AVV / Auftragsverarbeitungsvertrag

§ 1 Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung (Art. 28 Abs. 3 S. 1 DSGVO)

0. Anwendungsbereich: Diese Vereinbarung gilt für Nutzer, die personenbezogene Daten Dritter im Rahmen einer beruflichen oder geschäftlichen Tätigkeit verarbeiten und damit Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO sind. Für rein private Nutzung greift die Haushaltsausnahme (Art. 2 Abs. 2 lit. c DSGVO) — der Nutzer ist dann kein Verantwortlicher und diese Vereinbarung findet keine Anwendung; die Verantwortlichkeits-Darstellung für diesen Fall enthält Ziffer 11 der Datenschutzerklärung. Setzt der Verantwortliche WhispaWave gegenüber Beschäftigten ein, liegt die Einhaltung arbeitsrechtlicher Beteiligungsrechte (insbesondere der Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) und die Information der Beschäftigten (§ 26 BDSG) allein bei ihm; der Auftragsverarbeiter erbringt insoweit nur die technische Leistung (Spiegelstelle: AGB Ziffer 13 Nr. 6). Als Produkt-Hebel dafür ist die mitgliederbezogene Nutzungsstatistik einer Organisation in der Voreinstellung abgeschaltet und kann nur durch Inhaber oder Administratoren der Organisation eingeschaltet werden.
1. Gegenstand: Verarbeitung personenbezogener Daten, die der Verantwortliche durch die Nutzung von WhispaWave beibringt — insbesondere (a) Audioaufnahmen und Transkripte des Gesprächsmodus einschließlich der Stimmen und Äußerungen Dritter, (b) Diktat-Inhalte mit personenbezogenen Daten Dritter (z. B. Patienten-, Mandats-, Klientendaten), (c) vom Verantwortlichen gespeicherte Inhalte (Notizen, Wörterbuch, Textbausteine), soweit sie Daten Dritter enthalten, (d) vom Verantwortlichen an den Support übermittelte Anhänge und Diagnose-Protokolle (einschließlich optional beigefügter Original-Audioaufnahmen), soweit sie Auftragsdaten enthalten, sowie (e) Kontext-Angaben des Verantwortlichen nach Nr. 3 (Wörterbuch-Einträge, Profil-Angaben, Kalenderdaten), soweit sie Daten Dritter enthalten.
2. Dauer: Laufzeit des Nutzungsvertrags (AGB); die Pflichten aus § 6 (Verschwiegenheit) und § 9 (Löschung) wirken darüber hinaus fort. Der Verantwortliche kann diese Vereinbarung nicht isoliert vom Nutzungsvertrag kündigen; die Sonderkündigungsrechte nach § 6 Nr. 5 und § 8 Nr. 2 bleiben unberührt.
3. Art und Zweck: Entgegennahme, Übermittlung an die in § 8 genannten Unterauftragsverarbeiter, Transkription (Sprache→Text, ggf. mit Sprechertrennung), KI-Textverbesserung/-Zusammenfassung, Beantwortung von Anfragen des Verantwortlichen zu seinen Gesprächen und Notizen durch den Meeting-Chat-Assistenten (nachfolgend „KI-Assistent") — dabei werden das jeweilige Transkript, die zugehörige Meeting-Notiz und der vom Verantwortlichen geführte Chat-Verlauf in die KI-Verarbeitung einbezogen —, Bearbeitung gespeicherter Meeting-Notizen auf Einzelweisung des Verantwortlichen durch den KI-Assistenten (jede Änderung nachvollziehbar und rückgängig machbar; vollständige Neufassungen entstehen als zweite Fassung neben dem Original) sowie — als Bestandteil dieser Chat-Verarbeitung — Anreicherung der KI-Verarbeitung um Kontext-Angaben des Verantwortlichen (persönliche Wörterbuch-Einträge, Profil-Name und Branchenfeld, Zusammenfassung des jeweils letzten Meetings, Datum/Uhrzeit/Zeitzone sowie — nur bei zusätzlich eingeschaltetem Kalender-Schalter — Termindaten des verknüpften Kalender-Eintrags einschließlich externer Teilnehmer und Firmen; Kalenderdaten werden dabei nicht auf Servern des Auftragsverarbeiters gespeichert). Ferner: Speicherung nach den vom Verantwortlichen gewählten Einstellungen bzw. den Richtlinien seiner Organisation, Bereitstellung zum Abruf/Export, Löschung. Eine Verarbeitung zu eigenen Zwecken des Auftragsverarbeiters findet nicht statt; ausgenommen sind die in den AGB und der Datenschutzerklärung beschriebenen inhaltsfreien Betriebs-Metadaten (Kontingente, Missbrauchsschutz, inhaltsfreie Produkt-Feedback-Signale), für die WhispaWave eigener Verantwortlicher ist. Nutzer-Feedback wird in keinem Fall an Trainings-Programme von KI-Dienstleistern weitergegeben.
4. Organisationen: Schließt eine Organisation den Nutzungsvertrag (Team- oder Enterprise-Plan), ist sie Verantwortliche für alle Auftragsdaten ihrer Mitglieder, die im Rahmen der Organisation verarbeitet werden; ebenso für die inhaltsfreien Verwaltungs- und Audit-Metadaten der Organisation (Mitgliedschaften, Rollen, Richtlinien, Ereignisprotokoll). Weisungen erteilen die Inhaber und Administratoren der Organisation (§ 3 Nr. 4). Organisationen können über organisationsweite Richtlinien die Speicherung aller Mitglieder auf „Nie speichern" festlegen, den Privatmodus erzwingen und eine Aufbewahrungsfrist zwischen 30 und 3.650 Tagen bestimmen (Anlage 1 Nr. 6); die strengste Vorgabe aus Nutzer-Einstellung, Organisations-Richtlinie und Berufsgeheimnis-Modus (§ 6) setzt sich durch.

§ 2 Kategorien betroffener Personen und Datenarten

1. Betroffene: Gesprächsteilnehmer des Verantwortlichen (Kollegen, Kunden, Mandanten, Patienten, sonstige Dritte); Personen, die in Diktaten/Notizen des Verantwortlichen erwähnt werden; Personen, die in Kalender-Terminen des Verantwortlichen als Teilnehmer benannt sind, soweit der Verantwortliche den Kalender-Kontext einschaltet; bei Organisationen zusätzlich deren Mitglieder (Beschäftigte) hinsichtlich der Verwaltungs- und Audit-Metadaten.
2. Datenarten: Stimmaufnahmen — nur zur Verarbeitung, keine Speicherung auf Servern des Auftragsverarbeiters, ausgenommen vom Verantwortlichen selbst als Support-Anhang übermittelte Aufnahmen (Löschung nach 90 Tagen, Anlage 1 Nr. 6); Gesprächs- und Diktatinhalte als Text; Sprecher-Kennzeichnungen; Meeting-Notizen und Chat-Anfragen des Verantwortlichen zu diesen Inhalten; Kontext-Angaben nach § 1 Nr. 3; Support-Anhänge und Diagnose-Protokolle; bei Organisationen inhaltsfreie Verwaltungs- und Audit-Metadaten (wer hat wann welche Verwaltungsaktion ausgeführt). Eine tabellarische Übersicht enthält Anlage 3. Die Inhalte können besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO enthalten (insbesondere Gesundheitsdaten bei medizinischen Nutzern) — die Erlaubnisgrundlage dafür (Art. 9 Abs. 2, z. B. lit. h i. V. m. § 22 BDSG) liegt beim Verantwortlichen; der Auftragsverarbeiter verarbeitet ausschließlich auf Weisung.

§ 3 Weisungen (lit. a)

1. Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen — auch in Bezug auf die Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation. Die Weisungen sind in dieser Vereinbarung, den AGB und den vom Verantwortlichen in der App gewählten Einstellungen (Speicher-Modus, Synchronisation, Funktionsaufrufe) sowie den Richtlinien seiner Organisation dokumentiert; jede Funktionsauslösung (z. B. Start einer Gesprächsaufnahme, eine Chat-Anfrage, ein Bearbeitungs-Auftrag an den KI-Assistenten) ist eine Einzelweisung.
2. Ausnahme: Verarbeitung, zu der der Auftragsverarbeiter nach EU- oder mitgliedstaatlichem Recht verpflichtet ist — dann informiert er den Verantwortlichen vor der Verarbeitung über diese Anforderungen, sofern das Recht eine Information nicht verbietet.
3. Hält der Auftragsverarbeiter eine Weisung für rechtswidrig, informiert er den Verantwortlichen unverzüglich (Art. 28 Abs. 3 S. 3 DSGVO) und darf die Ausführung bis zur Klärung aussetzen.
4. Weisungsberechtigte und Textform: Weisungen außerhalb der App-Einstellungen erteilt der Verantwortliche in Textform an privacy@whispawave.de. Weisungsberechtigt sind der Kontoinhaber bzw. bei Organisationen deren Inhaber und Administratoren. Mündliche Weisungen sind unverzüglich in Textform zu bestätigen; bis dahin darf der Auftragsverarbeiter die Ausführung zurückstellen. Weisungen in Textform werden mindestens für die Vertragsdauer zuzüglich drei Jahre dokumentiert.

§ 4 Vertraulichkeit (lit. b)

Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich alle zur Verarbeitung befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Die Verpflichtung wirkt nach dem Ende der Tätigkeit fort. Zugriff auf Auftragsdaten haben ausschließlich die Geschäftsführer des Auftragsverarbeiters sowie namentlich benannte, schriftlich verpflichtete Personen; eine Liste der verarbeitungsbefugten Personen wird dem Verantwortlichen auf Verlangen vorgelegt. Der Zugriff auf Produktivdaten ist auf Support-Fälle mit Bezug zu einem konkreten Vorgang des Verantwortlichen beschränkt; Lese- und Schreibzugriffe über die Verwaltungsoberfläche des Auftragsverarbeiters werden protokolliert (Aufbewahrung 12 bzw. 24 Monate).

§ 5 Technische und organisatorische Maßnahmen (lit. c, Art. 32 DSGVO)

1. Der Auftragsverarbeiter trifft die in Anlage 1 (TOM) beschriebenen Maßnahmen. Anlage 1 ist nach Art.-32-Kategorien ausformuliert und fasst das eigenständige TOM-Dokument des Auftragsverarbeiters (Version 1.0 vom 2026-09-08) zusammen; die ausführliche Fassung mit Belegen erhält der Verantwortliche auf Anfrage.
2. Bei Verarbeitung besonderer Kategorien (Art. 9) beachtet der Auftragsverarbeiter zusätzlich das Schutzniveau des § 22 Abs. 2 BDSG (u. a. Pseudonymisierung, Zugriffsbeschränkung, Protokollierung).
3. Die TOM dürfen weiterentwickelt werden, solange das Schutzniveau nicht unterschritten wird; wesentliche Änderungen werden in der TOM-Anlage dokumentiert und in der Änderungshistorie dieser Vereinbarung ausgewiesen.

§ 6 Verschwiegenheit nach § 203 StGB (für Berufsgeheimnisträger)

1. Der Auftragsverarbeiter ist im Verhältnis zu Verantwortlichen, die einer Schweigepflicht nach § 203 StGB unterliegen, „sonstige mitwirkende Person" im Sinne des § 203 Abs. 3 S. 2, Abs. 4 StGB.
2. Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich hiermit ausdrücklich zur Geheimhaltung aller ihm im Rahmen der Verarbeitung zur Kenntnis gelangenden geschützten Geheimnisse und verpflichtet alle verarbeitungsbefugten Personen entsprechend zur Verschwiegenheit; die verpflichteten Personen werden dabei über die Strafbarkeit einer unbefugten Offenbarung nach § 203 Abs. 4 StGB belehrt. Verpflichtung und Belehrung werden in einer schriftlichen Verpflichtungserklärung je Person dokumentiert und dem Verantwortlichen auf Verlangen nachgewiesen. Diese Nummer ist zugleich als Verpflichtung zur Geheimhaltung im Sinne des § 203 Abs. 4 S. 2 Nr. 1 StGB ausgestaltet — sie soll dem Verantwortlichen die dort geforderte Sorge dafür ermöglichen, dass die mitwirkende Person zur Geheimhaltung verpflichtet wurde.
3. Die Verschwiegenheitspflicht wirkt nach Beendigung des Vertrags fort.
4. Zieht der Auftragsverarbeiter weitere mitwirkende Personen hinzu (Unterauftragsverarbeiter, § 8), leitet er die Verschwiegenheitsverpflichtung an diese weiter. Die Fundstelle der Vertraulichkeitsverpflichtung im Vertrag des jeweiligen Unterauftragsverarbeiters weist die Spalte „Verschwiegenheit" der Anlage 2 aus. Im Berufsgeheimnis-Modus der App ist die Speicherpolitik dauerhaft auf „Nie speichern" festgelegt (Anlage 1 Nr. 6), sodass Auftragsdaten schweigepflichtiger Verantwortlicher ausschließlich flüchtig beim KI-Dienst und im Arbeitsspeicher des Vermittlungsservers verarbeitet werden.
5. Verletzt der Auftragsverarbeiter die Verschwiegenheitspflicht schuldhaft, kann der Verantwortliche die Vereinbarung außerordentlich kündigen.

§ 7 Unterstützungspflichten und Meldung von Verletzungen (lit. e, f)

1. Betroffenenrechte: Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Beantwortung von Anträgen betroffener Personen (Art. 12–23 DSGVO) — insbesondere durch die Export-, Lösch- und Einstellungs-Funktionen der App. Anträge Dritter, die direkt beim Auftragsverarbeiter eingehen, leitet er unverzüglich an den Verantwortlichen weiter, soweit eine Zuordnung möglich ist. Soweit der Verantwortliche ein Auskunfts-, Lösch- oder Exportverlangen nicht selbst über die App erfüllen kann, unterstützt der Auftragsverarbeiter unverzüglich, spätestens binnen 10 Kalendertagen nach Zugang der Anfrage in Textform an privacy@whispawave.de.
2. Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten: Verletzungen, die die Auftragsdaten betreffen, meldet der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen unverzüglich nach Kenntniserlangung, spätestens binnen 48 Stunden, per E-Mail an die Konto-Adresse des Verantwortlichen bzw. an alle Inhaber und Administratoren einer Organisation. Die Meldung enthält die Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO (Art der Verletzung, Kategorien und ungefähre Zahl der Betroffenen und Datensätze, wahrscheinliche Folgen, ergriffene und vorgeschlagene Maßnahmen, Ansprechstelle); liegen noch nicht alle Angaben vor, werden sie schrittweise ohne unangemessene Verzögerung nachgereicht. Der Auftragsverarbeiter meldet nicht selbst an Aufsichtsbehörden oder betroffene Personen im Namen des Verantwortlichen, es sei denn, dieser weist es in Textform an. Meldet ein Unterauftragsverarbeiter dem Auftragsverarbeiter eine Verletzung, beginnt die Frist mit Zugang dieser Meldung.
3. Sicherheit, DSFA, Vorabkonsultation: Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen bei den Pflichten aus Art. 32–36 DSGVO. Auf Anfrage stellt er die Beschreibung der Verarbeitung, die TOM-Anlage und die Verarbeitungsübersicht (Anlage 3) für eine Datenschutz-Folgenabschätzung bereit (Art. 35 Abs. 1 DSGVO) und beantwortet ergänzende Fragen in Textform binnen 10 Kalendertagen.

§ 8 Unterauftragsverarbeiter (lit. d, Art. 28 Abs. 2 und 4)

1. Der Verantwortliche erteilt die allgemeine Genehmigung zum Einsatz der in Anlage 2 genannten Unterauftragsverarbeiter. Anlage 2 ist auf die Dienste zugeschnitten, die Auftragsdaten berühren oder berühren können — derzeit: Mistral AI (KI-Verarbeitung, EU-Endpunkt), Supabase (Datenbank/Speicher, Frankfurt), Hetzner (KI-Vermittlungsserver, Deutschland), IONOS und Scaleway als aktive EU-Ausweichdienste (nicht für den Gesprächsmodus-Diarize-Pfad) sowie Resend (E-Mail-Versand, USA), weil vom Verantwortlichen an den Support übermittelte Diagnose-Protokolle oder Inhalts-Ausschnitte den E-Mail-Kanal berühren können. Linkup (Websuche) ist nur für den Fall der Aktivierung der Websuche aufgeführt und derzeit nicht eingeschaltet. NICHT einschlägig für Auftragsdaten und nur nachrichtlich geführt: Stripe (Zahlung), bunny.net (Update-Auslieferung), Vercel (Website-Hosting), Plausible (Website-Reichweitenmessung).
2. Änderungen: Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen mindestens 30 Tage vor der Aufnahme oder Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters mit Zugriff auf Auftragsdaten per E-Mail an die Konto-Adresse des Verantwortlichen bzw. an alle Inhaber und Administratoren einer Organisation sowie durch datierten Eintrag in der veröffentlichten Unterauftragsverarbeiter-Liste; fristauslösend ist der Zugang der E-Mail. Der Verantwortliche kann innerhalb von 30 Kalendertagen nach Zugang der Information aus berechtigten datenschutzrechtlichen Gründen (insbesondere bei Drittlandverarbeitung ohne ausreichende Garantien oder bei unzureichenden technischen und organisatorischen Maßnahmen) Einspruch in Textform an privacy@whispawave.de erheben; der Auftragsverarbeiter nimmt binnen 14 Kalendertagen Stellung und schlägt, soweit möglich, eine Abhilfe vor (z. B. Verzicht auf den Dienst für den Verantwortlichen). Bleibt der Einspruch unauflösbar, kann der Verantwortliche den Nutzungsvertrag außerordentlich kündigen; die Abwicklung richtet sich nach den AGB. Diese 30-Tage-Frist ist die einheitliche Zusage über alle Veröffentlichungsflächen des Auftragsverarbeiters; Änderungen bei nachrichtlich geführten Website-Diensten ohne Zugriff auf Auftragsdaten werden nur durch datierten Eintrag in der Liste dokumentiert. Notfall-Ersetzung: Muss ein Unterauftragsverarbeiter aus zwingenden Gründen der Sicherheit oder Verfügbarkeit sofort ersetzt werden (insbesondere bei einem Sicherheitsvorfall, einem plötzlichen Ausfall oder der kurzfristigen Einstellung des Dienstes durch den Unterauftragsverarbeiter), darf die Ersetzung ausnahmsweise vor Ablauf der Ankündigungsfrist erfolgen; der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen in diesem Fall unverzüglich, spätestens binnen 10 Kalendertagen nachträglich. Einspruchs- und Sonderkündigungsrecht nach dieser Nummer bleiben davon unberührt; die 30-Tage-Einspruchsfrist läuft dann ab Zugang der nachträglichen Information. Auch bei einer Notfall-Ersetzung gelten § 8 Nr. 3 (gleiche Pflichten einschließlich der Verschwiegenheits-Durchleitung nach § 6 Nr. 4) und § 8 Nr. 4 (Garantien nach Kapitel V DSGVO) uneingeschränkt bereits im Zeitpunkt der Ersetzung.
3. Der Auftragsverarbeiter legt jedem Unterauftragsverarbeiter dieselben Datenschutzpflichten auf, wie sie in dieser Vereinbarung festgelegt sind (Art. 28 Abs. 4 S. 1 DSGVO), einschließlich der Verschwiegenheits-Durchleitung nach § 6 Nr. 4. Kommt ein Unterauftragsverarbeiter seinen Datenschutzpflichten nicht nach, haftet der Auftragsverarbeiter gegenüber dem Verantwortlichen für die Einhaltung der Pflichten dieses Unterauftragsverarbeiters (Art. 28 Abs. 4 S. 2 DSGVO).
4. Drittlandtransfer: Die Verarbeitungsorte der Auftragsdaten im Diktat- und Gesprächspfad liegen in der EU (Frankfurt am Main, Falkenstein, EWR-Rechenzentren der KI-Verarbeitung). Zwei Ausnahmen weist Anlage 2 offen aus: (a) Bei Unterauftragsverarbeitern mit US-Muttergesellschaft und EU-Datenregion (derzeit: Supabase Inc.) lässt sich ein Zugriff aus den USA — etwa ein Support-Fernzugriff der Muttergesellschaft auf EU-gehostete Systeme — nicht vollständig ausschließen; ein solcher Fernzugriff gilt datenschutzrechtlich als Übermittlung in ein Drittland. (b) Der E-Mail-Dienst Resend (Plus Five Five, Inc.) verarbeitet und speichert Kontodaten, E-Mail-Metadaten und Protokolle in den USA; ihm werden keine Diktate oder Gespräche übermittelt, aber vom Verantwortlichen einem Support-Ticket beigefügte Diagnose-Anhänge können Auftragsdaten enthalten. Für beide Fälle stellt der Auftragsverarbeiter sicher, dass die Übermittlung nur erfolgt, wenn im Zeitpunkt der Übermittlung geeignete Garantien nach Kapitel V DSGVO (Art. 46 DSGVO) für den betroffenen Unterauftragsverarbeiter bestehen; den jeweils aktuellen Stand dieser Garantien je Unterauftragsverarbeiter — Standardvertragsklauseln nach Beschluss (EU) 2021/914 und, soweit vorhanden, ein aktives Listing unter dem EU-US Data Privacy Framework — weist Anlage 2 mit Nachweisdatum aus; eine Kopie der Garantien erhält der Verantwortliche auf Anfrage (privacy@whispawave.de). Kette des KI-Unterauftragsverarbeiters: Mistral AI setzt eigene Unterauftragsverarbeiter ein, die nach seiner Auskunft die Inhalte des EU-Regional-Endpunkts ausschließlich im Europäischen Wirtschaftsraum verarbeiten (Rechenzentren in Frankreich, Schweden/Norwegen und EWR-Inferenzpartner); soweit in Nebensystemen des Anbieters temporäre Übermittlungen in Drittländer auftreten können, sind sie durch Standardvertragsklauseln des Anbieters abgesichert. Die jeweils aktuelle Kette ist unter trust.mistral.ai einsehbar; der Auftragsverarbeiter hat die Änderungsmitteilungen des Anbieters abonniert und leitet Änderungen mit Auftragsdaten-Bezug nach Nr. 2 weiter. Das Chat- und Notiz-Modell GLM 5.2 ist ein Modell mit offenen Gewichten, das Mistral auf seiner EU-Infrastruktur betreibt; der Hersteller der Gewichte erhält keine Daten und ist kein Unterauftragsverarbeiter. Die Sachdarstellung der Transferlage ist inhaltlich deckungsgleich mit Ziffer 6 der Datenschutzerklärung zu halten — jede sachliche Abweichung zwischen beiden Dokumenten wäre eine Täuschung des Verantwortlichen über die Transferlage. Sollte künftig ein weitergehender Drittland-Transfer erforderlich werden, wird der Verantwortliche vorab nach § 8 Nr. 2 informiert.
5. Abgrenzung — nutzer-veranlasste Übermittlungen: Übermittlungen, die der Verantwortliche selbst veranlasst oder autorisiert, sind keine Unterauftragsverarbeitung im Sinne dieses § 8, sondern dokumentierte Weisungen bzw. eigene Veranlassung des Verantwortlichen (§ 3). Das gilt insbesondere, soweit solche Funktionen angeboten werden, für (a) vom Verantwortlichen verbundene externe Tool-Dienste (z. B. über offene Tool-Protokolle wie MCP) — jeder einzelne Aufruf wird dem Verantwortlichen vor Ausführung zur Bestätigung vorgelegt, Transkript-Zugriff erfordert eine gesonderte Freigabe je Verbindung —, (b) das Teilen von Inhalten über öffentliche Links, die der Verantwortliche selbst erzeugt und verteilt, und (c) den Lese-Zugriff von Dritt-Anwendungen (z. B. KI-Tools des Verantwortlichen), die der Verantwortliche über einen persönlichen Zugang ausdrücklich autorisiert hat. Die Auswahl und datenschutzrechtliche Prüfung solcher Empfänger obliegt dem Verantwortlichen; der Auftragsverarbeiter schuldet insoweit nur die technische Ausführung der Weisung und die in Anlage 1 beschriebenen Schutzvorkehrungen (u. a. Speicherung von Zugangs-Token ausschließlich als Prüfwert). Diese Einordnung folgt den Leitlinien 07/2020 des Europäischen Datenschutzausschusses (Empfänger auf Weisung des Verantwortlichen sind keine Auftragsverarbeiter des Auftragsverarbeiters).

§ 9 Löschung und Rückgabe (lit. g)

1. Während der Vertragslaufzeit richtet sich die Speicherung und Löschung nach den vom Verantwortlichen gewählten Einstellungen, den Richtlinien seiner Organisation (Aufbewahrungsfrist 30 bis 3.650 Tage mit täglichem, zeitgebundenem Lösch-Lauf) und den Fristen der Datenschutzerklärung (Ziffer 7); eine Übersicht enthält Anlage 3.
2. Nach Abschluss der Erbringung der Verarbeitungsleistungen (insbesondere nach Kontolöschung) verfährt der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen: Er löscht alle Auftragsdaten oder gibt sie zurück. Die Rückgabe erfolgt unentgeltlich über die Export-Funktion der App in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Datenexport als JSON; das Audit-Protokoll einer Organisation zusätzlich als CSV über die Team-Verwaltung); der bereitgestellte Abruf-Link ist aus Sicherheitsgründen 48 Stunden gültig und kann erneut angefordert werden. Übt der Verantwortliche das Wahlrecht bis zur Kontolöschung nicht aus, werden die Auftragsdaten gelöscht; die endgültige physische Entfernung aus den Produktivsystemen erfolgt binnen 30 Tagen (Anlage 1, Löschkonzept). Sicherungskopien: Die vom Auftragsverarbeiter selbst geführten verschlüsselten Datenbank-Sicherungen werden spätestens 84 Tage nach der physischen Löschung überschrieben (tägliche Sicherungen nach 14 Kalendertagen, wöchentliche nach 84 Tagen); die täglichen Sicherungen des Datenbank-Unterauftragsverarbeiters werden nach dessen Dokumentation nach 7 Tagen überschrieben. Bis zur Rotation sind gelöschte Daten in Sicherungskopien enthalten, aber nicht produktiv zugreifbar; wird eine Sicherung wiederhergestellt, werden alle seit ihrem Stand ausgeführten Löschungen erneut angewendet, bevor das wiederhergestellte System in Betrieb geht. Unberührt bleiben Speicherpflichten aus EU- oder mitgliedstaatlichem Recht (insbesondere Rechnungsdaten nach § 147 AO); solche Daten werden gesperrt, zugriffsbeschränkt vorgehalten und nach Fristablauf gelöscht.
3. Der Auftragsverarbeiter veranlasst, dass auch die Unterauftragsverarbeiter der Anlage 2 die bei ihnen verarbeiteten Auftragsdaten entsprechend dieser Nummer löschen, und weist dies dem Verantwortlichen auf Verlangen nach. Beim KI-Unterauftragsverarbeiter entfällt eine Löschkette, weil Ein- und Ausgaben dort nicht gespeichert werden (Zero Data Retention, Anlage 2); beim Vermittlungsserver verfallen Zwischenspeicher nach spätestens 15 Minuten.
4. Der Löschvollzug wird über einen personenbezugsfreien Löschnachweis dokumentiert.
5. Organisationen: Endet die Mitgliedschaft einer Person in einer Organisation, verliert die Organisation den Zugriff auf deren Auftragsdaten mit Wirksamwerden der Entfernung; der Datenzugriff der entfernten Person auf Organisationsdaten endet auf Datenbankebene sofort, ein bereits ausgestelltes Zugangs-Token bleibt technisch bis zu 60 Minuten gültig. Endet der Organisationsvertrag, gilt Nr. 2 für alle im Rahmen der Organisation verarbeiteten Auftragsdaten der Mitglieder. Einträge des Audit-Protokolls einer Organisation werden 36 Monate nach ihrer Entstehung automatisiert gelöscht; diese Zusage gilt ab dem 2026-09-08 für alle Protokolleinträge — auch für die vor diesem Datum entstandenen.

§ 10 Nachweise und Kontrollen (lit. h)

1. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung der Pflichten aus Art. 28 DSGVO erforderlich sind — vorrangig durch diese Vereinbarung, die TOM-Anlage, die Verarbeitungsübersicht (Anlage 3) und die Datenschutzerklärung. Prüfnachweise der Unterauftragsverarbeiter (u. a. ISO/IEC-27001-Zertifikat des Server-Anbieters, Zertifizierungs- und Vertragsunterlagen des Datenbank-Anbieters, Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung und Zero-Data-Retention-Bestätigung des KI-Anbieters) hält der Auftragsverarbeiter mit Abrufdatum vor und stellt sie auf Anfrage bereit. Eigene Zertifizierungen (ISO 27001, SOC 2) oder ein externer Penetrationstest des Auftragsverarbeiters liegen derzeit nicht vor; ein Informationssicherheits-Managementsystem nach ISO/IEC 27001 befindet sich im Aufbau (Anlage 1 Nr. 5).
2. Der Verantwortliche kann darüber hinaus Überprüfungen (einschließlich Inspektionen) verlangen; der Auftragsverarbeiter ermöglicht sie und trägt dazu bei. Überprüfungen erfolgen im Regelfall als Fern- und Dokumentenprüfung (Selbstauskunft, Beantwortung eines Sicherheits-Fragebogens, TOM-Anlage, Nachweise der Unterauftragsverarbeiter). Vor-Ort-Inspektionen sind einmal je Kalenderjahr mit einer Ankündigung von 30 Tagen zulässig; anlassbezogen — nach einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die den Verantwortlichen betrifft, oder auf Anordnung einer Aufsichtsbehörde — jederzeit mit angemessener Ankündigung. Zeit, Umfang und Vertraulichkeit werden vorab abgestimmt; Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse sowie Daten anderer Kunden bleiben geschützt; Prüfer Dritter sind zur Vertraulichkeit zu verpflichten. Der Verantwortliche trägt seine eigenen Prüfkosten; stellt die Prüfung einen erheblichen Verstoß des Auftragsverarbeiters gegen diese Vereinbarung fest, trägt der Auftragsverarbeiter die angemessenen Prüfkosten.

§ 11 Haftung und Schlussbestimmungen

1. Für die Haftung gilt Art. 82 DSGVO; im Innenverhältnis gilt die Haftungsregelung der AGB (Ziffer 20), soweit Art. 82 DSGVO nicht zwingend etwas anderes bestimmt. Der Innenausgleich zwischen Verantwortlichem und Auftragsverarbeiter richtet sich nach Art. 82 Abs. 5 DSGVO nach dem jeweiligen Verantwortungsanteil.
2. Bei Widersprüchen zwischen dieser Vereinbarung und den AGB geht diese Vereinbarung für die Auftragsverarbeitung vor.
3. Änderungen dieser Vereinbarung folgen dem Änderungsmechanismus der AGB (Ziffer 21); § 6 (Verschwiegenheit) kann nicht zulasten des Verantwortlichen geändert werden. Jede Fassung trägt eine Versionsnummer und ein Stand-Datum; die Änderungen gegenüber der Vorfassung sind in der Änderungshistorie am Ende dieses Dokuments ausgewiesen, frühere Fassungen sind auf Anfrage erhältlich.

Anlage 1 — Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

Stand: 2026-09-08 (Zusammenfassung des TOM-Dokuments Version 1.0). Prüfturnus: bei jeder wesentlichen Änderung der Verarbeitung, unabhängig davon mindestens jährlich (§ 5 Nr. 3 dieses Vertrags).

Diese Anlage beschreibt die Maßnahmen, die für die Auftragsdaten im Sinne von § 1 dieses Vertrags gelten. Jede Maßnahme ist entweder eine eigene Maßnahme des Auftragsverarbeiters, eine Maßnahme des jeweiligen Unterauftragsverarbeiters (als „Anbieter-Maßnahme" gekennzeichnet, Nachweis über dessen Zertifikate) oder ausdrücklich als „geplant" markiert — geplante Maßnahmen werden nicht als vorhanden behauptet. Nr. 7 nennt, was derzeit nicht existiert.

1. Pseudonymisierung und Verschlüsselung (Art. 32 Abs. 1 lit. a DSGVO)

• Transportverschlüsselung: Sämtliche Verbindungen zwischen der App, dem eigenen KI-Vermittlungsserver, der Datenbank und den eingesetzten KI-Diensten laufen ausschließlich über TLS-verschlüsselte Verbindungen (TLS 1.2 oder höher).
• Client-seitige Verschlüsselung des lokalen Gesprächs-Zwischenspeichers: Auf dem Endgerät gespeicherte Gesprächs-Daten (lokaler Cache je Gespräch) werden mit AES-GCM (256 bit) verschlüsselt; der Schlüssel liegt je Nutzer im lokalen Schlüsselbund des Geräts. Altbestände im früheren unverschlüsselten Format werden beim Zugriff in das verschlüsselte Format überführt.
• Kein Client-seitiger KI-Zugangsschlüssel: Die Anbindung an die KI-Verarbeitung erfolgt ausschließlich über den eigenen, serverseitig betriebenen KI-Vermittlungsserver (Hetzner); die Client-Anwendung selbst enthält keine Zugangsschlüssel zu KI-Diensten.
• Pseudonymisierung in Protokollen: Nutzer werden in Server-Protokollen ausschließlich über HMAC-SHA256-Pseudonyme bezeichnet; IP-Adressen in Sicherheits-Protokollen werden mit einem täglich neu generierten Salt per SHA-256 gehasht, der Rohwert wird nicht persistiert. Betriebs-Metadaten (KI-Nutzungsprotokoll, Telemetrie, Fehlerberichte) sind inhaltsfrei — keine Transkripte, keine Prompts, kein Audio.
• Schlüsselbund-Speicherung clientseitiger Zugangsdaten: Anmelde-Informationen werden im lokalen Schlüsselbund (Keychain) des jeweiligen Geräts gespeichert, nicht im Klartext in Anwendungsdateien.
• Eigene Sicherungskopien: AES-256-verschlüsselt auf einem vollverschlüsselten Gerät des Auftragsverarbeiters; die Passphrase liegt an zwei getrennten Orten.
• Verschlüsselung ruhender Daten der Datenbank und der Anbieter-Sicherungen: Anbieter-Maßnahme (Supabase/AWS), Nachweis über dessen Zertifizierungen. Eine feldweise Verschlüsselung einzelner Inhalts-Spalten oder eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung besteht nicht (Nr. 7).

2. Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

• Zugangskontrolle: Anmeldung am Nutzerkonto per Passwort (mindestens 8 Zeichen; neue Passwörter werden gegen bekannte Datenlecks geprüft und bei Treffer abgelehnt — seit 2026-09-08), Apple-, Google- oder Microsoft-Anmeldung oder SAML-2.0-Single-Sign-on; optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP), die — sobald ein Faktor eingerichtet ist — serverseitig an der Datengrenze erzwungen wird; erhöhte Anmelde-Anforderungen (Re-Authentifizierung) für sicherheitskritische Kontoänderungen; Bestätigungspflicht auf alter und neuer Adresse bei E-Mail-Änderungen; Anmelde-Ratenbegrenzung und Sperre von Wegwerf-E-Mail-Adressen.
• SSO-Pflicht für Organisationen: Organisationen können serverseitig erzwingen, dass sich ihre Mitglieder ausschließlich über das Firmen-Login (SAML) anmelden (14-Tage-Übergangsfrist, Notfallzugang für Inhaber und IT-Administratoren, automatische Aussetzung bei Ausfall des Identitätsanbieters).
• Zugriffskontrolle auf Datenbankebene: zeilenbasierte Zugriffskontrolle (Row Level Security) — jedes Konto kann technisch ausschließlich auf die eigenen Daten zugreifen; dieselbe Trennungslogik gilt für Team-Kontexte (nur ausdrücklich freigegebene Inhalte sind für Team-Mitglieder sichtbar). Rollenmodell in Organisationen: Mitglied, Administrator, Inhaber, IT-Administrator.
• Trennungskontrolle: mandantenfähige logische Trennung der Konten/Organisationen innerhalb derselben Datenbank ausschließlich über die vorgenannte Zugriffskontrolle; keine gemeinsame, ungetrennte Speicherung von Auftragsdaten verschiedener Verantwortlicher; getrennte Entwicklungs-, Test- und Produktionsumgebungen (Test-Systeme erreichen die Produktionssysteme strukturell nicht).
• Administrativer Zugang: Server-Zugang ausschließlich per SSH-Schlüssel; Verwaltungsoberfläche nur für freigeschaltete Konten mit Zwei-Faktor-Authentifizierung über eine nur-lesende Datenbankrolle; jeder Lese- und Schreibzugriff dort wird protokolliert (12 bzw. 24 Monate).
• Vertraulichkeitsverpflichtung des Personals: siehe § 4 dieses Vertrags (verarbeitungsbefugt sind ausschließlich die Geschäftsführer; der Auftragsverarbeiter hat keine Beschäftigten); für Verantwortliche mit Schweigepflicht nach § 203 StGB zusätzlich § 6 dieses Vertrags (Durchleitung an Unterauftragsverarbeiter: § 6 Nr. 4, Fundstellen in Anlage 2).
• Zutrittskontrolle (physische Sicherung der Rechenzentren): Anbieter-Maßnahme der Unterauftragsverarbeiter Supabase/AWS (Frankfurt am Main) und Hetzner (Falkenstein — ISO/IEC 27001:2022 für alle Rechenzentren), Nachweis über deren Zertifizierungen. Der Auftragsverarbeiter betreibt keine eigene Hardware.

3. Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

• Weitergabekontrolle: Auftragsdaten werden ausschließlich an die in Anlage 2 genannten Unterauftragsverarbeiter und ausschließlich zu den in § 1 Nr. 3 genannten Zwecken weitergegeben; die App verbindet sich nur mit einer festen Liste eigener Endpunkte (keine direkte Verbindung zu KI-Anbietern). Diktat-Audio wird auf geeigneten Geräten auf dem Gerät selbst erkannt; in Cloud-Fällen wird es auf dem Vermittlungsserver nur flüchtig verarbeitet und nach der Verarbeitung gelöscht. Beim KI-Anbieter werden Ein- und Ausgaben nicht gespeichert (Zero Data Retention). Nutzer-veranlasste Übermittlungen (§ 8 Nr. 5) erfolgen nur auf ausdrückliche, je Vorgang bestätigte Weisung des Verantwortlichen. Bereitgestellte Daten-Export-Abruf-Links sind auf 48 Stunden befristet.
• Eingabekontrolle: revisionssichere, ausschließlich anfügende (append-only) Protokollierung von Einwilligungen und deren Widerrufen (z. B. zum Kontextbezug, zur Gesprächs-Synchronisation, zu Absturzberichten); inhaltsfreies Sicherheits-Ereignisprotokoll je Konto (neue Geräte, Zwei-Faktor-Änderungen, Passwort- und E-Mail-Änderungen); inhaltsfreies Audit-Protokoll je Organisation (rund 85 Verwaltungsereignisse — Einladungen, Rollen, Entfernungen, Richtlinien, SSO, Sitze, Abrechnung) mit Ansicht und CSV-Export für die Administratoren der Organisation.
• Nachvollziehbarkeit von KI-Änderungen an Notizen: Jede vom KI-Assistenten auf Weisung ausgeführte Notiz-Änderung wird schrittweise integritätsgeprüft angewendet (alles-oder-nichts), ist einzeln rückgängig machbar und vollständige Neufassungen entstehen als zweite Fassung neben dem unangetasteten Original.
• Änderungsmanagement: jede Änderung an Code und Konfiguration wird versioniert, nachvollziehbar dokumentiert und vor der Auslieferung geprüft; Software-Updates der App sind signiert und notarisiert, der Update-Feed ist kryptografisch signiert.

4. Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b, c DSGVO)

• Betriebsinfrastruktur: Der KI-Vermittlungsserver läuft auf einem einzelnen virtuellen Server bei Hetzner (Falkenstein) ohne Redundanz; er hält keine persistenten Auftragsdaten, sodass sein Ausfall keinen Datenverlust bedeutet (Wiederaufbau-Reihenfolge dokumentiert; Diktate auf geeigneten Geräten laufen währenddessen auf dem Gerät weiter). Die eingesetzten KI-Dienste verarbeiten in EU-Rechenzentren; bei Ausfall des primären KI-Dienstes springen die EU-Ausweichdienste der Anlage 2 automatisch ein.
• Sicherung und Wiederherstellung der Datenbank: zwei unabhängige Schichten — (a) tägliche Sicherung durch den Datenbank-Unterauftragsverarbeiter (Aufbewahrung 7 Tage nach dessen Dokumentation) und (b) eine eigene, nächtlich erstellte, verschlüsselte Sicherung des Auftragsverarbeiters (Aufbewahrung 14 Kalendertage täglich, 84 Tage wöchentlich; Alarm, sobald die jüngste Sicherung älter als 48 Stunden ist). Die Wiederherstellung aus der eigenen Sicherung wurde am 2026-07-22 erfolgreich geprobt (Teil-Wiederherstellung in rund 5 Minuten) und wird mindestens halbjährlich wiederholt. Maximaler Datenverlust im Störfall: rund 24 Stunden (Sicherungs-Takt). Eine Punkt-zu-Zeit-Wiederherstellung (PITR) ist derzeit nicht aktiviert; der vollständige Wiederaufbau in ein neues Datenbank-Projekt ist beschrieben, aber noch nicht geprobt (Nr. 7).
• Kapazität und Überwachung: Kontingente und Kosten-Obergrenzen je Nutzer, Not-Drossel für den KI-Vermittlungsserver, laufende Überwachung von Verfügbarkeit, Fehlern, Kosten und Sicherungs-Läufen mit Alarmierung des Auftragsverarbeiters.
• Belastbarkeit gegen Lastspitzen/Angriffe (DDoS) und Redundanz der Rechenzentren: Anbieter-Maßnahme der Unterauftragsverarbeiter Supabase/AWS und Hetzner, Nachweis über deren Zertifizierungen.

5. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DSGVO)

• Der Auftragsverarbeiter baut ein Informationssicherheits-Managementsystem nach ISO/IEC 27001:2022 auf (Leitlinie, Risikoregister, Richtlinien zu Zugriff, Kryptographie, Lieferanten, Vorfällen, Sicherung, Entwicklung, Endgeräten, Klassifikation und Löschung, Protokollierung, Personal; jährliches Audit-Programm und Management-Review). Eine Zertifizierung besteht nicht.
• Vorfallsmanagement: Sicherheitsereignisse werden binnen 24 Stunden klassifiziert; Fristen laufen ab Kenntnis; Verantwortliche werden nach § 7 Nr. 2 binnen 48 Stunden informiert; jeder Vorfall endet in einer dokumentierten Ursachenanalyse mit Korrekturmaßnahme.
• Diese TOM-Anlage wird bei jeder wesentlichen Änderung der Verarbeitung fortgeschrieben und mindestens jährlich auf Aktualität überprüft (§ 5 Nr. 3 dieses Vertrags). Interne Sicherheits- und Compliance-Prüfungen erfolgen vor jeder wesentlichen Funktionsauslieferung. Ein externer Penetrationstest ist geplant, liegt aber nicht vor (Nr. 7).
• Vor jeder Aufnahme oder Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters (§ 8) wird dessen Schutzniveau geprüft; die Unterauftragsverarbeiter werden jährlich überprüft, Änderungsmitteilungen der Anbieter sind abonniert.

6. Auftragskontrolle

• Weisungsbindung: Verarbeitung ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen (§ 3 dieses Vertrags); jede Funktionsauslösung in der App ist eine Einzelweisung; Weisungen in Textform an privacy@whispawave.de durch die Weisungsberechtigten (§ 3 Nr. 4).
• Datenschutz durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 DSGVO): Neue Konten starten mit automatischer Diktat-Löschung nach 24 Stunden, ausgeschaltetem Kontextbezug, ausgeschaltetem automatischem Wörterbuch-Lernen und ohne Newsletter-Einwilligung; Gesprächs-Speicherung startet in der Stufe „Nur auf diesem Mac" (keine Server-Speicherung); mitgliederbezogene Nutzungsstatistiken in Organisationen sind ausgeschaltet.
• Organisationsweite Richtlinien (Enterprise): Inhaber und Administratoren einer Organisation können serverseitig erzwingen, dass alle Mitglieder mit der Einstellung „Nie speichern" arbeiten (Speicherverbot), dass der Privatmodus aktiv ist und dass gespeicherte Inhalte nach einer Aufbewahrungsfrist von 30 bis 3.650 Tagen durch einen täglichen, zeitgebundenen Lösch-Lauf entfernt werden. Die Richtlinien sind auf Datenbankebene durch Sperr-Trigger gesichert; die strengste Vorgabe aus Nutzer-Einstellung, Organisations-Richtlinie und Berufsgeheimnis-Modus setzt sich durch.
• Berufsgeheimnis-Modus (§ 203 StGB): Nimmt ein Verantwortlicher die Verpflichtung nach § 6 in der App an, wird seine Speicherpolitik dauerhaft auf „Nie speichern" festgelegt (Datenbank-Sperre); Diktat-Texte werden dann serverseitig nicht gespeichert.
• Löschkonzept: gestufte Speicher-/Löschfristen je nach vom Verantwortlichen gewählter Einstellung — Diktate: „Speichern" (bis Löschung durch den Verantwortlichen bzw. Kontolöschung, endgültige Entfernung binnen 30 Tagen), „Automatisch löschen" (Standard; Entfernung aus dem Verlauf nach 24 Stunden, endgültige Löschung binnen 30 Tagen), „Nie speichern" (keine Speicherung — die Datenbank verhindert den Eintrag); endgültig gelöschte Diktat-Texte werden durch einen täglichen server-seitigen Lösch-Lauf physisch entfernt. Audioaufnahmen werden auf den Servern des Auftragsverarbeiters zu keinem Zeitpunkt dauerhaft gespeichert. Support-Anhänge (einschließlich optionalem Original-Audio) werden 90 Tage aufbewahrt und danach automatisiert gelöscht (täglicher Lösch-Lauf). Gesprächs-/Meeting-Transkripte und Notizen (Text): Speicherung ausschließlich nach der vom Verantwortlichen gewählten dreistufigen Einstellung — „Nur auf diesem Mac" (Voreinstellung; keine Speicherung auf Servern des Auftragsverarbeiters), „In der Cloud" (Speicherung bis zur Löschung durch den Verantwortlichen bzw. Kontolöschung; ohne automatische Löschfrist, sofern die Organisation des Verantwortlichen keine Aufbewahrungsfrist von 30 bis 3.650 Tagen festgelegt hat), „Niemals speichern" (nur flüchtige Arbeitskopie auf dem Endgerät; solche Gespräche werden auch nicht als Kontext-Material für spätere KI-Aufrufe verwendet). Vom Verantwortlichen gelöschte Cloud-Gespräche werden 30 Tage nach der Löschung physisch entfernt (server-seitiger Lösch-Lauf); zugehörige Such-Vektoren (ohne Text) spätestens nach 30 Tagen. Die Cloud-Speicherung wird nur auf ausdrückliche, protokollierte Entscheidung des Verantwortlichen aktiviert. Kurzzeitige technische Zwischenspeicher für laufende Chat-Antworten liegen ausschließlich im Arbeitsspeicher des Vermittlungsservers und verfallen automatisch nach spätestens 15 Minuten. Kontolöschung: 30 Tage Karenz, danach Löschkaskade über Zahlungsdienst, Datei-Speicher, Datenbank und Anmeldekonto; die Kaskade greift auch bei Löschungen außerhalb der App. Sicherungskopien: Rotation nach § 9 Nr. 2.
• Zweckbindung/kein Einsatz zu eigenen Zwecken: Auftragsdaten werden ausschließlich zur Erbringung der in § 1 beschriebenen Leistung genutzt, insbesondere nicht zum Training eigener KI-Modelle. Beim primären KI-Dienst (Mistral AI) sind Speicherung und Trainingsnutzung durch die schriftlich bestätigte Zero-Data-Retention-Vereinbarung ausgeschlossen; die EU-Ausweichdienste IONOS (Text) und Scaleway (Sprache) schließen die Trainingsnutzung nach ihren veröffentlichten Produktbedingungen aus (Stand der Prüfung: Anlage 2, Spalte „Nachweis"). Produkt-Feedback-Signale werden ohne Inhalte erhoben und nie an Trainings-Programme von KI-Dienstleistern weitergegeben.

7. Was derzeit nicht besteht (Transparenz-Hinweis)

Damit der Verantwortliche das Schutzniveau selbst bewerten kann, benennt der Auftragsverarbeiter ausdrücklich, was zum Stand dieser Anlage nicht vorhanden ist: keine feldweise oder Ende-zu-Ende-Verschlüsselung serverseitiger Inhalts-Spalten (ruhende Daten sind durch den Datenbank-Anbieter verschlüsselt); keine Punkt-zu-Zeit-Wiederherstellung der Datenbank (Verlustfenster bis rund 24 Stunden); ein einzelner Vermittlungsserver ohne Redundanz und keine Zweitkopie der eigenen Sicherungen an einem weiteren Ort; kein eigenes ISO-27001-Zertifikat, kein SOC-2-Bericht, kein externer Penetrationstest; keine erzwungene Zwei-Faktor-Pflicht für Administratoren einer Organisation; kein sofortiger Entzug laufender Zugangs-Token beim Entfernen eines Mitglieds (bis zu 60 Minuten, Datenzugriff endet jedoch sofort); keine Protokollierung direkter Datenbank-Konsolenzugriffe der Geschäftsführer; noch kein automatisierter Lösch-Lauf für das Organisations-Audit-Protokoll (die 36-Monats-Zusage nach § 9 Nr. 5 gilt ab 2026-09-08, erste Löschungen werden im September 2029 fällig); keine automatische Bereinigung von Support-Diagnose-Protokollen um Diktat-Ausschnitte vor dem Versand; kein SCIM-Provisioning. Sobald eine dieser Maßnahmen umgesetzt ist, wird diese Anlage fortgeschrieben.

Anlage 2 — Genehmigte Unterauftragsverarbeiter

Stand: 2026-09-08.

Diese Anlage wird aus derselben Datenbasis erzeugt wie die auf der Website veröffentlichte Unterauftragsverarbeiter-Liste — beide Flächen können daher nicht voneinander abweichen. Sie erfasst die Unterauftragsverarbeiter, die im Rahmen ihrer Tätigkeit Zugriff auf Auftragsdaten im Sinne von § 1 dieses Vertrags haben oder haben können (Spalte „Zugriff auf Auftragsdaten" = Ja; Zuschnitt nach § 8 Nr. 1). Zur Transparenz sind zusätzlich Dienstleister ohne Zugriff auf Auftragsdaten nachrichtlich aufgeführt. Nicht erfasst sind die Identitäts-Anbieter Apple/Google/Microsoft (OAuth-Anmeldung), die als eigenständig Verantwortliche für den Anmeldevorgang eingeordnet werden (Datenschutzerklärung Ziffer 5), sowie vom Verantwortlichen selbst gewählte Empfänger nach § 8 Nr. 5 (keine Unterauftragsverarbeiter). Die Spalte „Nachweis" nennt das Datum, an dem der Auftragsverarbeiter die Vertrags- und Zertifizierungsunterlagen des Dienstes zuletzt abgerufen und geprüft hat; die Unterlagen werden nach § 10 Nr. 1 vorgehalten.

A. Unterauftragsverarbeiter mit Zugriff auf Auftragsdaten

B. Nachrichtlich: Dienstleister ohne Zugriff auf Auftragsdaten

• Mistral AI: Zero Data Retention ist für unser Konto aktiv (schriftliche Bestätigung des Anbieters vom 2026-08-20): Ein- und Ausgaben werden nach der Verarbeitung nicht gespeichert und nicht zum Training verwendet. Die Modelle laufen über den EU-Regional-Endpunkt; das Chat-/Notiz-Modell GLM 5.2 ist ein von Mistral auf eigener EU-Infrastruktur betriebenes Modell mit offenen Gewichten — der Hersteller der Gewichte erhält keine Daten.
• Resend: Resend speichert Kontodaten, E-Mail-Metadaten und Protokolle in den USA — unabhängig von der gewählten Versandregion. Wir schicken keine Diktate oder Gespräche per E-Mail; nur Diagnose-Anhänge, die du selbst einem Support-Ticket beifügst, können kurze Ausschnitte enthalten.
• Linkup: Nur bei aktivierter Websuche des Meeting-Chats — die Funktion ist derzeit nicht eingeschaltet. Die Aktivierung setzt die Ablage der Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung samt Zero-Data-Retention-Zusatz voraus und wird 30 Tage vorher angekündigt.
• Plausible Analytics: Cookielose Reichweitenmessung ohne IP-Speicherung; Script und Messdaten laufen über whispawave.de. Die Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung ist Bestandteil der Plausible-Nutzungsbedingungen.
• BunnyWay (bunny.net): Es fließen ausschließlich IP-Adressen beim Abruf von App-Updates, keine App-Inhalte. Die Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung von bunny.net ist Bestandteil des Kundenkontos.

Pflege-Prozess: Änderungen dieser Anlage (Aufnahme, Ersetzung oder Entfernung eines Unterauftragsverarbeiters mit Zugriff auf Auftragsdaten) werden nach § 8 Nr. 2 mindestens 30 Kalendertage vor Wirksamwerden per E-Mail angekündigt und in der Liste datiert eingetragen; der Verantwortliche kann binnen 30 Kalendertagen Einspruch erheben (§ 8 Nr. 2). Vorbehalten bleibt die Notfall-Ersetzung aus zwingenden Sicherheits-/Verfügbarkeits-Gründen mit nachträglicher Information binnen 10 Kalendertagen (§ 8 Nr. 2); auch dann gelten § 8 Nr. 3 (gleiche Pflichten inkl. § 6 Nr. 4) und § 8 Nr. 4 (Garantien) uneingeschränkt bereits im Zeitpunkt der Ersetzung. Die Spalte „Garantien" (Standardvertragsklauseln, Data-Privacy-Framework-Listing, Zero-Data-Retention-Zusage) wird mindestens jährlich sowie anlassbezogen (Suspendierung eines Listings, Anbieterwechsel, neue Rechtsprechung) überprüft; jede Prüfung wird mit Abrufdatum dokumentiert. Endet eine Selbstzertifizierung unter dem Data Privacy Framework, greifen unverzüglich die Standardvertragsklauseln als Fallback.

Anlage 3 — Verarbeitungsübersicht

Stand: 2026-09-08. Tabellarische Zusammenfassung der Datenkategorien, Betroffenen, Zwecke, Speicherorte und Löschfristen (§ 2, § 9). Die Fristen sind durch server-seitige, zeitgebundene Lösch-Läufe umgesetzt, soweit nicht anders angegeben.

Änderungshistorie (Versionsarchiv)