo de prueba, la aplicación para Mac crea por defecto un índice de búsqueda sobre estas conversaciones; puedes desactivar la función en Ajustes → Privacidad → «Preguntar sobre tus conversaciones». Para ello transmitimos fragmentos de tus transcripciones, junto con los nombres de los interlocutores, y los fragmentos de tus notas de reunión, a través de nuestro propio servidor en la UE, a Mistral (UE), que calcula a partir de ellos vectores numéricos (apartado 5); en tu cuenta guardamos estos vectores, las raíces de las palabras de los fragmentos y los subtítulos de tus notas. Si haces una pregunta sobre varias conversaciones, calculamos también a partir de tu pregunta un vector de este tipo para encontrar los pasajes adecuados. Si eliminas una conversación, retiramos de inmediato sus entradas del índice. Si desactivas la función, la indexación se pausa; el índice existente se conserva hasta que lo retires en Ajustes → Privacidad → «Eliminar el índice de búsqueda» o elimines tu cuenta.

Edición de tus notas de reunión por el asistente. Si se lo indicas, el asistente puede editar tu nota de reunión (p. ej., reformular o completar secciones). En ello rige: los cambios solo se incorporan a la nota tras tu confirmación; cada cambio puedes deshacerlo individualmente; una revisión completa se crea como segunda versión: tu nota original se conserva. El asistente nunca escribe en tus notas sin tu intervención. No se produce con ello ninguna salida adicional de datos (la nota, como se describe arriba, se transmite de todos modos con cada pregunta del chat).

Búsqueda web en el chat de reuniones (app para Mac). Si una pregunta en el chat de reuniones necesita información actual de internet, el asistente puede buscar en la web. Para ello formula un término de búsqueda breve de como máximo 300 caracteres —que puede derivarse de tu pregunta y de la conversación y contener, por ejemplo, el nombre de una empresa o de un producto—, y nuestro propio servidor en Hetzner, en Falkenstein (Alemania), envía solo ese término de búsqueda a nuestro servicio de búsqueda Linkup (apartado 5). Linkup no recibe la transcripción, la nota ni datos de tu cuenta. Por cada mensaje, el asistente busca como máximo dos veces. Los resultados (título, dirección y un breve extracto de la página web) se envían junto con tu pregunta a Mistral (UE) para que el asistente pueda utilizarlos en su respuesta; la respuesta te indica las fuentes. No guardamos el término de búsqueda ni los resultados en nuestros servidores. La búsqueda web está activada de forma predeterminada; la desactivas en los ajustes, en «Reuniones», con el interruptor «Búsqueda web en el chat de reuniones». Para Linkup se aplica el apartado 6: con Linkup existe un contrato de encargo de tratamiento, pero Linkup puede tratar las consultas de búsqueda también fuera de la UE, y hemos solicitado el compromiso de no almacenarlas; todavía no lo tenemos. (Base jurídica: como en el chat de reunión, apartado 3.)

Datos de contexto para obtener mejores resultados. Para que las notas de reunión y las respuestas del chat encajen contigo y con tu conversación, transmitimos también —siempre que esta función esté activa en tu app— como contexto adicional: los nombres de los interlocutores, tu nombre de perfil y tu campo profesional indicado voluntariamente (apartado 13), de tus datos en los ajustes, en «Perfil», tu cargo y tu empresa —en la nota de reunión, la empresa solo si la propia conversación la menciona; en el chat, también la descripción de tu empresa y las entradas de tu memoria (párrafo «Memoria»)—, los términos de tu diccionario personal, un breve resumen de tu última reunión con la misma persona o con el mismo título, así como la fecha, la hora y la zona horaria. Los datos del calendario (título, franja horaria y participantes de la cita correspondiente; para las preguntas en el chat, tus citas de los próximos siete días; para las propuestas de citas en el chat, además los nombres de tus calendarios —si dos se llaman igual, con la cuenta a la que pertenecen—, si puedes crear citas en ellos y cuál es tu calendario para citas nuevas) solo se envían si has activado el interruptor de calendario en los ajustes (párrafo «Calendario», más abajo; apartado 23). Las conversaciones con el ajuste «No guardar nunca» nunca se utilizan como contexto para solicitudes posteriores. También estos datos de contexto los trata Mistral únicamente para ejecutar la función (apartado 5).

Memoria. Para que las respuestas en el chat de reuniones encajen contigo, WhispaWave recuerda datos sobre ti y tu trabajo. Una entrada surge de dos maneras: (1) Lo pides en el chat («Merk dir, dass …», en alemán); el asistente formula a partir de ello una afirmación con tus palabras, que guardamos. (2) Con el interruptor «Sugerencias de las conversaciones» (activado de forma predeterminada), WhispaWave reconoce, al crear una nota de reunión que solicitas, frases en las que tú mismo describes tu trabajo —solo tu propia voz, nunca la de otros interlocutores—, y, en tus preguntas en el chat, lo que allí cuentas sobre ti por iniciativa propia. Para ello no se produce ninguna llamada adicional a la IA: las sugerencias surgen en la misma llamada que la nota o la respuesta. WhispaWave conserva por sí solo una afirmación clara y general; cualquier otra te la presenta durante 72 horas para que decidas («Conservar» o descartar). Guardamos una entrada en tu cuenta (Supabase, Fráncfort) con su origen (el chat, tu edición o la conversación con el pasaje del que procede). Para reconocer entradas duplicadas y descartadas, hacemos que Mistral (UE) calcule a partir de cada entrada valores de comparación (vectores) y los guardamos con ella. Las entradas que no hayas desactivado con «Dejar de usar» se envían con tus preguntas en el chat como contexto a Mistral (UE); nunca las usamos en notas de reunión, en el dictado ni en el Modo comando. Datos sensibles: si WhispaWave reconoce en una entrada datos sobre salud, finanzas, familia, religión, origen o cuestiones íntimas —mediante una lista fija de palabras y la valoración del modelo—, nunca la conserva por sí solo, sino que solo te la presenta para que decidas. Si la conservas o lo pides expresamente con «Merk dir …», la guardamos marcada, te la mostramos con el motivo y nunca la transmitimos a la IA. El reconocimiento puede pasar por alto un dato; una entrada no detectada se usa como cualquier otra. No guardamos datos de acceso como contraseñas, PIN o TAN. Todas las entradas las ves en los ajustes, en «Perfil» › «Memoria»: allí las cambias, las desactivas con «Dejar de usar», las eliminas una a una o todas con «Borrar todo»; en el chat basta con «Vergiss …» (en alemán). No se crea ninguna entrada en el modo privado, con «No guardar nunca», en el Modo de secreto profesional (§ 203 del Código Penal alemán (StGB)) ni si tu equipo ha desactivado «Merk dir»; las sugerencias de las conversaciones solo existen para conversaciones en el nivel de nube. Cuánto tiempo guardamos las entradas se indica en el apartado 7. Tus datos en la página «Perfil» (cargo, empresa, descripción de tu empresa) los guardamos en tu cuenta; si los cambias, conservamos las versiones anteriores hasta que se elimine tu cuenta. (Base jurídica: ejecución del contrato, art. 6.1.b) RGPD; para una entrada marcada como sensible, tu consentimiento explícito, art. 9.2.a) RGPD, que otorgas con «Merk dir …» o «Conservar» para exactamente esa entrada y que revocas eliminándola; apartado 26.)

Calendario (opcional, app para Mac). En la app para Mac puedes permitir que WhispaWave use tus calendarios: a través de la app Calendario de tu Mac (párrafo «Calendario de Apple») y, siempre que esté disponible en tu app, a través de una conexión directa con Google Calendar (párrafo «Conectar Google Calendar directamente»). El interruptor «Incluir eventos del calendario» de los ajustes, en «Calendario», se aplica a ambas vías; mientras está desactivado, la app no usa ninguna cita. Con tus citas, la app muestra tus próximas reuniones en «Próximas reuniones», te avisa antes de las citas, vincula una grabación a la cita correspondiente, da contexto a tu nota de reunión y al chat, te prepara para las citas de seguimiento (párrafo «Preparación antes de las citas») y prepara borradores de citas que solo se crean cuando los confirmas (también a partir de tus resúmenes, párrafo «Propuestas de citas desde resúmenes»). Para ello lee de cada cita, sea cual sea su calendario, los mismos datos: título, inicio y fin (también de día completo), lugar y enlace de videoconferencia, participantes y organizador (nombre, dirección de correo electrónico, estado de respuesta) y el nombre del calendario. WhispaWave no lee la descripción de una cita en ningún calendario.

Qué llega a nuestro servidor y a Mistral. La app se encarga en tu Mac de «Próximas reuniones», de los avisos y de la vinculación. Para la nota de reunión enviamos con la solicitud el título, la franja horaria y los participantes de la cita correspondiente a nuestro servidor en Hetzner, en Falkenstein (Alemania), y a Mistral (UE), tal como se describe en «Datos de contexto para obtener mejores resultados». Cuando haces una pregunta en el chat, siempre que esté disponible en tu app, con la solicitud también llegan a nuestro servidor y a Mistral tus citas de los próximos siete días, como máximo 20 y sin las canceladas, de los calendarios que hayas activado en «Calendarios visibles», para que el asistente pueda tenerlas en cuenta en su respuesta: de cada cita, el título, la hora, el lugar, el nombre de su calendario y sus participantes (su nombre o, si no consta ninguno, su dirección de correo electrónico). La app envía para ello las citas de Calendario de Apple; las de Google Calendar las lee nuestro servidor de su copia (párrafo «Conectar Google Calendar directamente»). Nuestro servidor y Mistral tratan estos datos solo para responder a la solicitud: no los guardamos, ni siquiera en registros, y Mistral tampoco los guarda (apartado 5). Los datos de una cita solo se guardan cuando la app vincula una grabación a una cita —entonces se aplica el párrafo «Datos de la cita en la conversación»— y, en la conexión directa con Google, tal como se describe allí.

Calendario de Apple (opcional, app para Mac). Si conectas Calendario de Apple en los ajustes, en «Calendario», macOS te pregunta si WhispaWave puede tener acceso completo a tus calendarios. Entonces la app lee en tu Mac las citas de la app Calendario de tu Mac —de todas las cuentas configuradas en ella, como iCloud, Exchange u Outlook, o una cuenta de Google de los Ajustes del Sistema de macOS—, pero solo de los calendarios que hayas activado en «Calendarios visibles»; una cuenta de Google que además hayas conectado directamente solo se lee a través de esa conexión. No guardamos tus calendarios en nuestros servidores. La app solo crea una cita en tu calendario después de que la hayas confirmado en la tarjeta de la cita o, si activas «Crear eventos automáticamente» en los ajustes, para las citas acordadas con claridad en el chat; la escribe a través de macOS directamente en el calendario elegido, sin pasar por nuestro servidor, y no invita a nadie. Con «Deshacer», la app elimina en un plazo de 24 horas exactamente esa cita, siempre que no se haya modificado desde entonces; WhispaWave no modifica ni elimina otras citas. La app comprueba en tu Mac si un horario está libre. Puedes ponerle fin en cualquier momento: en los ajustes, en «Calendario», con «Desconectar» en Calendario de Apple (la app deja de leer tus calendarios) o en los Ajustes del Sistema de macOS, en «Privacidad y seguridad» → «Calendarios», donde retiras el acceso a WhispaWave.

Conectar Google Calendar directamente (opcional, app para Mac). Siempre que esté disponible en tu app, en los planes Pro+ y Team+ puedes conectar tu cuenta de Google directamente con WhispaWave en los ajustes, en «Calendario», sin una cuenta en los Ajustes del Sistema de macOS. Entonces nuestro propio servidor en Hetzner, en Falkenstein (Alemania; apartado 5), lee a través de la API de Google Calendar la lista de tus calendarios y las citas de los calendarios que elijas, para el periodo de seis días antes a dos días después de hoy: título, inicio y fin, lugar, participantes y organizador (nombre, dirección de correo electrónico, estado de respuesta), el enlace de videoconferencia y el enlace a la cita. Al conectar, solo permites esta lectura; WhispaWave solo puede crear citas cuando además lo permites (párrafo «Crear citas»). No leemos la descripción de una cita, y no incorporamos las citas que hayas rechazado. En tu cuenta (Supabase, Fráncfort; apartado 5) guardamos estas citas, la lista de tus calendarios y tu selección, tu zona horaria, la dirección de correo electrónico de tu cuenta de Google (para que la app muestre qué cuenta está conectada) y las claves de acceso que Google emite para la conexión. Las claves de acceso las guardamos cifradas (Supabase Vault); nunca salen de nuestros servidores, ni siquiera hacia tu app.

Para qué. Con estas citas, la app reconoce la reunión que corresponde a una grabación, te avisa antes de las citas y las muestra en tu resumen de reuniones, igual que las citas que lee a través de macOS (apartado 23), y solo mientras el interruptor de calendario de los ajustes esté activado. Como contexto para la nota de reunión y para las preguntas en el chat, enviamos a Mistral (UE) datos de estas citas, tal como se describe arriba en el párrafo «Calendario» (apartado 5). Si la app vincula una grabación a una cita, a su título y a sus participantes se les aplica el párrafo «Datos de la cita en la conversación».

Crear citas (opcional). Siempre que esté disponible en tu app, puedes permitir además a WhispaWave crear citas en tus propios calendarios de Google. La app te lo pide solo cuando quieres crear por primera vez una cita en un calendario de Google; también puedes permitirlo antes en los ajustes. Google te muestra para ello una autorización propia. Una vez permitido, nuestro servidor solo crea una cita cuando la confirmas en el chat, en la tarjeta de la cita, con «Crear» o, si has activado «Crear eventos automáticamente» en los ajustes (al principio está desactivado), para las citas acordadas con claridad en el chat. La app te muestra en el chat cada cita creada así con «Deshacer». Para ello, nuestro servidor transmite a Google el título, el inicio y el fin y, si se indican, el lugar y la descripción de la cita, así como marcas técnicas con las que la reconocemos como creada por WhispaWave. WhispaWave no invita a nadie a la cita. Con «Deshacer» eliminamos en un plazo de 24 horas exactamente esa cita, siempre que no se haya modificado desde entonces; WhispaWave no cambia ni elimina otras citas. Para que ninguna cita se cree dos veces y «Deshacer» funcione, de cada cita creada guardamos solo datos técnicos (su identificador en Google, el calendario, cuándo y cómo se creó), no su contenido, y los eliminamos a los 30 días. Tus ajustes al respecto («Calendario para eventos nuevos», «Crear eventos automáticamente») los guardamos en tu cuenta para que se apliquen en todos tus dispositivos. Antes de crear una cita, nuestro servidor comprueba si el horario está libre: para el periodo en torno a la cita propuesta (como máximo 14 días) lee el inicio, el fin, el estado, tu respuesta y el título de las citas del calendario de destino y de los calendarios que hayas elegido. Esta información no la guardamos ni la transmitimos a servicios de IA; la app solo te muestra los títulos de las citas que coinciden con la propuesta y, en ese caso, no crea la cita, sino que te ofrece horarios libres.

Cuánto tiempo. Conservamos las citas solo para el periodo indicado: si una cita sale de ese periodo o la eliminas en Google, la siguiente sincronización la quita; a más tardar siete días después de que termine, la eliminamos definitivamente. Si desconectas en la app («Desconectar»), eliminamos de inmediato las citas, la lista de calendarios, la dirección de correo electrónico de tu cuenta de Google y las claves de acceso y pedimos a Google que revoque el acceso; con ello termina también el permiso para crear citas. Los datos técnicos de las citas creadas los eliminamos cuando se cumplen sus 30 días. Si eliminas tu cuenta, eliminamos con ella las citas, la lista de calendarios, los datos técnicos de las citas creadas y tus ajustes; las claves de acceso solo las usamos después para pedir a Google que revoque el acceso, y las eliminamos a más tardar 72 horas después de eliminar la cuenta, aunque Google no responda. Además, puedes retirar el acceso en cualquier momento en tu cuenta de Google, en «Seguridad» → «Aplicaciones y servicios de terceros».

Sin cesión, sin entrenamiento. No vendemos estos datos, no los usamos para publicidad ni para evaluar tu solvencia y no entrenamos modelos de IA con ellos; tampoco nuestros proveedores de servicios (apartado 5). Nadie en WhispaWave los consulta, salvo que nos lo pidas expresamente en el soporte o que sea necesario para la seguridad del servicio o lo exija la ley. Base jurídica: para tus datos, la ejecución del contrato (art. 6.1.b) RGPD, la función que has elegido); para los datos de los demás participantes de tus citas, nuestro interés legítimo y el tuyo en reconocer la reunión correspondiente y encontrar horarios libres (art. 6.1.f) RGPD).

WhispaWave's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. The use of information received from Google Workspace scopes will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Preparación antes de las citas (app para Mac). Si el calendario está activado y guardas las conversaciones en el nivel de nube, WhispaWave te prepara para las citas de seguimiento: una hora antes del inicio de una cita (seleccionable en los ajustes: 30 minutos, 1 hora, 2 horas o «Nunca»), la app para Mac envía automáticamente, sin que tengas que hacer nada, datos de esa cita a nuestro servidor en Hetzner, en Falkenstein (Alemania): inicio y fin, zona horaria, título, los participantes (nombre, dirección de correo electrónico) e identificadores técnicos de la cita, así como cuáles de tus conversaciones grabadas pertenecen a la misma serie de citas. Nuestro servidor comprueba si la cita continúa una conversación grabada anterior —mediante una cita de seguimiento acordada, la misma serie de citas, los mismos participantes externos o un tema similar—; para comparar el tema, hace que Mistral (UE) calcule un valor de comparación a partir del título de la cita. A partir de hasta tres conversaciones coincidentes, compone un paquete: el título y el día de tu última conversación y el resumen general de su nota de reunión, sus preguntas abiertas, los compromisos abiertos de ambas partes con sus pasajes literales de la transcripción, una cita de seguimiento acordada y hasta tres pasajes coincidentes de tus transcripciones. Envía automáticamente este paquete en una sola llamada a Mistral (UE), que redacta a partir de él hasta cinco frases breves de preparación; si no lo consigue, la tarjeta muestra el paquete sin esas frases. En tu cuenta (Supabase, Fráncfort) guardamos el inicio y el fin de la cita, una clave calculada a partir de su identificador y de su inicio (no el identificador en sí), los identificadores de las conversaciones de las que procede la preparación, el paquete y las frases; no el título ni los participantes de la cita. Eliminamos la preparación 24 horas después del final de la cita (apartado 7). Puedes desactivarla en los ajustes, en «Reuniones» › «Preparación antes de las citas», con «Nunca»; tu equipo puede desactivarla para todos. En el modo privado, con «No guardar nunca», en el Modo de secreto profesional y si tus conversaciones no están en la nube, no se crea ninguna preparación. (Base jurídica: como en el Modo conversación, apartado 3; para los datos de la cita, tu interruptor de calendario, art. 6.1.a) RGPD.)

Propuestas de citas desde resúmenes. Si solicitas una nota de reunión, el modelo en Mistral (UE) comprueba en la misma llamada si en la conversación se acordó una cita de seguimiento; para ello no hay ninguna llamada adicional a la IA. Si se acordó una, la app muestra debajo de la nota una propuesta de cita: título, descripción, lugar, los horarios comentados con zona horaria, la otra parte y un breve pasaje literal de la conversación como prueba. Guardamos esta propuesta con la conversación en tu cuenta (Supabase, Fráncfort) para que sea la misma en la app y en el chat. La app solo crea una cita cuando la confirmas con «Crear»: a través de Calendario de Apple en tu Mac sin nuestro servidor o a través de la conexión directa con Google (párrafos «Calendario de Apple» y «Crear citas»); después anotamos en la propuesta dónde se creó la cita (calendario, identificador y enlace de la cita). Solo hay propuesta si el calendario está activado y tus conversaciones están en la nube; puedes desactivarla en los ajustes, en «Calendario», con el interruptor «Propuestas de citas desde resúmenes», y tu equipo puede desactivarla para todos. (Base jurídica: como en el Modo conversación, apartado 3.)

Documentos y conversaciones anteriores como contexto. Siempre que esté disponible en tu app, en «Mis notas» puedes adjuntar a una conversación hasta cinco archivos (documentos de Word, PDF e imágenes PNG y JPG, de hasta 20 MB cada uno) y vincular hasta tres conversaciones anteriores que tengan una nota. WhispaWave extrae el texto de un archivo en tu Mac —en las imágenes y en las páginas PDF escaneadas, con el reconocimiento de texto de tu Mac—; el archivo en sí no sale de tu Mac. Si la conversación se guarda, la app almacena con ella en tu Mac, por regla general de forma cifrada (apartado 23), el texto extraído (hasta 6000 caracteres por archivo), el nombre, el tipo y el tamaño del archivo, así como qué conversaciones has vinculado. Nada de ello llega a tu cuenta, tampoco en el nivel de nube, y no lo transmitimos a través de enlaces para compartir, invitaciones ni exportaciones de una conversación. Cuando creas la nota completa de una conversación (no al revisar secciones concretas, en el chat de reunión ni al hacer preguntas sobre conversaciones), la app transmite a nuestro propio servidor en la UE el texto extraído de cada archivo —no el archivo ni su nombre; solo identificamos los archivos por su orden— y, de cada conversación vinculada, el título, la fecha y la nota terminada (hasta 2400 caracteres, nunca la transcripción). El servidor incorpora el texto y las notas como contexto adicional a la solicitud a Mistral (UE) (apartado 5) y no guarda nada de ello. Lo que de ello se incorpora a la nota forma parte de la nota. Si tu ajuste de almacenamiento de las conversaciones está en «No guardar nunca», no puedes vincular conversaciones anteriores y no se transmite ninguna. Si quitas un archivo o un vínculo o eliminas la conversación, también desaparece el contexto guardado.

Almacenamiento técnico temporal. Para que una respuesta del chat en curso no se pierda en caso de pérdida de conexión, nuestro servidor intermediario mantiene las respuestas en curso y recién terminadas durante hasta 15 minutos en la memoria de trabajo, recuperables exclusivamente para tu cuenta y descartadas automáticamente después; no se produce ningún almacenamiento permanente (apartado 7).

Valoraciones de respuestas del chat y de notas de reunión. Puedes valorar las respuestas del asistente con pulgar arriba/abajo y, en caso de valoración negativa, elegir una categoría. Siempre que esté disponible en tu app, esta te pregunta además, debajo de una nota de reunión terminada, «¿Te ha sido útil esta nota?»; si eliges «No es útil», indicas un motivo. Valorar o no es decisión tuya. Usamos las valoraciones para mejorar nuestras notas de reunión y respuestas del chat (base jurídica: nuestro interés legítimo en mejorar nuestro producto, art. 6.1.f) RGPD); puedes oponerte a este tratamiento en cualquier momento (art. 21 RGPD, contacto en el apartado 1).

Guardamos cada valoración, asignada a tu cuenta y con la fecha y la hora, en una tabla propia de nuestra base de datos (Supabase, Fráncfort; apartado 5); lo que guardamos es exclusivamente:

• la valoración y, en caso de valoración negativa, la categoría o el motivo;
• en las respuestas del chat, si has valorado en el chat de una conversación o en las preguntas sobre varias conversaciones;
• en las notas de reunión, la plantilla con la que se creó la nota (en nuestras plantillas integradas, su identificador; en las plantillas propias y en las de equipo, solo si era una plantilla propia o de equipo), en su caso la variante y el nivel de detalle de la plantilla, y la plataforma de tu app (por ejemplo, Mac o iPhone).

Nunca guardamos tu pregunta, la respuesta, el texto de la nota, la transcripción ni otros contenidos, ni tampoco ningún identificador de la conversación o de la nota. Qué nota has valorado y cómo solo lo recuerda la app en tu dispositivo, para que valores cada nota una sola vez. Estas señales permanecen en nuestros propios sistemas y nunca se transmiten a proveedores de IA ni se utilizan para el entrenamiento de modelos de IA (regla permanente, véase también el apartado 5). Cuando una valoración cumple 12 meses, la suprimimos automáticamente en la siguiente ejecución nocturna de supresión; si eliminas tu cuenta antes, la eliminamos con la cuenta (apartado 7). Tus valoraciones están incluidas en la exportación de datos (apartado 8).

Plantillas para notas de reunión. Siempre que esté disponible en tu app, puedes crear y gestionar plantillas propias para notas de reunión. Para ello guardamos en tu cuenta (Supabase, Fráncfort; apartado 5), por cada plantilla, el título, el contexto, las secciones, el icono, el tipo, la descripción y el ejemplo, y una versión cada vez que guardas (hasta 50 por plantilla; la más antigua se descarta), además de tus plantillas favoritas y hasta cinco plantillas que la app debe «Crear automáticamente en todas las conversaciones»: las crea junto con la primera nota de una conversación. Si compartes una plantilla propia con tu equipo, todos los miembros activos del equipo la ven con su título, contexto, secciones, descripción, ejemplo y tu nombre de perfil (nunca tu dirección de correo electrónico) y pueden usarla y copiarla (apartado 18). Si eliminas una plantilla, desaparece de tu biblioteca; 30 días después la eliminamos definitivamente junto con sus versiones. Por cada plantilla con la que creas una nota, también por nuestras plantillas integradas, guardamos en tu cuenta, sin contenidos, cuándo la usaste por última vez y cuántas veces, para que tu biblioteca pueda mostrar «Usadas recientemente» en todos tus dispositivos. Base jurídica: ejecución del contrato (art. 6.1.b) RGPD).

Crear plantillas con el asistente. Siempre que esté disponible en tu app, el asistente te redacta una plantilla («¿Qué quieres crear?»), modifica una plantilla propia según tus instrucciones («¿Qué quieres cambiar?») y escribe un ejemplo para ella («Redactar un ejemplo»); tras crear una plantilla, redacta el ejemplo por sí mismo. Para ello transmitimos a Mistral (UE), a través de nuestro propio servidor en la UE (apartado 5): tu descripción (hasta 2000 caracteres, con tus respuestas a una breve pregunta de seguimiento) y, si añades archivos de ejemplo, su texto, que la app lee en tu Mac (hasta 12 000 caracteres por archivo, hasta 60 000 en total), sin los nombres de los archivos; al modificar, tus instrucciones (hasta 1000 caracteres) y la plantilla en cuestión; para el ejemplo, la plantilla. No guardamos tu descripción, los textos de ejemplo ni tus instrucciones, y los archivos de ejemplo se quedan en tu Mac; solo se guarda el resultado, como plantilla propia con una nueva versión o como su ejemplo. Si tus archivos de ejemplo contienen datos de otras personas, también estos van a Mistral; allí se aplica el apartado 5 (sin entrenamiento, sin almacenamiento permanente).

Documentos en lugar de notas. Siempre que esté disponible en tu app, con una plantilla del tipo «Documento» puedes hacer que, a partir de una conversación, se cree un escrito independiente en lugar de una nota, por ejemplo una carta. Para ello transmitimos a Mistral (UE), a través de nuestro propio servidor en la UE, los mismos datos que para una nota de reunión completa (apartado 5): la transcripción, la plantilla, los datos de contexto y, si los hay, los documentos y las conversaciones vinculadas de «Mis notas». Tu nombre y la fecha rellenan la línea del remitente y la de la fecha; tus propios apuntes en «Mis notas» se envían como contexto adicional. Guardamos el documento como una nota con la conversación, es decir, en el nivel de nube también en tu cuenta; cuenta para tu cupo como una nota.

Rellenar formularios. Siempre que esté disponible en tu app, puedes configurar una plantilla a partir de un formulario en blanco (archivo PDF o Word, de hasta 10 MB). La app lee en tu Mac los campos de un formulario PDF o Word rellenable. Si un PDF no tiene campos de formulario, por ejemplo porque está escaneado, enviamos el archivo completo (de hasta 30 páginas), a través de nuestro propio servidor en la UE, al reconocimiento de texto de Mistral (UE), que reconoce los campos (apartado 5). Guardamos el formulario en blanco y su lista de campos en tu cuenta (Supabase, Fráncfort); si compartes la plantilla con tu equipo, los miembros del equipo pueden consultar y usar el formulario (apartado 18). Para rellenarlo, transmitimos a Mistral (UE) la lista de campos y la transcripción de la conversación con los nombres de los interlocutores y la nota —o un texto que pegues—; lo que no aparece en ellos queda vacío. El formulario rellenado se crea en tu Mac y se queda allí, cifrado con la conversación; a nosotros no nos llega. Si eliminas la plantilla, eliminamos definitivamente el formulario en blanco y la lista de campos 30 días después.

Comunidad de plantillas. Siempre que la comunidad esté disponible en tu app, puedes publicar plantillas propias para todas las personas que usan WhispaWave y añadir plantillas de otras personas a tu biblioteca (apartado 16a de las Condiciones de servicio). Cuando publicas una plantilla, guardamos (Supabase, Fráncfort; apartado 5) una copia de su contenido (tipo, título, descripción, contexto, secciones, ejemplo, icono), tus datos sobre campo profesional, categoría, país y hasta cinco palabras clave y, si así lo eliges, tu nombre de perfil; si no, la plantilla aparece de forma anónima. Nunca mostramos tu dirección de correo electrónico. Antes de la publicación, nuestro servidor comprueba automáticamente la plantilla con patrones fijos, sin IA, en busca de datos personales típicos como direcciones de correo electrónico, números de teléfono y de cuenta, direcciones postales, nombres con tratamiento y fechas de nacimiento; las coincidencias solo te las mostramos a ti. Después, una persona de nuestro equipo revisa la plantilla antes de que aparezca. Las plantillas publicadas las ven todos los usuarios de WhispaWave con sesión iniciada, también de otras organizaciones: con título, descripción, tus datos, tu nombre o «Anónimo», el número de veces que se ha añadido y la fecha, y en la vista detallada también con contexto, secciones y ejemplo. Si alguien añade tu plantilla, se crea en su biblioteca una copia propia sin tu nombre; guardamos quién la añadió y cuándo, y solo mostramos el número. Si ocultas una plantilla para ti, lo recordamos en tu cuenta. Si retiras una plantilla, desaparece de la comunidad; las copias que otras personas ya han añadido se quedan con ellas, aunque elimines tu cuenta. Las publicaciones retiradas o rechazadas las eliminamos definitivamente 30 días después. Base jurídica: ejecución del contrato (art. 6.1.b) RGPD); la comprobación de datos personales y la revisión por nuestro equipo se basan en nuestro interés legítimo en proteger los derechos de otras personas (art. 6.1.f) RGPD).

Denuncias y moderación en la comunidad. Si consideras que una plantilla publicada es ilícita o infringe las normas de la comunidad, puedes denunciarla en la app. Para ello guardamos tu motivo, tu descripción (hasta 500 caracteres, opcional), tu declaración de que tus datos son correctos según tu leal saber y entender, tu cuenta y los momentos; puedes enviar hasta 20 denuncias en 24 horas. La persona que publicó la plantilla no sabe quién la ha denunciado. Una denuncia por datos personales, o denuncias de tres personas distintas, ocultan la plantilla automáticamente hasta que nuestro equipo decide. Te informamos de la decisión en tus notificaciones de la aplicación; la persona que publicó recibe una motivación en cada restricción. Las denuncias de personas sin cuenta las aceptamos por correo electrónico (apartado 17). Registramos las decisiones con la persona que las tramita, la plantilla, la persona que publicó y la motivación. Las denuncias abiertas se conservan hasta la decisión; las resueltas, 12 meses; el registro, 12 meses. Si eliminas tu cuenta, te retiramos a ti y tu descripción de tus denuncias de inmediato (el motivo y la decisión se conservan), así como la referencia a ti y tu nombre del registro. Si un contenido indica un delito que amenaza la vida o la seguridad de las personas, informamos a las autoridades competentes. Base jurídica: para las denuncias de contenidos ilícitos, las motivaciones y los avisos a las autoridades, nuestra obligación legal conforme a los arts. 16 a 18 del Reglamento (UE) 2022/2065 de Servicios Digitales (art. 6.1.c) RGPD); en lo demás, nuestro interés legítimo en una comunidad en la que se respeten las normas (art. 6.1.f) RGPD).

Tu responsabilidad y la distribución de roles: Para las grabaciones de conversaciones necesitas el consentimiento de todos los implicados; la grabación a escondidas de la palabra hablada no pública es un delito (§ 201 StGB). Si utilizas el Modo conversación por motivos profesionales o empresariales, eres el responsable del tratamiento, a efectos de protección de datos, de los contenidos de tus grabaciones; nosotros los tratamos —incluidas las funciones de chat y de asistencia de este apartado— exclusivamente por tu encargo como encargado del tratamiento. Las condiciones de este encargo de tratamiento las regula nuestro contrato de encargo de tratamiento (AVV) (en alemán), que se aplica con el uso del Modo conversación.

Si utilizas el Modo conversación de forma exclusivamente privada (p. ej., para una conversación privada), se aplica a ti la excepción doméstica de la normativa de protección de datos (art. 2.2.c) RGPD): entonces no eres «responsable del tratamiento» en el sentido del RGPD. Del tratamiento técnico de la grabación seguimos siendo en este caso responsables nosotros: la base jurídica es la prestación de la función que has solicitado (art. 6.1.b) RGPD) y —para las voces de los demás implicados— nuestro interés legítimo en prestar la función con las medidas de protección descritas (art. 6.1.f) RGPD: ningún almacenamiento de audio en nuestros servidores, ningún almacenamiento permanente en el proveedor de IA, tratamiento solo cuando tú lo inicias expresamente). Tu obligación de informar a todos los implicados y de obtener su consentimiento se aplica sin cambios en ambos casos.

Conversaciones en la aplicación para iPhone: en el iPhone, la app graba las conversaciones solo a través del micrófono —es decir, también las voces de otras personas, en la medida en que el micrófono las capte—, pero no directamente el sonido de otras apps. El almacenamiento, la sincronización, el calendario, el asistente de chat de reunión y los datos de contexto difieren allí de este apartado; los detalles los describe el apartado 25. Tu obligación de informar a todos los implicados antes de la grabación y de obtener su consentimiento, así como la distribución de roles de este apartado, se aplican sin cambios en el iPhone.

12. Contexto de la app (solo con consentimiento)

Por defecto, el contexto de la app está desactivado. Si lo activas, la app lee al iniciar un dictado el nombre del programa activo y el texto que rodea al campo de entrada que tiene el foco en ese momento (hasta 500 caracteres: el contenido completo del campo, no solo una selección), para que la IA pueda formular el texto de tu dictado de forma acorde con el contexto. Este texto de contexto se transmite a Mistral (UE) junto con tu dictado. En nuestros servidores no lo guardamos tras el procesamiento; para el tratamiento en Mistral se aplica el apartado 5 (sin almacenamiento permanente).

Medidas de protección: los campos de contraseña nunca se leen; una lista de bloqueo de programas sensibles (gestores de contraseñas, terminales, entornos de desarrollo) está integrada de forma fija; las credenciales y claves reconocibles se retiran automáticamente antes de la transmisión. Tu consentimiento y cada retirada los registramos de forma auditable; ambos puedes cambiarlos en cualquier momento en los ajustes.

Aplicación para iPhone («Contexto del campo de texto»): en el iPhone, la app no lee ni el programa activo ni ventanas ajenas. En su lugar, puedes activar «Contexto del campo de texto» en Ajustes → Datos y privacidad (preajuste: desactivado). Entonces el teclado WhispaWave lee, al iniciar un dictado, una sola vez hasta 500 caracteres del texto anterior al cursor del campo de texto en el que dictas, y la app envía este fragmento junto con el dictado, para la mejora del texto, a nuestros proveedores de IA en la UE (apartado 5), para que los nombres y las grafías encajen con el texto existente. El texto posterior al cursor, las selecciones y tus pulsaciones de teclas no los lee para ello; en los campos de contraseña, de código, de nombre de usuario, de tarjeta, de dirección de internet, de correo electrónico y numéricos no lee nada. Las credenciales, los IBAN y los números de tarjeta reconocibles los retira la app antes de la transmisión. El fragmento no lo guardamos; del dictado solo anotamos si se envió un contexto. Antes de que el interruptor surta efecto, la app te muestra el texto del consentimiento y te pide que lo confirmes en este iPhone; tu consentimiento y cada retirada los registramos como en el Mac. El interruptor se aplica a tu cuenta; la confirmación, a cada iPhone. En el modo privado, con «No guardar nunca», en el modo de secreto profesional y en los dictados de práctica de la configuración inicial, el contexto permanece desactivado.

13. Diccionario, fragmentos, notas, muestras de estilo y asignaciones por app

En tu cuenta (Supabase, Fráncfort) guardamos, para que tus contenidos estén disponibles en todos tus dispositivos (base jurídica: ejecución del contrato, art. 6.1.b) RGPD; la sincronización forma parte de la prestación contractual descrita):

• tu diccionario personal: los términos se incorporan además al procesamiento de IA para que se reconozcan y se escriban correctamente; esto se aplica al dictado y —como dato de contexto— a las notas de reunión y al chat de reunión (apartado 11);
• tus fragmentos: no se transmiten a servicios de IA; los fragmentos estándar incluidos contienen tu nombre y tu dirección de correo electrónico;
• tus notas (Libreta), junto con su historial de versiones y sus carpetas;
• hasta cinco textos de muestra de estilo e instrucciones de transformación propias: se transmiten a Mistral para la adaptación del estilo;
• tus asignaciones de estilo por programa (p. ej., «escribir de manera formal en Mail»): junto con el dato del programa de destino del apartado 10, letra d), surge de ello una lista de los programas en los que dictas; la utilizamos exclusivamente para la adaptación del estilo y para tus filtros del historial.

Aprendizaje automático del diccionario (en las cuentas creadas desde el 27 de agosto de 2026, activado por defecto; en las cuentas más antiguas, solo con consentimiento; desactivable en los ajustes): Tras un dictado, la app detecta durante un breve periodo si corriges una palabra en el texto. Si la palabra corregida debe incorporarse al diccionario lo comprobamos en nuestro servidor en la UE; para ello transmitimos únicamente la palabra reconocida y la corregida con algo de entorno, y no las guardamos allí. Si vuelves a eliminar una palabra aprendida, lo anotamos en tu cuenta para que no se aprenda de nuevo; en los ajustes puedes anular esto en cualquier momento.

Compartir con el equipo: las entradas del diccionario y los fragmentos que compartes con tu equipo son visibles para todos los miembros activos del equipo (apartado 18).

Si indicas voluntariamente en tu perfil un campo profesional (p. ej., medicina, derecho, terapia), guardamos este dato para adaptar el procesamiento del texto a tu especialidad; en el Modo conversación se envía como dato de contexto para las notas de reunión y las respuestas del chat (apartado 11). Puedes retirarlo en cualquier momento.

Aplicación para Mac — tu nombre y tu dirección de correo electrónico en el diccionario: tras iniciar sesión, la aplicación para Mac añade una vez como términos a tu diccionario tu nombre y apellidos y tu dirección de correo electrónico de tu cuenta, para que se escriban correctamente en tus dictados; como todos los términos, quedan entonces en tu cuenta, están disponibles en todos tus dispositivos y se utilizan en el procesamiento de tus dictados (apartado 10). Si cambias tu nombre en tu cuenta, la app añade también el nuevo nombre. Si eliminas uno de estos términos, la app no lo vuelve a añadir, en ninguno de tus dispositivos. No hay un interruptor propio para ello; mientras tu cuenta no guarde dictados (modo privado o «No guardar nunca»), la app no añade nada, y nunca añade una dirección de reenvío privada de Apple. Además, la aplicación para Mac escribe tu nombre en las fórmulas de despedida de tus propios textos con la grafía de tu cuenta; este paso lo realiza en tu Mac.

Aplicación para iPhone: las notas, el diccionario y los fragmentos los sincroniza también la aplicación para iPhone con tu cuenta. Al abrir el diccionario por primera vez, la aplicación para iPhone añade como términos tu nombre y apellidos y tu dirección de correo electrónico de tu cuenta, para que se escriban correctamente en tus dictados; como todos los términos, están entonces disponibles en todos tus dispositivos y se utilizan en el procesamiento de tus dictados (apartados 10 y 25). Si los eliminas, la app no los vuelve a añadir. Esto no ocurre mientras tu cuenta no guarde dictados (modo privado o «No guardar nunca»), ni con una dirección de reenvío privada de Apple. En tu cuenta se encuentran además el modo privado, tus plantillas estándar y favoritas para las notas de conversaciones y los idiomas y respuestas adoptados durante la configuración inicial (apartado 25). El estilo, la categoría, el nivel de elaboración, el idioma de destino de la traducción, tus idiomas favoritos y los demás ajustes de la app y del teclado los guarda la aplicación para iPhone, en cambio, solo en el iPhone; allí no se generan asignaciones de estilo por programa ni una lista de los programas en los que dictas. Las entradas del diccionario aprendidas automáticamente las muestra la aplicación para iPhone. Con su propia función «Aprender palabras de tus correcciones», aprende de las palabras que corriges con el teclado WhispaWave después de un dictado. La función solo actúa con tu consentimiento, que vale para tu cuenta, es decir, también si lo diste en la aplicación para Mac, y nunca en el modo privado, con «No guardar nunca» ni en el modo de secreto profesional; lo que transmite para ello lo describe el apartado 25.

14. Estadísticas de uso y cupos

Para aplicar los cupos de los planes registramos en el servidor el número de palabras que dictas y la duración del dictado, como resumen diario y mensual y, para el cupo del plan Free, como dos contadores semanales separados (2000 palabras en el ordenador, 1000 palabras en el iPhone): con tu primer dictado contabilizado comienza un periodo semanal fijo de 7 días para ambos contadores, y después, sucesivamente, el siguiente; guardamos en tu cuenta el inicio de este periodo. Para asignar cada dictado al contador correcto, guardamos con cada dictado guardado la plataforma de la que procede (por ejemplo, «mac» o «ios») y, en los dictados en el modo privado y con «No guardar nunca», además del número de palabras, cuántas de esas palabras dictaste en el iPhone. Eliminamos el dato de la plataforma junto con el dictado (apartado 7); la base jurídica es el art. 6.1.b) RGPD (aplicación del cupo acordado del plan Free). Estas cifras se generan también en el modo privado y con «No guardar nunca»; en ese caso solo se guardan valores numéricos, nunca texto (sobre el procesamiento breve del texto, véase el apartado 10, letra c)). Eliminar dictados no reduce los contadores (de lo contrario, el cupo podría eludirse eliminando).

Para el Modo conversación registramos además las horas de conversación utilizadas al mes y el número de notas de reunión creadas por cuenta —igualmente solo como valores numéricos sin contenidos— para aplicar los cupos mensuales de los planes. Los valores de cupo vigentes por plan los publicamos en nuestra página de uso razonable (Fair Use).

Reto de 7 días «100 palabras al día»: Si inicias un periodo de prueba gratuito y personal de Pro sin indicar datos de pago, participas en el reto. Por cada día seguido de la primera semana de tu periodo de prueba en el que dictes al menos 100 palabras fuera de WhispaWave (por ahora con la app para iPhone), prorrogamos tu periodo de prueba un día, como máximo siete días. Para ello contamos, por día natural y clase de dispositivo (teléfono u ordenador), cuántas palabras dictaste en total y cuántas de ellas fuera de WhispaWave; al final del periodo de prueba te mostramos tu uso. De cada dictado durante el periodo de prueba guardamos para ello solo si se hizo fuera de WhispaWave y cuándo lo dictaste, ningún nombre de app y ningún texto. Eliminamos estos dos datos en cuanto termina el reto, a más tardar al terminar tu periodo de prueba. Para que ningún dictado cuente dos veces, registramos de cada dictado contado su identificador, su día y su número de palabras; para que los días cuenten según tu hora local, guardamos al inicio de tu periodo de prueba la zona horaria de tu dispositivo. Eliminamos las cifras diarias, estos registros, la zona horaria y los datos sobre qué días se contaron, se abonaron o se te mostraron 90 días después de terminar el reto. Que participaste y cuántos días te aportó el reto queda en tu cuenta hasta que la elimines, para que cada cuenta participe una sola vez. La base jurídica es el art. 6.1.b) RGPD (ejecución del periodo de prueba y de su prórroga).

Por cada solicitud de IA en la nube registramos valores técnicos sin contenido (momento, función, modelo, volumen de texto/audio, tiempo de respuesta), así como un identificador aleatorio de instalación de tu app. Este identificador es un número aleatorio generado en la instalación: no es una huella digital del hardware. En nuestro registro de dispositivos lo guardamos junto con el modelo de dispositivo (p. ej., «Mac14,10»), la versión del sistema operativo y de la app y el momento del último uso, para operar el servicio, prestar soporte y analizar en qué plataformas se usa WhispaWave (art. 6.1.f) RGPD); el número de serie o el identificador de hardware de tu dispositivo no los transmite la app. Los registros individuales los consolidamos en valores mensuales a los 12 meses.

Sin seguimiento en la app; en el sitio web, solo medición de audiencia sin cookies y medición publicitaria con consentimiento: La app WhispaWave no contiene servicios de análisis, de publicidad ni de seguimiento; no hay análisis de rutas de clics ni medición de aperturas o clics en nuestros correos electrónicos. En el sitio web contamos las visitas a páginas con Plausible Analytics, sin cookies, sin identificador permanente y sin perfiles de usuario (apartado 22); el sitio web no mide tiempos de carga. Si nuestros anuncios en Meta generan visitas y registros lo medimos exclusivamente si lo aceptas en el banner de cookies; antes, el píxel de Meta no se carga (detalles: apartado 22).

Aplicación para iPhone: también la aplicación para iPhone y el teclado WhispaWave carecen de servicios de análisis, de publicidad, de seguimiento o de análisis de fallos; no utilizan ningún identificador publicitario y no te rastrean a través de apps y sitios web de otros proveedores, por lo que la app tampoco pide un permiso de rastreo. En las solicitudes de IA, la aplicación para iPhone transmite, además de los valores indicados arriba, la plataforma («iOS») y su número de versión; la plataforma la registramos también, y en tu perfil anotamos una sola vez desde qué plataforma utilizaste por primera vez nuestro servidor intermediario de IA. Al iniciarse, la app consulta a nuestro servidor, también antes del inicio de sesión, qué funciones están habilitadas, y transmite para ello el identificador de instalación y la versión de la app. En cuanto la app carga tu cuenta, inscribe tu instalación en el registro de dispositivos descrito arriba (con el modelo de dispositivo, p. ej., «iPhone17,3»).

15. Detección de abusos (medidas de protección automatizadas)

Para proteger frente a la cesión de cuentas, el uso masivo automatizado y el fraude, comprobamos de forma automatizada el uso de cada cuenta. Para que sepas exactamente qué ocurre, exponemos su funcionamiento:

Así funciona la comprobación (la lógica): a partir de seis señales puramente técnicas —el número de instalaciones utilizadas simultáneamente, la frecuencia de las solicitudes, los minutos de audio de dictado y los minutos de audio de conversación al día (en las conversaciones, con umbrales según el plan), el procesamiento repetido de la misma grabación y el uso de la misma instalación por otras cuentas en los últimos 30 días (apartado 14)— calculamos de forma automatizada cada 15 minutos un valor de riesgo interno por cuenta (una «elaboración de perfiles» en el sentido del art. 4.4) RGPD). Tus contenidos nunca se tienen en cuenta: ni los textos de dictados, ni las transcripciones, ni las notas de reunión, ni los mensajes de chat.

Alcance y posibles consecuencias: a partir de determinados umbrales se aplican automáticamente medidas escalonadas: ligero retraso de las solicitudes → cupos reducidos temporalmente → pausa temporal de las funciones de IA, que termina automáticamente → bloqueo de las funciones de IA con remisión al soporte. El valor de riesgo se reduce por sí solo cuando cesa el comportamiento llamativo.

Base jurídica: la decisión automatizada es necesaria para la ejecución de nuestro contrato contigo (art. 22.2.a) RGPD), porque solo podemos prestar el servicio a todos si se usa conforme al contrato; el tratamiento subyacente de las señales técnicas lo basamos además en nuestro interés legítimo en la protección del servicio (art. 6.1.f) RGPD).

Tus derechos ante cualquier medida de protección automatizada (art. 22.3 RGPD): Tienes derecho a solicitar la revisión por una persona, expresar tu punto de vista e impugnar la decisión. Para ello dirígete a privacy@whispawave.de o a support@whispawave.de; examinaremos tu caso individualmente y levantaremos la medida si no estaba justificada.

16. Procesamiento de pagos

Los pagos se realizan exclusivamente a través de Stripe. No recibimos datos de tarjetas de crédito ni de cuentas bancarias, sino solo confirmaciones y el estado de la suscripción. En el proceso de pedido, Stripe recoge tu dirección de facturación y —en el caso de empresas— el número de identificación a efectos del IVA; este último lo comprobamos de forma automatizada a través del sistema VIES de la UE. En caso de eliminación de la cuenta, tus datos en el proveedor de servicios de pago se seudonimizan; las facturas se conservan por motivos legales (apartado 7). Para que las páginas de pago, las facturas y los recibos aparezcan en tu idioma, transmitimos a Stripe el idioma de tu app como idioma preferido de tu registro de cliente (apartado 9).

Compras en la aplicación para iPhone: en la aplicación para iPhone contratas las suscripciones a través del App Store de Apple; Stripe no interviene en ello. El pedido, el pago, la factura, la cancelación y el reembolso los gestiona Apple bajo su propia responsabilidad (apartado 5; apartado 23 de las Condiciones de servicio); tus datos de pago no los recibimos. En la compra, la app entrega a Apple el identificador de tu cuenta de WhispaWave para que la compra pueda asignarse a tu cuenta. Tras una compra, al restaurar compras y cuando la app encuentra compras pendientes o modificadas, envía el justificante de compra firmado por Apple a nuestro servidor, que lo comprueba y activa tu suscripción; además, Apple nos envía notificaciones sobre tu suscripción (p. ej., sobre renovación, cancelación o reembolso). De ello guardamos los identificadores de transacción y de producto, el estado de la suscripción, su duración y el resultado de la comprobación, pero ni los precios ni el país de tu cuenta del App Store (plazo de conservación: apartado 7). La base jurídica es el art. 6.1.b) RGPD.

17. Comunicación por correo electrónico y boletín

Distinguimos cuatro tipos de correos electrónicos:

1. Correos contractuales (p. ej., confirmación de compra, problemas de pago, cambios en los precios o en las Condiciones de servicio, confirmaciones de eliminación, acuses de recibo de tu cancelación en línea; apartado 22) y
2. Correos de seguridad (p. ej., avisos de inicio de sesión, confirmaciones de cambios); ambos son necesarios para la ejecución del contrato y no se pueden dar de baja;
3. Notificaciones de equipo (p. ej., el aviso de que un nuevo miembro se ha unido a tu equipo): activas por defecto, se pueden dar de baja en cualquier momento (enlace de baja en cada correo e interruptor en los ajustes);
4. Boletín: solo con tu consentimiento (desactivado por defecto). Tras el alta —en la app o a través del sitio web (apartado 22)— recibes un correo de confirmación; solo después de que hagas clic en el enlace de confirmación te enviamos boletines (doble opt-in). Cada boletín contiene un enlace de baja (baja con un clic). Tu consentimiento, la confirmación y cada retirada los registramos. La lista de suscriptores se gestiona en nuestro proveedor de envío (apartado 5).

A los clientes existentes con una suscripción de pago activa podemos enviarles, dentro del marco legalmente admitido (§ 7.3 de la Ley alemana contra la competencia desleal (UWG)), información sobre servicios propios similares; puedes oponerte a ello en cualquier momento; una retirada del consentimiento al boletín surte efecto automáticamente también como esta oposición. No utilizamos medición de aperturas ni de clics. El proveedor de envío es Resend (apartado 5).

18. Funciones de equipo

Si creas un equipo o te unes a uno:

• Todos los miembros del equipo ven mutuamente su nombre, foto de perfil y dirección de correo electrónico.
• El propietario del equipo ve, además, las solicitudes de incorporación (correo electrónico, nombre, mensaje) y los datos de facturación del equipo.
• En las invitaciones guardamos la dirección de correo electrónico de la persona invitada —también si aún no tiene cuenta— para entregar la invitación y comprobar su aceptación. En el correo de invitación informamos a la persona invitada de quién hemos recibido su dirección, para qué la utilizamos y qué derechos le corresponden (art. 14 RGPD).
• Si el propietario activa la incorporación automática a través del dominio de la empresa, los nuevos usuarios con una dirección de correo electrónico de la empresa que coincida pasan a ser miembros automáticamente al registrarse; de ello informamos en el contexto de la incorporación.
• Las acciones del equipo (invitaciones, incorporaciones, exclusiones) las registramos en un historial del equipo para que el propietario pueda seguirlas.
• Las entradas del diccionario y los fragmentos compartidos con el equipo son visibles para todos los miembros: comparte solo lo que el equipo pueda ver. Lo mismo se aplica a otros contenidos que compartas con tu equipo en el futuro (p. ej., plantillas propias y flujos de chat del Modo conversación, en cuanto esta función esté activa).

19. Programa de recomendación

Al abrir un enlace de invitación, en la página de recomendación te preguntamos primero si podemos atribuirte la recomendación, y solo allí donde la cookie de atribución puede usarse en absoluto (en el navegador de tu Mac); en otros dispositivos te mostramos el código de invitación directamente, sin guardar nada. Solo si eliges «Sí» establecemos la cookie de atribución (duración de 30 días, solo para nuestro sitio web), para que la recomendación pueda atribuirse a la persona que recomienda; en la página de recomendación puedes anular la atribución en cualquier momento. Si eliges «No», establecemos en su lugar un marcador de rechazo, también válido durante 30 días, que registra tu negativa junto con el código de invitación afectado, y volvemos a eliminar una atribución establecida antes para el mismo código; tu código te lo seguimos mostrando. Ambas decisiones están vinculadas al código: con un enlace de invitación con otro código volvemos a preguntar. El almacenamiento de tu propia decisión es técnicamente necesario y no requiere un consentimiento específico (§ 25.2, n.º 2, de la Ley alemana de protección de datos en las telecomunicaciones y los medios digitales (TDDDG)). Tu decisión la registramos además en el servidor con el código de invitación, la decisión y el momento, sin tu dirección IP y sin relación con tu cuenta. Esto hace que el registro no sea atribuible a tu persona, pero sí atribuible, a través del código de invitación, a la persona que recomienda, y por tanto un dato personal suyo; estas líneas de registro las suprimimos automáticamente a los 24 meses. Las invitaciones las envías exclusivamente tú mismo a través de tu propio programa de correo electrónico; nosotros no guardamos ni contactamos las direcciones invitadas. Para la comprobación de abusos del programa analizamos los valores técnicos de uso del apartado 14 (p. ej., si una persona recomendada realiza dictados reales). Si una persona recomendada desiste de su compra dentro de plazo, una recompensa ya concedida se revierte en la cuenta de la persona que recomienda; de ello la informamos por correo electrónico.

Nombres y direcciones en el programa de recomendación: si alguien se registra con tu código de invitación, ves en la app la dirección de correo electrónico de su cuenta, el estado de la recomendación y la fecha; sobre el progreso y sobre las recompensas te informamos con su nombre de pila. A la inversa, mostramos tu nombre de pila a cada persona que abre tu enlace o código de invitación —en la página de recomendación de nuestro sitio web y en la app— y se lo indicamos a la persona recomendada en la bienvenida; los códigos de invitación más antiguos contienen tu propio nombre de pila. Cuánto tiempo conservamos los registros de recomendación se indica en el apartado 7.

Recomendaciones en la aplicación para iPhone: en la aplicación para iPhone compartes tu enlace de invitación a través del menú Compartir de iOS con las apps que elijas, o lo copias; nosotros no enviamos nada en ello. La aplicación para iPhone no acepta ningún código de invitación ni lo guarda. Si tienes una suscripción a través del App Store, no podemos abonarte allí una recompensa; queda anotada en tu cuenta.

20. Soporte y contacto

Las solicitudes de soporte, de comentarios y de aviso desde la app las transmitimos con la dirección de correo electrónico de tu cuenta a nuestro buzón de soporte; recibes un correo de confirmación. Los adjuntos (p. ej., capturas de pantalla) los guardamos 90 días en un almacenamiento con acceso protegido. El audio original de un dictado defectuoso solo lo transmites si lo seleccionas expresamente al enviar (desactivado por defecto; 90 días de conservación). Un registro de diagnóstico adjuntado voluntariamente puede contener eventos técnicos, el correo electrónico de tu cuenta y breves extractos de texto de dictados recientes; envíalo solo si te parece bien; si tu dictado contiene datos de terceros (p. ej., datos de pacientes o de clientes), compruébalo con especial cuidado. Las respuestas a nuestros correos electrónicos las trata nuestro proveedor de envío (apartado 5).

Aplicación para iPhone: en la aplicación para iPhone contactas con el soporte a través de «Contactar con el soporte»; la app abre entonces un correo electrónico a nuestra dirección de soporte en el que ya incluye la versión de la app y de iOS y el modelo de tu dispositivo. Un dictado guardado puedes además comunicárnoslo en el historial de la app mediante «Avisar»: la app transmite entonces el identificador del dictado, tu mensaje, la versión de la app y de iOS, así como el ajuste de idioma y región de tu iPhone; el texto reconocido y el texto mejorado del dictado los lee nuestro servidor de tu cuenta, y tratamos el aviso como se describe arriba. El estado de tu aviso y nuestra respuesta te los muestra la app junto al dictado. Donde esté disponible en tu app, también te pregunta «¿Te gusta WhispaWave?»: «Valorar» abre la propia solicitud de valoración de Apple; si nos escribes un mensaje con «Enviar comentarios», la app lo transmite con la versión de la app y de iOS y el ajuste de idioma y región de tu iPhone, y lo tratamos como se describe arriba. Cuándo te lo preguntó y cómo respondiste lo recuerda la app en el iPhone. Adjuntos, audio original o registros de diagnóstico no los transmite la aplicación para iPhone a nosotros; lo que adjuntas tú mismo a tu correo electrónico lo decides tú.

21. Actualizaciones de la app, informes de fallos y análisis de errores

La app comprueba periódicamente si hay actualizaciones en nuestro servidor de actualizaciones europeo (Hetzner/bunny.net). En ello solo se transmiten datos técnicamente necesarios (versión de la app, solicitud de actualización); la transmisión del perfil del sistema está desactivada. Las actualizaciones están firmadas criptográficamente.

Informes de fallos (solo con tu consentimiento, desactivados por defecto). Si activas los informes de fallos, tras un fallo la app envía un informe técnico de error a nuestro propio servidor de análisis de errores, que se ejecuta en nuestra propia infraestructura en Hetzner, en Alemania; no interviene ningún proveedor externo de análisis. Antes del envío, la app retira los datos personales, como los nombres de usuario y las rutas de archivos privadas; no se transmite ningún identificador de usuario. Puedes retirar el consentimiento en cualquier momento en los ajustes.

Registros de errores del servidor. Para la estabilidad y la seguridad de nuestro servidor intermediario de IA, registramos los errores técnicos que se producen allí en el mismo servidor propio de análisis de errores (base jurídica: interés legítimo en la seguridad informática y la corrección de errores, art. 6.1.f) RGPD). Estos registros se limitan a datos técnicos; los contenidos de dictados y de conversaciones no forman parte de ellos.

Aplicación para iPhone: las actualizaciones de la aplicación para iPhone las recibes a través del App Store; nuestro servidor de actualizaciones no interviene en ello. La aplicación para iPhone no contiene una función propia de informes de fallos y no nos envía informes de errores. Si has aceptado en los ajustes de iOS compartir datos de análisis con los desarrolladores de apps, Apple pone a nuestra disposición informes de fallos y estadísticas de uso agregadas sobre la app; este permiso lo controlas en iOS. Si participas, a través de TestFlight de Apple, en una prueba de la aplicación para iPhone, recibimos de Apple los comentarios, las capturas de pantalla y los informes de fallos que envíes en ella, así como los datos que Apple nos facilita sobre las personas que participan en la prueba.

22. Sitio web, formularios, registros del servidor y cookies

Alojamiento y registros del servidor. Nuestro sitio web está alojado en Vercel; la entrega se realiza a través de la región de la UE en Fráncfort. Al acceder se generan datos de acceso técnicamente necesarios (dirección IP, momento, página consultada); la base jurídica es nuestro interés legítimo en el funcionamiento seguro del sitio web (art. 6.1.f) RGPD). Los archivos de imagen de nuestros correos electrónicos (por ejemplo, pequeños iconos) se cargan al abrirlos desde nuestro propio servidor europeo en Hetzner, en Alemania (apartado 5), no desde Vercel; en ello se genera allí tu dirección IP, pero no realizamos ninguna medición personalizada de aperturas. Las fuentes tipográficas se entregan con el propio sitio web; en tiempo de ejecución no se cargan fuentes desde servidores de terceros (p. ej., Google).

Formulario de contacto. Si utilizas nuestro formulario de contacto, tratamos tus datos (dirección de correo electrónico, mensaje y, en su caso, nombre) para responder a tu consulta (art. 6.1.b) o f) RGPD). El envío se realiza a través de nuestro proveedor de correo electrónico (apartado 5) a nuestro buzón de contacto. El plazo de conservación lo regula la tabla del apartado 7 (fila «Consultas del formulario de contacto»).

Enlace de descarga por correo electrónico. Si abres la página de descarga en un dispositivo sin macOS, puedes hacer que te enviemos el enlace de descarga a tu dirección de correo electrónico. La dirección la utilizamos exclusivamente para el envío único de este correo a través de nuestro encargado del tratamiento Resend (apartado 5) y no la guardamos más allá de eso; no se produce ningún alta en un boletín. La base jurídica es el art. 6.1.b) RGPD (atención de tu solicitud). Para protegernos de abusos, limitamos las solicitudes por dirección y por dirección IP (solo como hash, véase el apartado 4).

Candidaturas. Si te presentas como candidato a través de nuestra página de empleo, tratamos tus datos de candidatura (nombre, dirección de correo electrónico, mensaje o documentos) exclusivamente para llevar a cabo el proceso de selección (§ 26.1 de la Ley federal alemana de protección de datos (BDSG), art. 6.1.b) RGPD). La transmisión se realiza a través de nuestro proveedor de correo electrónico (apartado 5) a nuestro buzón de candidaturas. Tras concluir el proceso, eliminamos tu candidatura a más tardar seis meses después de la comunicación de cierre; una conservación más prolongada —por ejemplo, para futuras vacantes— solo se realiza con tu consentimiento específico.

Alta en el boletín a través del sitio web. Para el alta en el boletín a través del sitio web se aplica el procedimiento de doble opt-in del apartado 17: solo después de que hagas clic en el enlace de confirmación te enviamos boletines. Hasta la confirmación, mantenemos tu dirección como entrada no confirmada; si no completas la confirmación, eliminamos la entrada (plazo: tabla del apartado 7). La lista de suscriptores se encuentra en nuestro proveedor de correo electrónico (apartado 5).

Cancelación en línea (§ 312k del Código Civil alemán (BGB)). A través de la página de cancelación de nuestro sitio web puedes cancelar contratos en curso sin iniciar sesión. Para ello tratamos los datos que introduces (nombre, dirección de correo electrónico de la cuenta, contrato afectado, tipo de cancelación y —solo en caso de cancelación extraordinaria— el motivo, fecha de finalización deseada), para tramitar tu cancelación y confirmarte su recepción sin demora por vía electrónica, con fecha y hora (art. 6.1.b) y c) RGPD en relación con el § 312k BGB). El acuse de recibo lo recibes en pantalla y por correo electrónico; el envío se realiza a través de nuestro proveedor de correo electrónico (apartado 5). La declaración de cancelación y el acuse de recibo los conservamos como documento contractual (plazo: tabla del apartado 7).

Eliminación de la cuenta sin iniciar sesión. A través de la página «Eliminar cuenta» de nuestro sitio web puedes solicitar la eliminación de tu cuenta sin iniciar sesión. Si la dirección de correo electrónico que introduces pertenece a una cuenta, guardamos tu solicitud (dirección de correo electrónico, momento, resultado) y te enviamos un enlace de confirmación válido durante 24 horas. Solo después de tu clic iniciamos la eliminación, como en la app, con la ventana de retractación de 30 días (art. 6.1.c) RGPD en relación con el art. 17 RGPD). Conservamos la solicitud como correspondencia comercial recibida, aunque no la confirmes (plazo: tabla del apartado 7).

Protección contra la sobrecarga de los formularios. Para impedir el uso abusivo automatizado de nuestros formularios, contamos las solicitudes por remitente en ventanas de tiempo cortas. La limitación de frecuencia se ejecuta a través de nuestra propia base de datos en la UE (Fráncfort, apartado 5); solo se guardan valores de comprobación seudonimizados (valores hash), formados a partir de tu dirección IP (en IPv6, solo a partir de la parte de red) y, solo en el alta en el boletín, a partir de una forma normalizada de tu dirección de correo electrónico; ninguna dirección IP en texto claro y ninguna dirección de correo electrónico en texto claro. Los contadores caducan automáticamente al cabo de poco tiempo (de segundos a un máximo de 24 horas) y se eliminan automáticamente a más tardar al día siguiente; no se realiza ningún análisis con otros fines. Base jurídica: interés legítimo en la defensa contra abusos (art. 6.1.f) RGPD).

Medición de audiencia (Plausible Analytics). Para entender qué páginas de nuestro sitio web se visitan y de dónde proceden los visitantes, utilizamos Plausible Analytics, de Plausible Insights OÜ (Tartu, Estonia). Plausible funciona sin cookies, sin acceso al almacenamiento de tu navegador y sin identificador permanente; por eso no solicitamos para ello ningún consentimiento en el banner de cookies (el § 25 de la Ley alemana de protección de datos en las telecomunicaciones y los medios digitales (TDDDG) no es aplicable). Se registran por cada visita a una página: la página consultada, la página de origen (referrer), la familia del navegador y del sistema operativo, el tipo de dispositivo y la procedencia aproximada (país, región, ciudad), además de los clics en enlaces externos y las descargas de archivos (p. ej., el archivo de instalación de la app). Tu dirección IP y el identificador completo de tu navegador no se guardan; para reconocer visitas recurrentes dentro de un mismo día, Plausible forma a partir de ellos un valor de comprobación con una clave aleatoria que cambia a diario y que se descarta a las 24 horas. El tratamiento tiene lugar en servidores en Alemania (Falkenstein) y no sale de la UE; Plausible es nuestro encargado del tratamiento (art. 28 RGPD). El script y los datos de medición se sirven a través de nuestro propio dominio. Base jurídica: interés legítimo en el análisis y la mejora de nuestro sitio web (art. 6.1.f) RGPD). Puedes oponerte a la medición en cualquier momento (art. 21 RGPD, contacto en el apartado 1); en nuestros sistemas solo quedan estadísticas agregadas sin relación con personas.

Cookies. En el sitio web utilizamos las siguientes cookies; las cookies de la medición publicitaria, solo tras tu consentimiento en el banner de cookies:

No utilizamos cookies de análisis; la medición de audiencia con Plausible prescinde de cookies (véase arriba). Para la cookie de atribución recabamos tu consentimiento directamente al abrir el enlace de invitación (apartado 19). Para la medición publicitaria, un banner de cookies te pregunta en la primera visita; mientras no aceptes, no se carga ningún script publicitario ni se establece ninguna cookie publicitaria.

Banner de cookies y prueba. El banner (en inglés) te ofrece «Accept all» (Aceptar todas) y «Necessary only» (Solo las necesarias) en igualdad de condiciones; en «Settings» (Ajustes) puedes elegir individualmente la categoría «Ad measurement (Meta)» (Medición publicitaria). Tu decisión la guardamos en la cookie ww_consent (182 días) y, como prueba, en nuestro servidor: un identificador aleatorio del banner, las categorías elegidas, la versión de la consulta y el momento, sin dirección IP y sin relación con tu cuenta de usuario (art. 7.1 RGPD; plazo de conservación: tabla del apartado 7). Puedes cambiar o retirar tu decisión en cualquier momento a través de «Cookie settings» (Ajustes de cookies) en el pie del sitio web; al retirarla, eliminamos las cookies publicitarias y detenemos la transmisión a Meta. Si cambiamos las categorías o los textos del banner, te volvemos a preguntar.

Medición publicitaria con el píxel de Meta (solo tras consentimiento). El proveedor es Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublín 4, Irlanda («Meta»). Si aceptas, nuestro sitio web carga el script del píxel de Meta desde los servidores de Meta. Meta recibe entonces, al visitar nuestras páginas: tu dirección IP, datos del navegador y del dispositivo, la página consultada y la página de referencia, el momento, eventos como la visita a la página o un alta en el boletín completada, así como los identificadores seudónimos de cookies _fbp y, si has llegado a través de un anuncio de Meta, _fbc con el identificador de clic de ese anuncio. No transmitimos a Meta direcciones de correo electrónico, nombres ni otros datos de contacto, y no utilizamos la coincidencia avanzada (Advanced Matching). Fines: medir si nuestros anuncios en Facebook e Instagram generan visitas y registros, y cuáles; mejorar la difusión de nuestros anuncios; volver a dirigirnos con nuestros anuncios a los visitantes de nuestro sitio web. La base jurídica es tu consentimiento (art. 6.1.a) RGPD, § 25.1 TDDDG), que puedes retirar en cualquier momento con efectos para el futuro.

Transmisión del lado del servidor (API de conversiones). Los mismos eventos los enviamos además desde nuestro servidor a Meta, para que la medición sea completa también cuando tu navegador bloquea las solicitudes a Meta. En ello se transmiten los mismos datos que a través del píxel: dirección IP, identificador del navegador, página consultada, evento y momento, así como los identificadores de cookies _fbp y _fbc, complementados con un identificador aleatorio de evento con el que Meta fusiona los eventos notificados por duplicado. También esta transmisión se realiza exclusivamente mientras exista tu consentimiento; nuestro servidor lo comprueba antes de cada envío a partir de tu decisión guardada. Tampoco por esta vía transmitimos direcciones de correo electrónico ni otros datos de contacto.

De la recogida de estos datos en nuestro sitio web y de su transmisión a Meta somos corresponsables junto con Meta (art. 26 RGPD). La base es el anexo de Meta para responsables del tratamiento (Controller Addendum, facebook.com/legal/controller_addendum). Conforme a él, Meta informa sobre el tratamiento conjunto y hace posibles tus derechos como interesado (arts. 15 a 20 RGPD) respecto a los datos almacenados en Meta; para ello puedes dirigirte a Meta o a nosotros, y nosotros remitimos las solicitudes. Del tratamiento posterior, en particular de la asignación a tu cuenta de Meta y de la selección de anuncios, responde Meta en exclusiva; los detalles, los plazos de conservación en Meta y tus ajustes publicitarios los encuentras en la política de privacidad de Meta en facebook.com/privacy/policy. Sobre la transferencia a EE. UU., véase el apartado 6.

23. Datos locales y permisos en tu dispositivo

En aras de la transparencia total: estos datos se quedan en tu Mac y no llegan a nuestros servidores:

• Permisos: WhispaWave utiliza tu micrófono (grabación solo mientras mantienes pulsada la tecla de dictado o inicias activamente la grabación; ninguna grabación permanente), la Accesibilidad de macOS (para insertar el texto, para detectar la tecla de dictado, para el contexto de la app opcional, para colocar la ventana de tu navegador junto a la ventana de notas al unirte a una reunión y, para la detección de reuniones, para comprobar los títulos de las ventanas de Firefox; punto siguiente) y, en el Modo conversación, la grabación de pantalla/sonido del sistema (apartado 11). Tus demás pulsaciones de teclas no se registran.
• Detección de reuniones (opcional): para que WhispaWave pueda preguntarte si quieres tomar notas de una conversación, la app comprueba en tu Mac qué app está usando tu micrófono en ese momento. Si un navegador usa el micrófono, la app comprueba una vez las direcciones de las pestañas abiertas de tus navegadores en ejecución en busca de enlaces de reunión (Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, Webex) —en Firefox, solo los títulos de las ventanas— y recuerda durante poco tiempo únicamente si hay un servicio de reuniones abierto. No lee el contenido de las páginas, tu historial ni otras direcciones; nada de ello se guarda ni se transmite, y no se escucha nada. La comprobación de pestañas en Safari, Chrome, Edge, Brave, Arc, Dia, Opera y Vivaldi requiere el permiso «Automatización» de macOS para el navegador correspondiente; WhispaWave no te lo pide por iniciativa propia: si no existe, se omite la comprobación de pestañas y la app solo te pregunta de forma general si quieres tomar notas. Para Firefox utiliza la Accesibilidad. Puedes desactivar la detección de reuniones en los ajustes, en «Reuniones», con «Detectar reuniones automáticamente».
• Calendario (opcional): si conectas Calendario de Apple, la app lee en tu Mac las citas de la app Calendario de tu Mac; al iniciar la grabación se guarda en local, junto a la conversación, una instantánea única de la cita correspondiente. A nuestros servidores o al proveedor de IA, los datos de la cita solo se transmiten si has activado el interruptor de calendario en los ajustes; cuáles, para qué y cómo pones fin al acceso lo describe el apartado 11 («Calendario de Apple»). La app escribe entradas en tu calendario solo después de que hayas confirmado expresamente la propuesta concreta o, si activas «Crear eventos automáticamente» en los ajustes, para las citas acordadas con claridad en el chat; cada cita creada así te la muestra en el chat con «Deshacer». La app comprueba en tu Mac si un horario está libre en tu calendario del Mac. Si la app lee tu calendario a través de macOS, no lo guardamos en nuestros servidores; si conectas Google Calendar directamente, se aplica el apartado 11 («Conectar Google Calendar directamente»). Si la app vincula una grabación a una cita, el título y los participantes de la cita pasan a formar parte de la conversación y se guardan con ella; en el nivel de nube, también en tu cuenta (apartado 11).
• Sugerencia para citas recurrentes: si, para una cita que forma parte de una serie, creas una nota con una plantilla que has elegido, la aplicación para Mac lo recuerda solo en tu Mac y solo para la cuenta con la que has iniciado sesión: la serie y la cita como valores de comprobación (SHA-256), la plantilla, cuántas veces la has usado para ello y si has ocultado la sugerencia, sin identificador del calendario, sin fecha ni hora y para un máximo de 300 series. Así puede sugerirte la misma plantilla en la próxima cita de la misma serie; solo se aplica cuando haces clic. A nosotros no nos llega nada de ello. Al cerrar sesión y al cambiar de cuenta, la app elimina estos datos.
• Portapapeles: para insertar, la app guarda brevemente en la memoria de trabajo el contenido anterior de tu portapapeles y después lo restaura; no se guarda ni se transmite.
• Archivos locales: base de datos de notas, datos de conversaciones (transcripciones, notas de reunión e historiales de chat; por regla general guardados cifrados; la clave se encuentra en tu llavero de macOS) y un registro técnico de diagnóstico (tamaño limitado; solo sale de tu dispositivo si lo adjuntas a un ticket de soporte; apartado 20). Si el llavero excepcionalmente no está disponible, la app guarda tus conversaciones sin cifrar, para que no se pierda nada; los historiales de chat, los formularios rellenados y los datos de los archivos que has adjuntado en «Mis notas» solo los conserva entonces mientras está abierta. Para las conversaciones se aplica además tu elección de almacenamiento en tres niveles del apartado 11: con «No guardar nunca», tampoco se deposita nada en local de forma permanente. Mediante «Restablecer la app» en los ajustes puedes eliminar estos datos locales; la sesión iniciada y los ajustes se conservan en ello.
• Identificadores de instalación y de dispositivo: dos identificadores generados aleatoriamente, no derivados de características de tu hardware: uno para los cupos, la protección contra abusos (estrictamente necesaria para el funcionamiento seguro del servicio) y la habilitación progresiva de nuevas funciones, que guardamos en nuestro registro de dispositivos junto con el modelo de dispositivo (apartado 14), y un segundo que sirve exclusivamente para la notificación de seguridad en caso de inicio de sesión desde un dispositivo nuevo (identificador aleatorio de tu llavero de macOS, guardado en nuestros sistemas solo como valor de comprobación).

iPhone: qué datos guardan la aplicación para iPhone y el teclado WhispaWave en tu iPhone, qué permisos utilizan y qué información leen en tu dispositivo lo describe el apartado 25. Las indicaciones de este apartado sobre el micrófono, la Accesibilidad de macOS, la detección de reuniones, el calendario, el portapapeles, los archivos locales y los identificadores se aplican solo al Mac; en el iPhone, el micrófono puede permanecer listo tras un dictado («Wave»), y cómo usa la aplicación para iPhone tu calendario lo describe también el apartado 25.

24. Cambios en esta Política

Adaptamos esta Política de privacidad en cuanto los cambios en nuestro tratamiento de datos lo requieren. De los cambios sustanciales te informamos por correo electrónico; la versión vigente en cada momento la encuentras en whispawave.de/datenschutz. La versión de la que has tomado conocimiento la guardamos con fecha.

25. Indicaciones complementarias para la aplicación para iPhone y el teclado WhispaWave

Ámbito de aplicación. Este apartado complementa los demás apartados para la aplicación WhispaWave para iPhone y el teclado WhispaWave que se instala con ella; donde dice algo distinto, prevalece para el iPhone. Todo lo que aquí no se describe de forma diferente —por ejemplo, el responsable del tratamiento, los destinatarios, tus derechos, la detección de abusos y la edad mínima— se aplica sin cambios a la aplicación para iPhone. La conexión directa con Google Calendar, la función de informes de fallos y la función de actualización del Mac no existen en la aplicación para iPhone; el calendario de tu iPhone lo incorpora a su manera (abajo, «Calendario en el iPhone»). El lugar del contexto de la app del Mac lo ocupa el interruptor «Contexto del campo de texto» (apartado 12), y el del aprendizaje automático del diccionario del Mac, la función «Aprender palabras de tus correcciones» (abajo y apartado 13).

Consentimiento antes del primer procesamiento de IA. Antes de que la aplicación para iPhone transmita por primera vez audio o texto a nuestros proveedores de IA, te explica el procesamiento de IA y te pide tu consentimiento. Sin consentimiento, la app no transmite nada para el procesamiento de IA; el dictado, las conversaciones y las demás funciones de IA no están entonces disponibles. El consentimiento abarca expresamente también la información sobre tu salud y otras categorías especiales de datos personales sobre ti, en la medida en que la dictes o grabes (art. 9.2.a) RGPD, apartado 26). Tu consentimiento y una retirada los guardamos con el momento y la versión en nuestro registro de consentimientos; se aplican a la aplicación para iPhone en todos tus dispositivos. Si aceptaste una versión anterior del texto del consentimiento, la app te lo vuelve a preguntar una vez. Antes de que la app suba una grabación o inicie una nueva solicitud de IA, vuelve a comprobar si existe tu consentimiento. Puedes retirarlo en cualquier momento en Ajustes → Datos y privacidad → «Procesamiento de IA en la UE» → «Retirar», en cuanto la app disponga de una conexión a internet para ello; después, la app no inicia ningún nuevo procesamiento de IA hasta que vuelvas a dar tu consentimiento. Un análisis que ya esté en curso, por ejemplo la nota de una conversación que se acaba de transmitir, puede completarse todavía. La licitud del tratamiento realizado hasta la retirada no se ve afectada (art. 7.3 RGPD). Antes del primer chat, la app te advierte además de que chateas con un asistente de IA y de que las respuestas pueden contener errores, y muestra de forma permanente en el chat un aviso en este sentido.

Dictado en el iPhone. Un dictado lo inicias en la app, a través del teclado WhispaWave, mediante «Dictado rápido» (como atajo, p. ej., en el botón de acción, o como control en el Centro de control o en la pantalla de bloqueo), mediante el widget «Dictado» en la pantalla de bloqueo o mediante «Grabar nota» en la vista ampliada de la Actividad en Directo en la Dynamic Island (ambos abren la app). La app graba entonces a través del micrófono y comprueba primero en el iPhone si la grabación contiene voz: si no encuentra ni voz ni una señal que suene a voz baja (p. ej., un susurro), descarta la grabación sin transmitirla; si no puede comprobar la grabación, la transmite de todos modos. En caso contrario, transmite la grabación, el idioma de dictado elegido y hasta 100 términos de tu diccionario, a través de nuestro servidor intermediario de IA, a nuestros proveedores de IA en la UE (apartado 5), que reconocen el texto a partir de ella. A continuación, la app hace mejorar o traducir el texto reconocido (apartado 10) y transmite para ello, además, tu estilo elegido, la categoría, el nivel de elaboración, hasta 500 términos de tu diccionario y, en una traducción, los idiomas. El dato de en qué programa dictas no lo transmite la aplicación para iPhone en el dictado; el texto del campo de texto en el que dictas, solo si has activado «Contexto del campo de texto» (apartado 12).

Almacenamiento de tus dictados. La aplicación para iPhone no crea un historial de dictados en el dispositivo. Solo cuando no puede guardar un dictado en tu cuenta por falta de conexión a internet, lo mantiene, con sus textos y datos técnicos pero sin la grabación, cifrado en una cola de espera en el iPhone y lo transmite en cuanto vuelve a estar en línea; si la clave para ello no está disponible en ese momento, lo conserva solo en la memoria de trabajo. Estos dictados se conservan como máximo mientras tu historial los conservaría (con «Eliminar automáticamente (24 h)», 24 horas; con «Guardar de forma permanente», 30 días); al cerrar sesión y con una solicitud de eliminación de la cuenta, la app los elimina de inmediato, y no los incluye en la copia de seguridad de tu iPhone. En el modo privado, con «No guardar nunca», en los dictados de práctica y con «Redactar» esto no ocurre. En tu cuenta guarda un dictado según el ajuste de almacenamiento de tu cuenta (apartados 7 y 10); la elección entre «Guardar de forma permanente», «Eliminar automáticamente (24 h)» y «No guardar nunca» no la ofrece la propia aplicación para iPhone. Si no has elegido otro ajuste (p. ej., en el Mac), se aplica «Eliminar automáticamente (24 h)». Se guardan el texto reconocido y el texto mejorado, el idioma, la duración, la categoría elegida y datos técnicos del procesamiento (p. ej., los modelos utilizados y los tiempos de procesamiento). Si activas el «Modo privado» en Ajustes → Datos y privacidad —lo que ocurre también si eliges «Modo privado» durante la configuración inicial—, la app deja de guardar textos de dictados en tu cuenta y guarda solo el número de palabras y la duración (apartado 14), y nosotros eliminamos tus dictados ya guardados (definitivamente en un plazo de 30 días). Los dictados de práctica de la configuración inicial no los guardamos nunca. Si dictas en una nota o utilizas «Grabar nota» en la Dynamic Island, la app guarda el texto como nota en tu cuenta (apartado 13), también en el modo privado, porque con ello creas tú mismo una nota.

Historial. Los dictados guardados en tu cuenta los muestra la aplicación para iPhone en su historial. Allí puedes copiar un dictado, eliminarlo (desaparece entonces en todos tus dispositivos), avisarnos de él (apartado 20), recuperar un dictado interrumpido en otro dispositivo o hacer que un dictado se vuelva a formatear con tu estilo actual. Al volver a formatear, la app transmite el texto reconocido guardado, con el estilo, la categoría, el nivel de elaboración, el idioma y términos de tu diccionario, a través de nuestro servidor intermediario de IA, a nuestros proveedores de IA en la UE (apartado 5), y sustituye el texto mejorado en tu cuenta. Esto es posible como máximo cinco veces en 24 horas; registramos cada intento junto al dictado, en caso de éxito con el nuevo texto, hasta que el dictado se elimina definitivamente.

El teclado WhispaWave. El teclado es una extensión de teclado de iOS de la app y no contiene funciones de red: no envía nada a internet por sí mismo y no registra tus entradas. Lo que escribes lo introduce en el campo de texto correspondiente; de ello solo memoriza las palabras sueltas indicadas más abajo. El texto anterior y posterior al punto de inserción lo lee exclusivamente en el iPhone, para hacer posibles las mayúsculas, la autocorrección, las sustituciones de texto, el borrado de palabras completas y la función de deshacer; no lo transmite, con dos excepciones: si has activado «Contexto del campo de texto», al iniciar un dictado entrega a la app hasta 500 caracteres anteriores al cursor (apartado 12); si has dado tu consentimiento a «Aprender palabras de tus correcciones», tras un dictado entrega palabras sueltas que corriges en él (abajo, «Aprender palabras de tus correcciones»). Para la autocorrección utiliza la corrección ortográfica y las sugerencias de palabras de iOS, así como listas de palabras propias, en el dispositivo. Con acceso total memoriza en el espacio de almacenamiento compartido con la app las palabras cuya corrección deshaces de inmediato y las palabras que escribes tres veces y dejas así aunque la corrección las cambiaría (como máximo 500 de cada tipo, más hasta 300 palabras en camino de serlo), así como una copia de los términos de tu diccionario, para dejar de corregir esas palabras. Todo ello se queda en el iPhone; las palabras memorizadas y aprendidas las eliminas en Ajustes → Teclado → «Restablecer diccionario del teclado», y al cerrar sesión la app lo elimina todo. La función de deshacer un dictado, un borrador o un resultado del botón de acción insertados la ofrece durante cinco minutos como máximo; los datos memorizados para ello —el texto insertado y el texto seleccionado que sustituyó— los mantiene solo en la memoria de trabajo hasta que inicias el siguiente dictado, cierras sesión o iOS cierra el teclado. Las sustituciones de texto y los nombres de tus contactos que iOS pone a disposición de cualquier teclado los utiliza solo en la memoria de trabajo, por ejemplo para no corregir los nombres. En los campos de contraseña, iOS utiliza siempre el teclado del sistema.

Acceso total. Para escribir, el teclado no necesita «Acceso total». El acceso total que concedes en los ajustes de iOS lo utiliza para los dictados y la colaboración con la app: a través de un espacio de almacenamiento protegido, que solo comparten los componentes de la app WhispaWave en tu iPhone, intercambia con la app los inicios de dictado (cada uno con un identificador de inicio válido una sola vez) y sus resultados, los borradores, tus ajustes (p. ej., categoría, idiomas e idioma de destino de la traducción), los resultados del botón de acción, el momento desde el que está visible, con «Redactar» el texto seleccionado, una palabra seleccionada que añades con «Añadir al diccionario» y, con tu consentimiento a «Aprender palabras de tus correcciones», las palabras corregidas; además, con ello proporciona respuesta háptica y memoriza allí las palabras indicadas arriba. También sin acceso total comunica a la app, sin contenidos, cuándo se muestra o se oculta. A internet no transmite nada el teclado, tampoco con acceso total. Si en el teclado tocas el micrófono y el micrófono no está ya listo (véase «Wave»), abre la app WhispaWave, porque iOS no permite la grabación con micrófono a los teclados; la app graba y entrega el resultado al teclado a través del espacio de almacenamiento compartido, y el teclado lo inserta en tu campo de texto. Si el teclado abre así la app, la app te muestra cómo volver a tu app. Si iOS comunica a la app el identificador de la app de la que procedes (las versiones más recientes de iOS no lo hacen), la app mantiene este dato como máximo un minuto en la memoria de trabajo para devolverte a ella tras el dictado: en el caso de apps conocidas de una lista fija, abre para ello su dirección de app, sin entregar datos (la primera vez, iOS te pide permiso). El dato no se transmite; en el registro de diagnóstico en el dispositivo, la app anota el identificador (p. ej., «com.apple.mobilenotes»).

Redactar y Reescribir. Siempre que esté disponible en tu app, WhispaWave redacta con «Redactar» (en el teclado y en el editor de notas) textos según tu instrucción hablada; con «Reescribir» reformula en el teclado un texto que has seleccionado, que has copiado o que acabas de dictar. El texto seleccionado lo recibe el teclado de iOS; en selecciones largas, iOS se lo entrega solo de forma incompleta. Entonces el teclado te pide que copies el texto seleccionado y, al tocar «Reescribir» la siguiente vez, lee una sola vez el portapapeles, pero solo si iOS indica que allí hay texto, solo en campos de texto ordinarios y solo si el contenido coincide de forma demostrable con tu selección y no supera los 5000 caracteres; iOS puede pedirte en ello permiso para pegar. En otros momentos, el teclado no lee el portapapeles, y no guarda ni registra su contenido. El texto seleccionado o copiado lo entrega el teclado a la app a través del espacio de almacenamiento compartido. La app transmite tu instrucción hablada (como audio para el reconocimiento de voz), en su caso el texto seleccionado o copiado, tu nombre y apellidos de tu perfil (si los has indicado, para textos en tu nombre), la forma elegida (p. ej., longitud y tono) y, en una instrucción de seguimiento, las instrucciones y los borradores anteriores del mismo proceso (como máximo diez minutos después de tu última instrucción) a nuestros proveedores de IA en la UE (apartado 5). La instrucción y el borrador no los guardamos en tu cuenta; a tu campo de texto o a tu nota, un borrador solo llega cuando lo insertas.

Micrófono listo tras un dictado con el teclado («Wave»). Para que puedas iniciar más dictados directamente en el teclado sin cambiar cada vez a la app, la app mantiene el micrófono listo tras un dictado a través del teclado; en la página de inicio de la app también puedes activarlo con «Wave». Si al probar eliges una app, la app activa Wave antes del cambio y lo vuelve a desactivar si regresas sin dictar. Mientras el micrófono está listo, iOS muestra el indicador naranja del micrófono y la app muestra «Listo para dictar» en la pantalla de bloqueo, siempre que permitas las Actividades en Directo. Durante ese tiempo, la app descarta continuamente el sonido del micrófono en la memoria de trabajo: no guarda nada ni transmite nada; solo se graba cuando inicias un dictado. La disponibilidad termina cuando finalizas Wave en la app, en el teclado o a través de la Actividad en Directo, con una interrupción por iOS (p. ej., una llamada), al cerrar sesión y, tras un dictado, automáticamente al cabo del tiempo configurado (Ajustes → Dictado → «Terminar Wave»: de inmediato, a los 5 minutos, a los 15 minutos, a la hora o nunca; preajuste: a los 15 minutos).

Atajos, botón de acción y Actividad en Directo. Con «Dictado rápido», que puedes asignar, por ejemplo, al botón de acción o colocar como control en el Centro de control o en la pantalla de bloqueo, grabas un dictado sin abrir la app. Si en ese momento está visible el teclado WhispaWave, la app le entrega el resultado, y el teclado lo inserta en el campo de texto. Si no, la app copia el resultado en el portapapeles de iOS cuando está abierta en ese momento; el contenido anterior del portapapeles no lo restaura en ello. Si se ejecuta en segundo plano, iOS no se lo permite: entonces la Dynamic Island muestra «No copiado», y un toque en ella abre el texto en la app, donde lo pasas al portapapeles con «Copiar»; hasta entonces, la app lo mantiene solo en la memoria de trabajo, como máximo diez minutos. Si el texto no está en el campo de texto o tu atajo pide una copia, la app lo devuelve además al atajo. La propia app no lee nada del portapapeles; el teclado, solo en el caso descrito arriba en «Redactar y Reescribir». La Actividad en Directo en la pantalla de bloqueo y en la Dynamic Island muestra solo el estado (p. ej., «Te escucho»), la duración y botones de control, pero ningún texto dictado.

Conversaciones en el iPhone. La app graba las conversaciones a través del micrófono, también si bloqueas tu iPhone o cambias de app; una reunión la inicias también mediante el control o los widgets «Nueva nota». Al terminar, transmite la grabación para su transcripción con separación de interlocutores a nuestros proveedores de IA en la UE (apartado 5), sin términos de tu diccionario; después, el comienzo de la transcripción, para que propongan un título para la reunión, y luego la transcripción con la plantilla elegida y los datos de contexto indicados abajo en «Preguntas sobre conversaciones» para la creación de la nota de reunión. Lo que escribes en «Mis notas» sobre una reunión lo guarda la app solo cifrado en tu iPhone, nunca en tu cuenta, y solo lo transmite con tus propias solicitudes de la nota y del chat de esa reunión. La grabación la elimina la app tras un procesamiento correcto; si el procesamiento falla, la conserva en el iPhone, para que puedas volver a intentarlo o exportar la grabación, hasta que la descartes, cierres sesión o vuelvas a abrir la app una vez transcurridas 24 horas (apartado 7). Las transcripciones, las notas y los historiales de chat los guarda la app, por regla general cifrados, en tu iPhone, también en el modo privado. Si eliges como almacenamiento «No guardar nunca» (abajo), mantiene una conversación solo en la memoria de trabajo hasta que sales de la app o iOS la cierra.

Almacenamiento de las reuniones. En Ajustes → Datos y privacidad → «Almacenamiento de las reuniones» eliges entre «Solo en este iPhone» (preajuste en un iPhone nuevo), «En la nube (todos los dispositivos)» y «No guardar nunca». Esta elección se aplica a tu cuenta, es decir, también en el Mac (apartado 11): una elección más estricta en otro dispositivo la adopta el iPhone por sí solo; una menos estricta, solo con un aviso para ti. Si eliges «En la nube (todos los dispositivos)», guardamos en tu cuenta el título, la transcripción con etiquetas de interlocutor, las notas, las tareas, los datos de los interlocutores, los participantes (nombre, dirección de correo electrónico) y el idioma de tus conversaciones, también las ya existentes, para que estén disponibles en tus otros dispositivos; la grabación de audio no llega a tu cuenta. Cada cambio de esta elección lo registramos como prueba de consentimiento (apartado 11); si en ese momento no es posible, la app lo hace en cuanto vuelve a estar en línea. En el modo de secreto profesional y con una directriz de equipo contraria a la nube, la nube no está disponible como opción; tras una solicitud de eliminación de la cuenta, la sincronización se detiene. Los historiales de chat no los sincroniza la aplicación para iPhone. Un índice de búsqueda sobre tus conversaciones guardadas en la nube (apartado 11) solo lo deja crear la aplicación para iPhone si has aceptado la búsqueda en las conversaciones, en la aplicación para iPhone en Ajustes → Datos y privacidad → «Preguntas sobre reuniones» o en la aplicación para Mac; si desactivas «Preguntas sobre reuniones» en el iPhone, este iPhone deja de crear un índice. El índice hace que nuestro proveedor de IA convierta los contenidos de las conversaciones, fragmento a fragmento, en secuencias numéricas (vectores) y los guarda, junto con datos de posición, valores de comprobación, las raíces de las palabras de cada fragmento y los subtítulos de tus notas, en tu cuenta; el índice no deposita adicionalmente más texto (plazo de conservación: apartado 7).

Preguntas sobre conversaciones. Siempre que esté disponible en tu app, puedes hacer preguntas sobre una conversación. La app transmite para ello tu pregunta, la transcripción, la nota con sus tareas, tus notas de «Mis notas», el historial de chat anterior abreviado, el idioma de tu app y, en su caso, un resumen de mensajes más antiguos elaborado por nuestros proveedores de IA, así como, en la medida en que esta función esté activa, datos de contexto: los nombres de los interlocutores y cuál de ellos eres tú, tu nombre y apellidos, tu campo profesional y tu rol de tu perfil (si los has indicado), la fecha, la hora y la zona horaria, la fecha de la grabación y, solo con «Incluir citas» activado, los datos de la cita vinculada (abajo, «Calendario en el iPhone»; apartado 5). Los términos de tu diccionario, un fragmento de la transcripción en directo y resúmenes de reuniones anteriores no los envía la aplicación para iPhone en ello. Los mismos datos de contexto los transmite la app también cuando crea una nota de reunión. Además, puedes hacer preguntas sobre todas tus reuniones: para ello, la app transmite tu pregunta y el historial anterior de ese chat, y nuestro servidor busca con el índice de búsqueda los pasajes adecuados en las reuniones guardadas en tu cuenta (apartado 11); los historiales de ese chat los guarda la app solo en el iPhone, como máximo 30. Las respuestas y las notas de reunión («¿Te ha sido útil esta nota?») puedes valorarlas también en el iPhone con los pulgares; a estas valoraciones se aplica el apartado 11: las guardamos sin contenidos y las suprimimos a los 12 meses.

Calendario en el iPhone. Si conectas tu calendario («Conectar calendario»), iOS te pregunta si la app puede acceder a él. Con tu permiso, la app lee en el iPhone las citas desde ahora hasta el final del día siguiente: título, inicio y fin, si una cita dura todo el día o está cancelada, el color de su calendario y los participantes (nombre, dirección de correo electrónico y si han rechazado la cita; las salas y otros recursos no cuentan como participantes). Con ello te muestra las próximas citas, vincula una grabación con la cita que está en curso o empieza en los próximos diez minutos y anuncia una cita poco antes en la pantalla de bloqueo y en la Dynamic Island (se desactiva en Ajustes → Notificaciones y sonidos → «Próximas citas»); este anuncio lo planifica la app en el iPhone, sin nuestros servidores, y el título de la cita no sale del dispositivo para ello. El calendario en sí no lo guarda ni lo transmite la app. Si vincula una grabación con una cita, conserva su título, su franja horaria y sus participantes cifrados en el iPhone; los participantes (nombre, dirección de correo electrónico, sin las personas que han rechazado la cita) pasan entonces a formar parte de la reunión, puedes cambiarlos y añadir personas tú mismo, y en el nivel de nube los guardamos con la reunión en tu cuenta (apartado 11). El título de la cita no lo toma la app como título de la reunión. Solo si «Incluir citas» está activado en Ajustes → Reuniones (esto ocurre también cuando tocas «Conectar calendario»), la app transmite con la nota y el chat de esa reunión el título y la franja horaria de la cita, los nombres de los demás participantes (si falta un nombre, la parte de la dirección de correo electrónico anterior a la «@»), las empresas a las que pertenecen sus direcciones de correo electrónico (como dominio de internet, sin proveedores de correo generales) y, en una conversación entre dos personas, el nombre de la otra persona a nuestros proveedores de IA en la UE (apartado 5); si lo desactivas, esto termina con la siguiente solicitud. Base jurídica: para tus propios datos, la ejecución del contrato (art. 6.1.b) RGPD); para los datos de los demás participantes, nuestro y tu interés legítimo en una nota de reunión completa (art. 6.1.f) RGPD); para su envío como contexto, tu consentimiento mediante el interruptor (art. 6.1.a) RGPD), que puedes retirar en cualquier momento con el interruptor.

Aprender palabras de tus correcciones. En Ajustes → Datos y privacidad puedes activar «Aprender palabras de tus correcciones»; antes, la app te muestra el texto del consentimiento. Tu consentimiento vale para tu cuenta, es decir, también si lo diste en la aplicación para Mac; puedes retirarlo con el mismo interruptor. Una vez dado, y si el teclado tiene acceso total, el teclado WhispaWave observa durante un minuto, tras un dictado que ha insertado, si corriges en él una palabra con el teclado; las correcciones con otro teclado no cuentan. Entonces entrega a la app solo la palabra reconocida y la corregida con hasta 120 caracteres de texto alrededor, como máximo cuatro de esos pares por dictado, nunca el resto del texto del campo. La app hace que nuestro proveedor de IA en la UE compruebe estas palabras a través de nuestro servidor (apartado 5); allí no se guarda nada. Si clasifica una palabra como error del reconocimiento de voz, la app la añade a tu diccionario (apartado 13); sin conexión a internet, descarta los pares. En el modo privado, con «No guardar nunca» y en el modo de secreto profesional, el teclado no observa nada. La base jurídica es tu consentimiento (art. 6.1.a) RGPD).

Configuración inicial y notificaciones. En la configuración inicial, la app te propone los idiomas de los teclados que has activado en iOS; los idiomas que adoptas los guarda como tus idiomas favoritos en el iPhone (apartado 13). Tus respuestas a las preguntas de la configuración inicial (p. ej., sobre tu entorno de trabajo) las utiliza la app para proponerte preajustes adecuados y adaptar a ti sus indicaciones; si en ese momento ya has iniciado sesión, las guardamos en tu cuenta. Tras crear tu cuenta, la app te pregunta además cómo conociste WhispaWave. La respuesta es voluntaria (puedes omitir la pregunta), consiste únicamente en una selección de respuestas fijas sin texto libre y se transmite, junto con su posición en la lista mezclada aleatoriamente, para tu perfil, para que sepamos por qué vías nos encuentran los usuarios; actualmente nuestro servidor aún no acepta este dato, por lo que no se guarda. Si tu periodo de prueba gratuito comienza durante la configuración inicial, anotamos en tu cuenta y en el valor de comprobación de tu dirección de correo electrónico (apartado 7) que lo has comenzado en un dispositivo móvil. Para guiarte en la configuración del teclado, la app lee en el iPhone qué teclados están activados en iOS; esta lista no la guarda ni la transmite. Para ofrecerte apps con las que probar y devolverte a ellas tras un dictado con el teclado, la app comprueba en el iPhone qué apps de una lista fija de apps habituales (p. ej., apps de correo, de mensajería y de notas) están instaladas; el resultado lo mantiene solo en la memoria de trabajo, y en el registro de diagnóstico en el dispositivo anota solo el número y la app que eliges para probar. Si permites las notificaciones, la app programa exclusivamente en el iPhone notificaciones puntuales: una tras tu primer dictado en otra app, un recordatorio de la configuración del teclado y, en la primera semana, unos pocos consejos, como máximo uno al día y como máximo cuatro en total; para que ningún consejo aparezca durante una llamada, la app comprueba en el iPhone si hay una llamada en curso y no memoriza nada de ello. Durante el reto de 7 días (apartado 14), la app te envía además un recordatorio los días en los que aún te faltan palabras en el iPhone; este recordatorio forma parte de los consejos y, también con él, llega como máximo una de estas notificaciones al día. Para que se adapte a tu día, la app recuerda, solo en el iPhone, en qué minuto dictaste por primera vez fuera de WhispaWave en cada uno de los últimos 14 días, sin texto y sin nombres de apps; este dato nunca sale de tu iPhone, en «Modo privado» y con «No guardar nunca» la app no aprende nada nuevo, y la app lo elimina en cuanto termina el reto, cierras sesión o el recordatorio ya no puede llegar. Si la app se ejecuta en segundo plano, te avisa además cuando el análisis de una reunión ha terminado o una grabación llega a su límite. Ninguna de estas notificaciones contiene contenidos de tus dictados o reuniones; el recordatorio y los consejos puedes desactivarlos individualmente en Ajustes → Notificaciones y sonidos. No hay notificaciones push desde nuestros servidores. En la app te mostramos además notificaciones sobre tu cuenta (p. ej., sobre tu equipo, sobre recomendaciones o sobre tu suscripción), que nuestros servidores depositan en tu cuenta y que allí puedes marcar como leídas o archivar.

Qué guarda y lee la app en tu iPhone. En el llavero de iOS, la app guarda tu sesión, el identificador aleatorio de instalación (para los cupos, la protección contra abusos y la habilitación progresiva de nuevas funciones, apartados 14 y 15), un identificador aleatorio de dispositivo para el aviso de inicio de sesión en un dispositivo nuevo (guardado en nuestros sistemas como valor de comprobación con el tipo de dispositivo y la versión de iOS), la clave de tus datos de conversaciones locales y de los dictados aún no transmitidos, y una clave que protege tu estado de suscripción almacenado en caché. En sus archivos guarda tus conversaciones e historiales de chat (por regla general cifrados; si el llavero excepcionalmente no está disponible, sin cifrar, para que no se pierda nada), «Mis notas», las citas vinculadas con reuniones y los dictados aún no transmitidos (exclusivamente cifrados; de lo contrario, solo en la memoria de trabajo), temporalmente grabaciones (apartado 7), vídeos de instrucciones para probar y un registro técnico de diagnóstico que puede contener datos del dispositivo y de la app (p. ej., el modelo de dispositivo), identificadores abreviados de tu cuenta y de tus conversaciones, estados de funcionamiento, el número de apps detectadas, la app elegida para probar y el identificador de la app desde la que has iniciado un dictado con el teclado; el registro no sale de tu iPhone, pero la app emite sus entradas además al registro del sistema de iOS, en las versiones del App Store y de TestFlight sin texto legible. En sus ajustes y en el espacio de almacenamiento compartido con el teclado se encuentran tus ajustes (también los del teclado), datos almacenados en caché sobre la suscripción, los cupos y las cifras de uso de tu cuenta, el estado de hoy de tu reto de 7 días con tu número de palabras del día (hasta que cierres sesión) y los minutos para su recordatorio (véase arriba), los traspasos entre el teclado y la app (también el texto seleccionado o copiado, el fragmento de texto anterior al cursor, los resultados del botón de acción, los identificadores de inicio, palabras para «Añadir al diccionario» y, con tu consentimiento, palabras corregidas para «Aprender palabras de tus correcciones»), las palabras memorizadas y aprendidas por el teclado y una copia de los términos de tu diccionario, el momento desde el que el teclado está visible, durante una grabación el nombre del micrófono utilizado (p. ej., el de tus auriculares), durante un registro tu dirección de correo electrónico hasta la confirmación, el identificador de tu inicio de sesión con Apple, qué conversaciones ya se han procesado para la búsqueda, qué notificaciones, anuncios de citas (solo como valores de comprobación) y preguntas de valoración te ha mostrado ya, así como datos técnicos de estado, como el progreso de la configuración inicial y el estado de tu consentimiento a la IA, cada uno con el identificador de tu cuenta. Además, como se describe arriba, la app lee con tu permiso tu calendario y, para las notificaciones, si hay una llamada en curso. Para la comprobación de seguridad al iniciar sesión (apartado 9), la app utiliza un módulo web invisible en cuyo almacenamiento Cloudflare puede depositar datos. Estos almacenamientos y los procesos de lectura descritos en este apartado sirven para proporcionarte las funciones de la app que has solicitado (§ 25.2, n.º 2, TDDDG), y no a fines publicitarios; el identificador de instalación y el modelo de dispositivo los utilizamos además para analizar en qué plataformas se usa WhispaWave (apartado 14). En el primer inicio tras una reinstalación, la app elimina las entradas anteriores del llavero; empiezas entonces sin sesión iniciada y con identificadores nuevos. Tras un reinicio de tu iPhone, la app no lee ni escribe nada de ello antes de que hayas desbloqueado el iPhone una vez.

Cerrar sesión, eliminación de la cuenta y copia de seguridad del dispositivo. Si cierras sesión en la app o solicitas allí la eliminación de tu cuenta, la app retira tus datos personales de este iPhone: la sesión, tus conversaciones, «Mis notas», las citas vinculadas con reuniones e historiales de chat junto con su clave, las grabaciones tras un procesamiento fallido, los dictados aún no transmitidos (antes de cerrar sesión intenta transmitirlos una vez y te indica previamente qué puede perderse), el registro de diagnóstico, las notificaciones programadas, los datos de suscripción y de uso almacenados en caché, todos los traspasos entre el teclado y la app (también el texto seleccionado o copiado y el fragmento de texto anterior al cursor), las palabras memorizadas y aprendidas por el teclado, el estado de tu consentimiento a la IA en el dispositivo y el identificador de tu inicio de sesión con Apple, y, con una eliminación de la cuenta, también cuándo te pidió una valoración; el teclado descarta entonces también sus borradores y los datos para deshacer. Tus ajustes se conservan hasta que desinstales la app. Si, en cambio, tu sesión caduca sin intervención tuya, tus datos de conversaciones cifrados se conservan para tu siguiente inicio de sesión. Tus datos de conversaciones cifrados y tus ajustes puede incluirlos iOS en la copia de seguridad de tu iPhone (p. ej., una copia de seguridad de iCloud); su clave está vinculada a este iPhone y no se puede transferir a otro dispositivo, de modo que los datos de una copia de seguridad no son legibles en otro dispositivo. Los dictados aún no transmitidos y las grabaciones tras un procesamiento fallido los excluye la app de la copia de seguridad.

Permisos. La app pide acceso al micrófono y, de forma voluntaria, a las notificaciones y, si conectas tu calendario, el acceso total a tu calendario; el teclado necesita el acceso total para los dictados. La aplicación para iPhone no accede a los contactos, las fotos, la ubicación ni la cámara; el teclado utiliza solo los nombres de tus contactos que iOS pone a disposición de cualquier teclado (véase arriba). Todos los permisos puedes cambiarlos en cualquier momento en los ajustes de iOS: sin micrófono no puedes dictar; sin acceso total, no a través del teclado; y sin acceso al calendario, la app no muestra citas; escribir con el teclado puedes seguir haciéndolo.

Tus derechos en la aplicación para iPhone. Cómo eliminas tu cuenta en la aplicación para iPhone, cómo obtienes una exportación de datos y cómo retiras tu consentimiento al procesamiento de IA se indica en el apartado 8; todos los demás derechos del apartado 8 se aplican sin cambios.

26. Datos de salud y otras categorías especiales de datos personales

(1) De qué se trata. Conforme al art. 9.1 RGPD, son categorías especiales de datos personales los que revelan el origen étnico o racial, las opiniones políticas, las convicciones religiosas o filosóficas o la afiliación sindical, los datos genéticos, los datos biométricos dirigidos a identificar de manera unívoca, los datos relativos a la salud y los datos relativos a la vida sexual o la orientación sexual; para los usuarios en Suiza, este apartado se aplica por analogía a los datos personales especialmente sensibles (art. 5, letra c, de la LPD suiza). WhispaWave nunca solicita estos datos. Sin embargo, pueden aparecer en tu contenido (dictados, grabaciones de conversaciones, transcripciones, notas, preguntas al asistente) cuando tú u otras personas los pronuncian o tú los escribes. Algunas plantillas para notas de reuniones están pensadas expresamente para documentaciones en las que aparecen con regularidad datos de salud: «Nota SOAP (medicina / terapia)», «Consentimiento informado (§ 630e BGB)» y «Reunión BEM (§ 167 SGB IX)». Del mismo modo puedes dictar, por ejemplo, hallazgos, informes médicos o informes de terapia.

(2) Uso profesional: datos de tus pacientes, clientes o empleados. Si tratas con WhispaWave, de forma profesional, datos de salud u otras categorías especiales de otras personas, por ejemplo como médica, psicoterapeuta, fisioterapeuta, personal de enfermería o como empleador en la gestión de reincorporación laboral (BEM), tú eres el responsable de esos datos. Nosotros los tratamos exclusivamente por cuenta tuya y según tus instrucciones como encargado del tratamiento (art. 28 RGPD); se aplica nuestro contrato de encargo de tratamiento (AVV) (en alemán) (§ 2 sobre categorías especiales, § 6 sobre la confidencialidad conforme al § 203 del Código Penal alemán). La habilitación para el tratamiento conforme al art. 9.2 RGPD te corresponde a ti, por ejemplo en la asistencia sanitaria el art. 9.2.h) y 9.3 RGPD en relación con el § 22, apartado 1, n.º 1, letra b, de la Ley Federal alemana de Protección de Datos (BDSG), o en la gestión de reincorporación laboral el consentimiento de la persona afectada (§ 167, apartado 2, del Libro IX del Código Social alemán). También te corresponde informar a las personas afectadas (arts. 13 y 14 RGPD) y obtener su consentimiento antes de grabar una conversación (§ 201 del Código Penal alemán, apartado 11). Si estás sujeto a secreto profesional, nos comprometemos frente a ti a la confidencialidad como persona colaboradora conforme al § 6 del contrato de encargo de tratamiento (§ 203, apartados 3 y 4, del Código Penal alemán). Te recomendamos el modo de secreto profesional, que activas en la app para Mac (apartado 10): entonces no guardamos dictados y, en la aplicación para iPhone, la nube no está disponible para las conversaciones (apartado 25). Si el uso es compatible en cada caso con tu deber de secreto profesional, lo valoras tú.

(3) Información sobre tu propia salud. Si tu contenido incluye información sobre tu propia salud u otras categorías especiales sobre ti, la tratamos como responsables solo para ejecutar la función que inicias o activas y para guardarla según tus ajustes de almacenamiento. En la aplicación para iPhone, la base jurídica es tu consentimiento explícito (art. 9.2.a) RGPD), que das con el consentimiento al procesamiento de IA; el texto del consentimiento menciona expresamente esta información (apartado 25). Puedes retirar el consentimiento en cualquier momento en Ajustes → Datos y privacidad → «Procesamiento de IA en la UE» → «Retirar»; después, la app no inicia ningún procesamiento de IA nuevo, y la licitud del tratamiento realizado hasta entonces no se ve afectada (art. 7.3 RGPD).

(4) Para qué usamos estos datos. Tratamos esta información como cualquier otro contenido y con ningún otro fin: reconocimiento de voz, mejora del texto, traducción, creación de notas, preparación antes de las citas y respuesta a tus preguntas y, si así lo has ajustado, el almacenamiento en tu cuenta. Las plantillas mencionadas en el párrafo 1 recogen lo que se ha dicho en la conversación; no emiten diagnósticos propios ni recomiendan tratamientos. No analizamos esta información para fines propios, no la usamos para publicidad y solo la transmitimos como describe el párrafo 5. La memoria (apartado 11) recoge datos sobre ti para que las respuestas del chat encajen contigo: una entrada que reconoce como dato sobre salud, finanzas, familia, religión, origen o cuestiones íntimas nunca la conserva por sí sola, sino solo si haces que se guarde expresamente con «Merk dir …» o «Conservar» —para ello se aplica tu consentimiento explícito (art. 9.2.a) RGPD), que revocas eliminando la entrada—, y nunca transmitimos una entrada así a la IA; el reconocimiento puede pasar por alto un dato. No miramos tu contenido; las únicas excepciones son un aviso o una solicitud de soporte que envíes tú (apartado 20) y una plantilla que publiques en la comunidad o que se denuncie allí (apartado 11).

(5) Proveedores y lugar del tratamiento. Para este contenido utilizamos los mismos proveedores que para el resto de tu contenido (apartado 5): para el procesamiento de IA, nuestro propio servidor intermediario de IA en Hetzner Online GmbH, en Alemania, y nuestros proveedores de IA en la UE; para el contenido guardado, nuestra base de datos en Supabase en Fráncfort del Meno. A estos servicios se aplican el apartado 5 y, sobre posibles accesos de sociedades matrices en EE. UU., el apartado 6. Otros destinatarios solo reciben contenido en los casos que describen los apartados 5, 11, 20 y 25, por ejemplo cuando compartes una conversación o adjuntas tú mismo contenido a una solicitud de soporte.

(6) Plazo de conservación. No guardamos los datos de salud ni otras categorías especiales más tiempo que el contenido en el que aparecen (apartado 7): las grabaciones de audio nunca de forma permanente en nuestros servidores; los dictados según el ajuste de almacenamiento de tu cuenta, y con el ajuste predeterminado «Eliminar automáticamente (24 h)» se retiran de tu historial al cabo de 24 a 48 horas y de nuestros servidores de forma definitiva unos 30 días después, y en el modo privado, con «No guardar nunca» y en el modo de secreto profesional no se guardan; las conversaciones en la aplicación para iPhone, por defecto solo cifradas en tu iPhone, en el Mac según tu elección del apartado 11, y en el nivel de nube hasta que las elimines (eliminación definitiva en un plazo de 30 días); las notas, los términos del diccionario y los fragmentos de texto, hasta que los elimines; el índice de búsqueda sobre las conversaciones, hasta que elimines la conversación o el índice. Nuestros proveedores de IA no guardan de forma permanente las entradas ni las salidas (apartado 5). Si eliminas tu cuenta, eliminamos tu contenido de forma definitiva al terminar el periodo de 30 días (apartado 7).

(7) Medidas de protección. Además del apartado 4: transmisión solo cifrada (TLS); el contenido guardado solo puede leerlo técnicamente tu cuenta, salvo que lo compartas tú (control de acceso a nivel de fila en la base de datos); las conversaciones guardadas localmente, cifradas por regla general (apartados 23 y 25); ninguna clave de acceso a servicios de IA en la app. La plantilla «Nota SOAP (medicina / terapia)» está diseñada para usar iniciales en lugar de nombres completos y para incluir diagnósticos o códigos CIE-10-GM solo cuando se han mencionado en la conversación. Para los responsables que tratan categorías especiales observamos además el nivel de protección del § 22, apartado 2, de la BDSG (contrato de encargo de tratamiento, § 5).

(8) Tus derechos. Tus derechos del apartado 8 se aplican sin cambios. Para los datos que una médica, un terapeuta o un empleador trata sobre ti con WhispaWave, dirígete a esa entidad como responsable; nosotros le prestamos apoyo (§ 7 del contrato de encargo de tratamiento).